10 Gründe GEGEN eine kostenlose Zeiterfassung

Ist eine kostenlose Zeiterfassung besser?

In der heutigen Zeit bekommt man des Öfteren Angebote für digitale Zeiterfassungen, die etwas kosten. Viele Arbeitgeber gehen aber nicht weiter auf diese Angebote ein, sondern führen die seit Jahren bewährte kostenlose Zeiterfassung weiter. Dies geschieht dann meistens mit Stundenzetteln, Microsoft Excel, Stempelkarten oder auch mit einem klassischen Bautagebuch.

Doch sind kostenlose Zeiterfassungen wirklich kostenlos? Oder spart man vielleicht nur an der falschen Stelle? Wir geben Ihnen 10 Gründe gegen eine kostenlose Zeiterfassung und zeigen auf, welche Alternativen es gibt.

 

  1. Versteckte Kosten

Der erste Grund ist gleichzeitig der Hauptgrund gegen eine kostenlose Arbeitszeiterfassung, nämlich die versteckten Kosten. Hiermit ist hauptsächlich der Verwaltungsaufwand gemeint. Im ersten Moment denkt man vielleicht, dass die Erfassung der täglichen Arbeitszeit keinen besonders hohen Aufwand darstellt. Doch meist ist das genaue Gegenteil der Fall.

Zunächst einmal muss jeder einzelne Mitarbeiter die tägliche Arbeitszeit auf Stundenzetteln oder mithilfe von Stempelkarten erfassen. Im Anschluss landen diese Zeiten dann auf dem Tisch des jeweils zuständigen Büroangestellten, oder sogar beim Chef persönlich.

Diese Zettel bzw. Karten müssen in einer gewissen Form archiviert werden. Dabei bleibt es dem Arbeitgeber selbst überlassen, ob er dies auch in Papierform erledigt oder mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms. All dies nimmt Zeit in Anspruch und letztendlich eine Menge Geld. Beides Dinge, die ein Arbeitgeber nicht immer im Überfluss hat und die man besser in andere Dinge investieren könnte.

Im Gegensatz dazu stehen moderne Zeiterfassungen:

  • Die Mitarbeiter erfassen sämtliche Zeiten direkt in Echtzeit per App auf dem Smartphone.
  • Das hat den Vorteil, dass die Daten im Anschluss nicht separat übertragen werden müssen, sondern direkt vom Smartphone an das System geschickt werden und dort automatisch in Tabellenform archiviert werden.
  • Alles was man als Chef noch machen muss, ist die erfassten Zeiten mit einem Mausklick als Excel-Datei zu exportieren und beim Steuerberater vorzulegen.

Zusammengefasst spart man sich somit den kompletten Schritt des Übertragens und Archivierens. Alle Zeiten sind bereits schön sortiert im System und jederzeit abrufbar.

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  1. Fehleranfällig 

Je mehr Schritte nötig sind, um etwas fertig zu stellen, desto mehr potentielle Fehlerquellen gibt es. Genauso verhält es sich auch bei der Zeiterfassung. Durch die vielen Schritte, die es benötigt, um die erfassten Zeiten von den Stundenzetteln in ein Tabellenkalkulationsprogramm zu übertragen, können dementsprechend viele Fehler entstehen.

Hier sind speziell Übertragungsfehler zu nennen. So kann es durchaus passieren, dass die Bürokraft die Stundenzettel unabsichtlich falsch liest und beispielsweise aus einer 2 eine 5 macht. Zudem können die Stundenzettel auch in schlechter Qualität abgegeben worden sein, zum Beispiel komplett unleserlich oder durch äußere Witterung beeinträchtig. So bleibt nur noch eine Option: Arbeitszeiten raten.

All diese Übertragungsfehler führen zu falschen Daten in dem Excel-Blatt und letztendlich zu einem falschen Lohn. Das bedeutet entweder Mehrkosten für den Arbeitgeber oder unzufriedene Arbeitnehmer, weil sie mit mehr Gehalt gerechnet haben, als sie von ihren Gehaltszettel ablesen.

 

  1. DSGVO-Konformität

Die Datenschutz-Grundverordnung – kurz DSGVO – ist zur Zeit ein sehr gefragtes Thema bei allen Arbeitgebern. Grundsätzlich muss man sich vorab die Frage stellen, ob man seine Daten selbst hosten möchte oder durch einen fremden Anbieter.

Aus Angst vor Datenmissbrauch oder gar den Verlust der Daten, entscheiden sich viele Arbeitgeber für die erste Möglichkeit, nämlich dem eigenen Hosting. Dass dies aber auch riskant sein kann und vor allem mit einem extrem hohen Aufwand verbunden ist, wissen viele nicht.

Heutzutage gibt es speziell für Zeiterfassungen Anbieter, die zusätzlich zur einfachen Zeiterfassung auch noch die Verantwortung in Sachen DSGVO übernehmen und die Daten hosten. Somit muss man sich nicht unnötig mit dem lästigen Datenschutzthema beschäftigen und kann sich auf eine rechtskonforme Umsetzung durch den jeweiligen Anbieter verlassen.

Bei einer kostenlosen Zeiterfassung hat man selbstverständlich keine Wahl und muss die Daten selbst hosten. Was alles dazugehört und was man sonst noch über das Thema DSGVO wissen muss, haben wir hier genauer beschrieben.

 

  1. EuGH-Konformität

Arbeitgeber aus allen Ländern sind seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs dazu verpflichtet die tägliche Arbeitszeit zu erfassen. Dabei wurden die Richter in Ihrem Urteil noch ein bisschen genauer in Ihrer Ausführung. Jeder Arbeitgeber muss ein “objektives, verlässliches und zugängliches Arbeitszeiterfassungssystem” für seine Mitarbeiter bereitstellen. Nur so lässt sich nach Meinung der Richter eine zuverlässige Erfassung aller Arbeitszeiten sicherstellen. Tut er das nicht, drohen teils große Strafen.

Ein Beispiel vor nicht allzu langer Zeit beweist deutlich, dass sich die deutschen Gerichte sehr stark an diesem Urteil orientieren. Ein Arbeitnehmer hat seinen Arbeitgeber im Februar 2020 angeklagt und wollte sich seine angehäuften Überstunden auszahlen lassen. Der Arbeitgeber wollte von jenen Überstunden nichts wissen. Da der Arbeitgeber jedoch lediglich ein Bautagebuch mit losen Zeiten geführt hat, kam es im Mai 2020 zu folgendem Gerichtsbeschluss: Der Arbeitgeber muss die Überstunden begleichen, da er die Zeiten nicht ordnungsgemäß nach EuGH-Urteil erfasst hat. (Mehr Infos zu dem Fall und zum Urteil des EuGH gibt es hier)

Generell lässt sich sagen, dass es durchaus möglich ist, EuGH-konform zu erfassen und dabei eine kostenlose Zeiterfassung zu verwenden. Die EuGH-Richter haben nicht erwähnt, dass es sich bei dem System um ein modernes oder digitales System handeln muss.

Trotzdem muss man sich hier natürlich wieder die Frage des Aufwands stellen, den eine analoge kostenlose Arbeitszeiterfassung mit sich bringt. Man muss die Daten zu jeder Zeit bereit halten und bei Bedarf vorzeigen können. Kann man die geleistete Arbeit nicht nachweisen, kann es zu einem ähnlichen Urteil kommen, wie das oben beschriebene.

Wie bereits erwähnt, würde eine digitale Zeiterfassung alle Zeiten automatisch archivieren und sortieren – eine EuGH-konforme Arbeitszeiterfassung ist somit gesichert.

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  1. Fehlende Transparenz einer kostenlosen Zeiterfassung

Eines der häufigsten Streitthemen in kleineren und mittelständischen Unternehmen ist das letztendlich ausgezahlte Gehalt. Mitarbeiter beschweren sich, dass sie mehr gearbeitet haben, als sie ausgezahlt bekommen haben.

Eine kostenlose Zeiterfassung, die nur über ein Excel-Formular läuft, ist nicht sonderlich transparent. Zwar erfasst der Mitarbeiter die Arbeitszeiten selbstständig und eigenverantwortlich mit Stundenzetteln und gibt sie im Anschluss ab. Was danach bei der Übertragung und der Kalkulation seines Gehalts passiert, sieht er jedoch nicht.

Anders läuft es mit einer cloudbasierten Zeiterfassung: Jeder Mitarbeiter kann selbst die eigenen Zeiten verfolgen und sieht genau, wie viele Stunden er bereits im Monat gearbeitet hat. Auf diese Weise kann gar nicht erst Streit entstehen, da die Zeiten transparent im System hinterlegt sind und vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu jederzeit eingesehen werden können.
Keine Angst: die Zeiten der anderen Mitarbeiter sieht der Arbeitnehmer natürlich nicht.

Alles in Allem schafft eine Transparenz in den Arbeitszeiten eine deutlich entspanntere Arbeitsatmosphäre für beide Parteien und sorgt insgesamt für ein besseres Betriebsklima.

 

  1. Mindestlohn-Konformität 

Schon seit dem 1. Januar 2015 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, sämtliche Arbeits- und Pausenzeiten von allen Arbeitnehmern zu erfassen, die den Mindestlohn beziehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter den bundesweit geltenden Mindestlohn von 9,35 Euro bezieht oder einen branchenspezifischen Mindestlohn. 

Wichtig bei der Erfassung ist die Genauigkeit. Jeder Arbeitgeber verpflichtet sich, sämtliche Arbeitszeiten minutengenau zu erfassen. Gleiches gilt für die Pausenzeiten. Zusätzlich muss hier auch noch die Lage der jeweiligen Pause erfasst werden und nicht nur die Dauer.

Bei einer kostenlosen Zeiterfassung stößt man hier auf einige Probleme. Viele Arbeitnehmer füllen die Stundenzettel nicht in Echtzeit aus, weil es durchaus mal im Arbeitsstress vergessen wird. Somit können sie die Arbeitszeiten weder minutengenau erfassen, noch die Pausenlage festlegen.

Bei modernen Zeiterfassungen werden die Mitarbeiter speziell daran erinnert, ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Zudem werden durch die Echtzeit-Erfassung sowohl Arbeitszeiten sekundengenau abgespeichert und archiviert, als auch die Pausendauer und -lage. Das macht die Erfassung per App mindestlohnkonform und wesentlich zeiteffizienter, im Vergleich zu einer kostenlosen Arbeitszeiterfassung.

Weitere Informationen zur mindestlohnkonformen Erfassung von Arbeitszeiten

 

  1. Eine kostenlose Zeiterfassung ist unsicher

Daten, die für ein Unternehmen sehr wichtig sind und die man auch per Gesetz für eine längere Zeit aufbewahren muss, sollten gut gesichert sein. Deshalb ist ein Backup-System für erfasste Arbeitszeiten sehr wichtig.

Eine kostenlose Zeiterfassung mit Microsoft Excel erledigt dies selbstverständlich nicht automatisch und man muss sich persönlich kümmern. Vergisst man es und löscht aus Versehen eine Datei, ist es sehr schwierig, die Daten zu retten.

Ganz anders sieht es bei modernen Zeiterfassungen aus. Vor allem die couldbasierten Zeiterfassungen generieren selbstständig und automatisch regelmäßige Backups, sodass Ihre Daten zu jeder Zeit gesichert sind. Somit spart man sich den Extra-Aufwand.

Tipp: Für den Fall, dass Sie eine cloudbasierte Zeiterfassung ausprobieren möchten, sollte Sie unbedingt nach dem Server-Standort fragen. Server in Drittländer sind günstiger, dafür aber auch risikobehaftet. Ein Anbieter, der seine Server in der Europäischen Union oder im besten Fall sogar in Deutschland hat, geht bei der Datensicherheit kein unnötiges Risiko ein. So können Sie sich sicher sein, dass Ihre Daten besonders geschützt sind.

 

  1. Wichtige Funktionen fehlen

Das Erfassen der täglichen Arbeitszeit klingt auf den ersten Blick erst einmal sehr einfach. Doch es gehört mehr dazu, die Zeiten einfach nur aufzuschreiben und in Excel zu übertragen. 

Man muss zusätzlich die geplante Arbeitszeit (Soll-Arbeitszeit) mit der tatsächlichen Arbeitszeit vergleichen, um im Endeffekt die Überstunden errechnen zu können. Die Überstunden muss man natürlich auch wieder abbauen und vom Überstundenkonto abziehen können.

Wenn man dies mit einer kostenlosen Zeiterfassung und Microsoft Excel machen möchte, braucht man auf jeden Fall einiges an Know-how und noch wichtiger: sehr viel Zeit.

Bei modernen Zeiterfassungen werden diese Rechnungen direkt in Echtzeit im Hintergrund ausgeführt, ohne dass Sie auch nur eine Sekunde Ihrer Arbeitszeit dafür aufbringen müssen. Gleiches gilt für die projektbasierte Arbeitszeiterfassung. Man müsste bei einer kostenlosen Alternative alle Zeiten einzeln zuordnen. Bei einer cloudbasierten Arbeitszeiterfassung stempelt man während des Tages in Echtzeit auf die Projekte, die man während des Tages bearbeitet bzw. betreut und die Daten laufen gefiltert ins System.

 

  1. Fehlende Urlaubsplanung und Feiertage

Das Thema Urlaubsplanung spielt eine bedeutende Rolle in deutschen Unternehmen. Hier sind nicht nur die reinen Urlaubstage gemeint, sondern auch Feiertage und spezielle Tage für den Betrieb, wie zum Beispiel die alljährliche Weihnachtsfeier oder das Betriebsfest.

Eine kostenlose Zeiterfassung hat zunächst einmal nichts mit Urlaubsplanung zu tun. Man erfasst lediglich die tägliche Arbeitszeit und überträgt sie in ein Tabellenkalkulationsprogramm.

Die Urlaubsplanung erledigen die meisten Unternehmen separat ebenfalls mit Excel, oder sie sind noch im Besitz des klassischen Wandkalenders. Beide Varianten haben im Zusammenspiel mit einer kostenlosen Zeiterfassung einige Nachteile, die wir hier einmal zusammengefasst haben.

Grundsätzlich sind die beiden Systeme nicht verknüpft, sodass es zu Problemen kommen kann. Hat ein Mitarbeiter zwei Tage Urlaub, sollte er am Ende des Monats trotzdem das gleiche Gehalt bekommen, auch wenn er keinen Urlaub macht. Da man dies in einer kostenlosen Zeiterfassung aber nicht zwingend berücksichtigt, kann es schon einmal vorkommen, dass der Mitarbeiter weniger Gehalt bekommt.

Bei einer digitalen Zeiterfassung gibt es Anbieter, die einen Urlaubsplaner automatisch integriert haben. So werden bei einem Feiertag beispielsweise 8 Stunden auf das Konto der Mitarbeiter gutgeschrieben. Alles geschieht automatisch und ist auf dem aktuellen Stand. Auch hier spart man Zeit, weil man alles auf einen Blick sieht und nichts mehr einzeln in mehreren Dokumenten nachschauen muss.

 

  1. Kein Nachweis gegenüber den Kunden (GPS)

Kostenlose Zeiterfassungssysteme wie zum Beispiel der Stundenzettel sind Systeme, die relativ einfach manipuliert werden können. Der leidtragende ist am Ende meistens der Arbeitgeber.

Speziell bei Rechnungen an Kunden kann es hier heikel werden. Es gibt durchaus Kunden, die sich weigern, den in Rechnung gestellten Betrag zu bezahlen. Der Kunde denkt, dass zu viel Zeiten veranschlagt wurden und dass die Mitarbeiter nicht so lange vor Ort waren, wie auf der Rechnung aufgelistet.

Bei einer kostenlosen Zeiterfassung hat man hier als Arbeitgeber sehr wenig Argumente auf seiner Seite, da man nichts nachweisen kann. Ganz anders sieht es jedoch bei modernen, digitalen Zeiterfassungen aus. Diese sind meistens im Besitz eines Ortungsassistenten. Hier könnte man dann detailliert nachweisen, wann die Mitarbeiter beispielsweise an der Baustelle angekommen sind und wann Sie die Baustelle wieder verlassen haben.

Doch Vorsicht: die Mitarbeiter dürfen nicht dauerhaft mit einem GPS-Signal verfolgt werden, da dies gegen deutsches Recht verstoßen würde. Grundsätzlich ist es erlaubt zu folgenden Zeiten einzelne GPS-Standorte zu erfassen:

    • zu Arbeitsbeginn und Arbeitsende
    • zum Beginn und zum Ende der Pause
    • zwischen verschiedenen Projekten, falls man eine projektbasierte Arbeitszeiterfassung betreibt

 

Eine kostenlose Zeiterfassung ist meist teurer als eine bezahlte Lösung

Alles in Allem könnte man eine Zeiterfassung im Unternehmen auch mithilfe der kostenlosen Methode mit Stundenzettel und Microsoft Excel lösen. Doch diese Variante scheint lediglich zu Beginn als kostenlos.

Hier muss man einmal genau ausrechnen, was die Erfassung und vor allem die Übertragung der Daten in Excel kostet. Dazu nimmt man den Stundenlohn des Büroangestellten und multipliziert ihn mit der Zeit, die er für den gesamten Prozess benötigt. Noch teurer wird die Zeiterfassung, wenn sich der Chef selbst darum kümmert.

Zeitaufwand pro Mitarbeiter und Monat:

Kostenlose Zeiterfassung vs Crewmeister

Somit braucht man pro Mitarbeiter 45 Minuten mehr Zeit im Monat. Multipliziert man diesen Wert mit der Anzahl an Mitarbeiter und dem Stundenlohn der Bürokraft, ergibt sich ein nicht unerheblicher Betrag.

Hier eine kleine Beispiel-Rechnung für den Fall, dass man im Betrieb einen Büroangestellten hat, der den Mindestlohn von aktuell 9,35€ bezieht:

  • 45 Minuten multipliziert mit 12 Mitarbeiter = 9 Stunden
  • 9 Stunden multipliziert mit einem Stundenlohn von 9,35 Euro = 84,15 Euro

 

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Ein Beispiel für eine besonders einfache Zeiterfassung ist Crewmeister. Das Ziel dieser Zeiterfassung ist es, den Einstieg in die Digitalisierung so einfach wie möglich zu gestalten. So können auch kleinere Unternehmen, die für solche Prozesse nicht so viel Zeit und auch nicht das passende IT-Personal haben, sehr schnell und vor allem einfach mit einer digitalen Zeiterfassung starten.

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Rechtlicher Hinweis

Die Inhalte unseres Artikels – vor allem die rechtlichen Aspekte und alles Weitere zu Microsoft Excel – recherchieren wir mit größter Sorgfalt. Dennoch können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereit gestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsanwalt bzw. Ihren Steuerbera­ter.

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