Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit mit Handys erfassen. Chefs, die sämtliche Änderungen am Bauprojekt auf dem Laptop anstatt auf dem Zeichenpapier festhalten. All das sieht man bereits auf Deutschlands Baustellen. Jedoch nicht auf allen. Viele Unternehmen haben immer noch Probleme, auf den Zug der Digitalisierung im Handwerk aufzuspringen. Laut der aktuellen Bitkom Studie, bei der rund 500 deutsche Handwerksbetriebe befragt wurden, gaben 56% an, dass die Digitalisierung eine große Herausforderung ist. 29% gaben gar an, dass sie große Probleme haben die Digitalisierung umzusetzen. Doch was genau sind die Probleme? Warum ist die Digitalisierung im Handwerk ein größeres Problem als in anderen Branchen? Genau diese Fragen haben wir uns gestellt und geben passend dazu die richtigen Antworten und Lösungen.
Problem 1: Mangelhafte IT-Kenntnisse der Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
In der aktuellen Bitkom Studie gaben rund 67% der befragten Unternehmen an, dass die Mitarbeiter eine relativ niedrige, wenn nicht sogar mangelhafte Digitalkompetenz aufweisen. Dies lässt sich aber durch einfache Maßnahmen beheben.
Entgegen der Erwartungshaltung vieler Handwerker ist zu erwähnen, dass mittlerweile eine Fülle von Programmen auf dem Markt existieren, für die man keine speziellen bzw. ausgefeilten Kenntnisse benötigt. Dies sind Programme, die eigens für technisch eher nicht affine Unternehmen konzipiert sind. Ein wichtiger Kernpunkt stellt hierbei stets die einfache Bedienung dar. Ein einfaches Design soll zudem helfen, sich in der Software zurecht zu finden. Außerdem bleibt dem Nutzer ein zeitraubender Arbeitsschritt erspart, nämlich das Einrichten der Software. Was bei größeren Software-Lösungen wie SAP oft viel Zeit in Anspruch nimmt, fällt bei diesen meist Cloud-basierten Lösungen komplett weg. So muss man oft nur die E-Mail-Adresse sowie den Vor- und Zunamen eingeben und schon kann es losgehen. Anschließend kann man sich in den meisten Softwares mit einer sogenannten Tour durch das Programm führen lassen und lernt dadurch automatisch die ersten wichtigen Schritte.
Beispielsweise ermöglicht Easybill eine einfache Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen. Die Anwendungen von Crewmeister ermöglichen eine einfache Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten direkt mobil über Smartphone oder Tablet.
Junge Arbeitskräfte und Lehrgänge sind ebenfalls sehr wichtig
Eine weitere gute Maßnahme ist das Einstellen von jungen Arbeitskräften. Die Digital Natives können auf diese Weise die älteren Fachkräfte einarbeiten und langsam an die digitale Welt heranführen. Da sie von Anfang an den Umgang mit dem Computer und dem Smartphone gewohnt sind fällt ihnen das Arbeiten erheblich leichter. Außerdem haben die meisten Schulen bereits Informatik-orientierte Fächer in ihren Lehrplan integriert, sodass die jungen Lehrlinge bereits von Programmen wie Microsoft Excel gehört haben und damit sicher umgehen können. Dieses Wissen können sie dann übertragen.
Um die Digitalisierung im Handwerk weiter Voranzutreiben lohnt es sich ebenfalls die Mitarbeiter auf Lehrgänge zu schicken. Dies kann abhängig von der Unternehmensgröße intern oder extern geschehen. So bieten zum Beispiel viele Volkshochschulen Computerkurse an, bei denen man den Grundsätzlichen Umgang und das Surfen im World Wide Web lernt. Bei der Integration von einzelnen Programmen oder Apps reicht meist eine kleine Einführung durch den Arbeitgeber aus.
Problem 2: Digitalisierung im Handwerk kostet viel Geld
Dies ist zumindest der allgemeine Glaube, wenn man die heutigen Betriebe nach dem Grund der fehlenden Digitalisierung fragt. Doch bei genauerem Hinsehen fällt auf, dass die Digitalisierung nicht so teuer ist wie man zunächst annimmt.
Mittlerweile gibt es vor allem im Bereich der Software einen großen Umschwung. Während früher eher einmalige Kauflösungen wie zum Beispiel teure Buchhaltungsprogramme erworben wurden geht der Trend – wie zuvor schon beschrieben – zu sogenannten Cloud-Softwares.
Dies sind Programme, die man meist zu einem monatlichen Mietpreis erwerben kann, anstatt es direkt komplett zu kaufen. So reduziert man die Einstiegshürde und entgeht dem Risiko viel Geld zu verlieren. Während man bei der einmaligen Kauflösung auf den Kosten sitzen bleibt kann man bei einer Cloud-Software Lösung einfach eine Kündigung einreichen. Die monatlichen Kosten entfallen im Anschluss.
Der größte Unterschied zur herkömmlichen Software liegt jedoch in der Speicherung der Daten. Alle anfallenden Daten werden auf einer Cloud gesichert, sodass man sich das Geld für ein teures Rechnernetzwerk sparen kann. Außerdem werden die Daten stets mehrfach durch die Softwarefirma gesichert, was einen Datenverlust fast unmöglich macht.
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hilft bei sämtlichen Fragen
Wer mit den anfallenden Kosten der Digitalisierung immer noch unzufrieden ist, kann sich professionelle Hilfe holen. Hierfür unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) mit dem Programm „Mittelstand-Digital – Strategien zur digitalen Transformation der Unternehmensprozesse“ vor allem kleine und mittelständische Unternehmen. Hier kann man sich optimal über die fortschreitende Digitalisierung und deren Kosten informieren. Zusätzlich klären sich hier meist alle offenen Fragen, egal wie klein das Problem erscheinen mag. Regelmäßige Treffen sind ein fester Bestandteil dieser Unterstützung. Hier kann man sich in persönlichen Gesprächen Tipps über die Digitalisierung im Handwerk holen und wie man diese beispielsweise am kostengünstigsten realisiert. Außerdem werden zahlreiche Vorträge rund um das Thema Digitalisierung gehalten. Alles in allem bekommt der Arbeitgeber mit dieser Hilfsmaßnahme genau das, was er benötigt.
Mehr Aufträge durch Internetpräsenz
Viele vergessen außerdem, dass durch die eingeführte Digitalisierung eine gute Präsenz im World Wide Web entsteht und man dadurch mehr Aufträge generiert. Das fängt zum Beispiel schon bei einer eigenen Website an. Laut der besagten Bitkom Studie wird dies bereits von 95% aller befragten Handwerksbetriebe genutzt. Damit soll aber noch lange nicht Schluss sein. Vor für allem kleine Unternehmen, die nicht viel Kapital für teure Werbeanzeigen oder Zeitungsannoncen haben gibt es viele Alternativen.
Neben den vielfältigen Social-Media-Kanälen stechen vor allem in der Handwerksbranche Seiten hervor, auf denen man seine Fähigkeiten direkt annoncieren kann. Namen wie MyHammer, Treatwell oder sogar Ebay Kleinanzeigen erlauben es dem Kleinunternehmer, einen kurzen Artikel seiner speziellen handwerklichen Fähigkeiten zu verfassen, damit der Nutzer einen besseren Eindruck bekommt. Diese können den besagten Handwerker dann anschreiben und ihre speziellen Wünsche äußern. Danach geht es in aller Regel in die genauere Planung und Preisverhandlung, bis dann letztendlich ein neuer Auftrag für den Handwerker entsteht.
Problem 3: Wiederstände der Mitarbeiter gegen die Digitalisierung im Handwerk
Immer wenn es in Unternehmen zu Veränderungen kommt, Mitarbeiter sich aus ihrer Komfortzone bewegen müssen und mit neuen unbekannten Dingen in Kontakt kommen kommt es zu Widerständen bei Mitarbeitern. Digitalisierungsprozesse im Handwerk sind hier nicht die Ausnahme sondern eher besonders stark betroffen.
Mit einfachen Maßnahmen haben jedoch schon tausende Handwerker verschiedenster Größenordnung diese Herausforderung erfolgreich gemeistert, um den Betrieb zu digitalisieren und langfristig wettbewerbsfähig zu halten.
Um den Mitarbeiter von den Neuerungen zu überzeugen und die Bedenken aufzulösen sind oft folgende Maßnahmen wirkungsvoll:
- Den Mitarbeiter schon früh einbinden:
Einer der häufigsten Fehler bei der Einführung von neuen IT-Systemen- und Prozessen ist, dass die Mitarbeiter zu wenig eingebunden werden. Wer die Mitarbeiter von Anfang einbezieht, sich die Bedenken anhört und auf diese eingeht, wird von Anfang an eine höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern erfahren sowie eine höhere Bereitschaft das Digitalisierungsprojekt zu einem Erfolg werden zu lassen.
Dies beinhaltet auch dass der Mitarbeiter genau versteht, warum genau die digitale Tranformation für den Handwerksbetrieb so wichtig ist. Beispiele für solche Argumente können sein:- Indem einige Prozesse automatisiert werden kann sich das Management wieder auf das Wesentliche konzentrieren und den Handwerksbetrieb voran bringen.
– Das Unternehmen kann sich so effizienter aufstellen und nachhaltig am Markt bestehen.
– Software kann dabei helfen sicherzustellen, dass der Betrieb alle gesetzlichen Auflagen wie z.B. Arbeitsrechtliche Pflichten erfüllt. Dies dient der Prävention vor existenzbedrohenden Problemen und Strafen. - Vorteile der Digitalisierung für den Mitarbeiter aufzeigen
Der Mitarbeiter sollte jedoch auch genau verstehen, warum ein neues System oder Prozess für ihn ganz persönlich eine Verbesserung darstellt.
Typische Vorteile für Mitarbeiter sind beispielsweise:- Durch die bessere Positionierung des Unternehmens werden die Arbeitsplätze gesichert.
– Indem Softwaresysteme dem Mitarbeiter lästige administrative Aufgaben wie Zeiterfassung, Projekterfassung oder Abnahmeprozesse durch den Kunden übernehmen kann der Mitarbeiter sich auf den Kern seiner Arbeit konzentrieren und das Stresslevel sinkt. - Belohnungen für gute Umsetzung an die Mitarbeiter geben
Menschen sind oft deutlich motivierter wenn für eine gute Leistung auch ein Vorteil entsteht. Stellt man beispielsweise allen Mitarbeitern die einen neuen digitalen Prozess über einen gewissen Zeitraum zu Beginn der Einführung einer neues Software fehlerfrei umgesetzt haben, eine kleine Belohnung wie ein Abendessen oder andere kleine Geschenke in Aussicht steigt die Aussicht auf Erfolg meist deutlich.
