Dokumentationspflicht Mindestlohn endlich einfach und verständlich erklärt.

Mindestlohnkontrolle Zoll

Seit wir uns bei Crewmeister daran gemacht haben, das Thema Zeiterfassung vor allem für kleine Betriebe endlich einfach und effizient zu gestalten, haben wir mit hunderten Unternehmen gesprochen. Dabei hat sich herausgestellt, dass viele sich den neuen Dokumentationspflichten durch das Mindestlohngesetz gar nicht bewusst sind.

Aus diesem Grund möchte ich in diesem Post einfach und verständlich zusammenfassen, für wen die Dokumentationspflichten gelten und was genau sie im Detail für ein Unternehmen bedeuten.

 

Für welche Mitarbeiter gilt die Dokumentationspflicht?

Insgesamt fallen 3 Arbeitnehmergruppen unter die Aufzeichnungspflicht:

  1. Alle geringfügig Beschäftige – Das sind alle Arbeitnehmer, die monatlich insgesamt weniger als 450 Euro oder jährlich weniger als 5.400 Euro verdienen.
  2. Alle anderen kurzfristig beschäftigten Arbeitnehmer – dies können z.B. Saisonbeschäftigte, Ferienjobber oder Krankheitsvertreter sein. Wichtig: kurzfristige Beschäftigung ist auf 2 Monate oder auf 50 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt.
  3. Alle Arbeitnehmer, die in den folgenden Branchen arbeiten:
    • Baugewerbe
    • Gaststätten und Herbergen
    • Speditions-, Transport- und Logistikbereich
    • Schausteller
    • Forstwirtschaft
    • Gebäudereinigung
    • Messebau
    • Fleischwirtschaft
    • Zeitungszustellerinnen und -zusteller
    • Beschäftigte bei Paketdiensten

Von der Dokumentationspflicht ausgenommen sind hierbei alle Arbeitnehmer, die nachweislich über die vergangenen 12 Monate mehr also 2.000 Euro brutto verdient haben. Auch beschäftige enge Familienmitglieder müssen ihre Arbeitszeiten nicht dokumentieren.

Wie genau muss die Arbeitszeit dokumentiert werden?

  1. Vollständig und korrekt: Für jeden Arbeitseinsatz muss lückenlos Startzeit, Endzeit und Arbeitszeit in Stunden dokumentiert sein. Pausen müssen dabei nachvollziehbar abgezogen werden. Die alleinige Dokumentation durch einen Plan ist in der Regel nicht ausreichend, es müssen also immer die tatsächlich gearbeiteten Stunden dokumentiert sein.
  1. Rechtzeitig: Die Arbeitszeit muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein, also eine Woche später.
  1. Schnell verfügbar: Das Dokument mit den dokumentierten Arbeitszeiten verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden. Es ist also ratsam, die aktuelle Aufzeichnung griffbereit zu haben. Chaotische Zettelwirtschaften können jedoch mit der Online Zeiterfassung von Crewmeister vermieden werden.
  1. Langfristig aufbewahren: Alle dokumentierten Arbeitszeiten müssen für eine mindestlohnkonforme Dokumentation mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Auch für Mitarbeiter, die das Unternehmen schon verlassen haben.

 

Welche Strafen drohen, wenn die Dokumentationspflicht nicht eingehalten wird?

Die Einhaltung der Dokumentationspflichten kontrolliert der Zoll.
Wen der Zoll dabei erwischt, vorsätzlich oder fahrlässig eine Aufzeichnung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt zu haben, dem kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 30.000 Euro verhängt werden.

Mit der Zeiterfassung von Crewmeister werden die Arbeitszeiten zuverlässig erfasst und automatisch Mindestlohnkonform erfasst.
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