Werkstudenten einstellen: Darauf müssen Sie achten

Werkstudent

Viele Unternehmen stellen heutzutage Werkstudenten ein. Dadurch genießen sowohl Arbeitgeber und Arbeitnehmer viele Vorteile. Aber was ist ein Werkstudent eigentlich genau? Es muss grundsätzlich auf einige wichtige Themen geachtet werden um nicht in steuerrechtliche Schwierigkeiten zu geraten. Ich habe in diesem Post einmal die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengefasst:

Was genau ist eigentlich ein Werkstudent?

Ein Werkstudent ist ein in einer Universität oder Hochschule ordentlich eingeschriebener Student, der neben dem Studium zusätzlich bei einem Unternehmen eingestellt ist. Dabei darf er während der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Stunden in der Woche für das Unternehmen arbeiten. In den Semesterferien darf er hingegen auch in Vollzeit angestellt sein. Dies wird in der Regel mit dem Arbeitgeber abgesprochen. Der Werkstudent darf sich zudem nicht in einem sogenannten Urlaubssemester befinden.

Was sind die Vorteile einer Anstellung von Werkstudenten?

Für Werkstudenten bestehen sozialversicherungsrechtliche Sonderregelungen gegenüber regulären Arbeitnehmern. Gesetzlich krankenversicherte Studenten können z. B. mindestens bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres weiterhin über die Familienkrankenversicherung krankenversichert bleiben, sofern ihr regelmäßiges Einkommen bestimmte Obergrenzen nicht überschreitet. Zudem werden mit Ausnahme von Rentenversicherungsbeiträgen grundsätzlich keine Sozialversicherungsbeiträge fällig. Damit fallen auch für den Arbeitgeber bei der Beschäftigung von Werkstudenten im besten Fall keine Lohnnebenkosten außer den Rentenversicherungsbeiträgen an.

Wann darf man einen Studenten wirklich als „Werkstudenten“ anstellen?

Ein Werkstudent muss ein sogenannter „ordentlicher Studierender“ sein. Das bedeutet, dass das Studium der Schwerpunkt der Tätigkeit des Studenten darstellen muss. Nur dann können Arbeitgeber Studenten als Werkstudenten einstellen und von den Vorteilen dieser Anstellungsart profitieren. Allgemein gilt man als ordentlicher Studierender, wenn die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit während der Vorlesungszeit 20 Stunden nicht überschreitet. In der vorlesungsfreien Zeit gilt diese Beschränkung nicht, und als Werkstudent angestellte Mitarbeiter können in gleicher Weise wie reguläre Arbeitnehmer beschäftigt werden. Hierbei müssen natürlich die allgemeinen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes im Hinblick auf Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen eingehalten werden.

Welche Arbeitnehmerrechte hat ein Werkstudent?

Ein Werkstudent ist ein regulärer Mitarbeiter wie jeder andere Arbeitnehmer auch! Er hat demnach Anspruch auf Urlaub, Kompensation bei Krankheit, genießt den allgemeinen Kündigungsschutz und könnte z. B. sogar in den Betriebsrat gewählt werden.

Welche Abgaben muss der Arbeitgeber entrichten?

Für den Arbeitgeber fallen in der Regel neben dem Gehalt nur noch die Rentenversicherung als direkter Kostenfaktor an. Sollte der Student mehr als 450 Euro (brutto) im Monat verdienen, werden die Kosten der Rentenversicherung jeweils zur Hälfte von Student und Arbeitgeber getragen. Sofern der regelmäßige monatliche Verdienst nicht mehr als 450 Euro (brutto) beträgt, gelten die gleichen Bestimmungen wie bei regulären geringfügig Beschäftigten, d. h. der Arbeitgeber zahlt pauschale Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung und der Student einen geringen pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung, von dem er sich auf Antrag jedoch befreien lassen kann.

Wie müssen Arbeitszeiten von Werkstudenten dokumentiert werden?

Ein als Werkstudent angestellter Mitarbeiter wird auch hier nicht anders behandelt als andere Arbeitnehmer. Dies bedeutet, dass auch für ihn z. B. die nach dem Mindestlohngesetz bestehenden Dokumentationspflichten gelten. Hiernach müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, kurzfristig Beschäftigten und Angestellten bestimmter Branchen lückenlos und mit gesondert ausgewiesenen Pausen innerhalb von 7 Tagen nach dem Tag der Arbeitsleistung dokumentieren.

Da Werkstudenten oft weniger als 450 Euro brutto im Monat verdienen, gelten sie als geringfügig Beschäftigte und fallen somit genau unter diese Dokumentationspflichten.

Einen detaillierten Artikel zu den Dokumentationspflichten finden Sie hier.

werkstudenten einstellen leicht gemacht

Fazit:

Die Einstellung von Werkstudenten kann für beide Seiten von Vorteil sein. Arbeitgeber sparen sich einen großen Teil der Lohnnebenkosten und können mit Werkstudenten schon früh junge Talente an ihr Unternehmen binden.
Für Studenten bietet die Anstellung als Werkstudent eine einfache Möglichkeit, erste Erfahrungen im Arbeitsleben zu machen – wobei deutlich mehr Netto vom Brutto übrig bleibt wie z. B. bei regulären Teilzeitbeschäftigten. Vor allem die mögliche Dokumentationspflicht hinsichtlich der Arbeitszeiten als auch die Einhaltung der maximalen regelmäßigen Wochenarbeitszeit von 20 Stunden während der Vorlesungszeit sollten jedoch unbedingt beachtet werden.

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