Die Geschichte der Zeiterfassung mit Stempeluhren in deutschen Betrieben ist eine Geschichte der Veränderung:
Ursprünglich wurden Arbeitszeiten händisch auf einem Stundenzettel erfasst und dokumentiert. Tatsächlich erfassen sogar heute noch viele kleinere Betriebe die Arbeitszeiten der Mitarbeiter auf diese Art und Weise.
In vielen Unternehmen wurde dies dann von der altbekannten mechanischen Stechuhr abgelöst. Erstmals wurden „Kommen“ und „Gehen“ Zeiten gestempelt was einen gewissen Anwesenheitsbeweis beinhaltete und die unzuverlässige Abgabe der Stundenzettel ersetzte.
In den 90er Jahren wurden immer mehr mechanische Stechuhren durch elektronische Stempeluhren ersetzt.
Inzwischen steht eine neue Revolution bevor die elektronische Stempeluhren und auch Stundenzettel ersetzen wird: Die moderne Stempeluhr.
Während das Ziel der vergangenen Entwicklungsschritte der Zeiterfassung jeweils eine Erhöhung des Automatisierungsgrades war, beinhaltet die moderne Stempeluhr eine Reihe zusätzlicher Vorteile.
Was ist die moderne Stempeluhr?
Die moderne Stempeluhr kommt komplett ohne explizite Hardware aus die vom Unternehmer angeschafft und montiert werden muss.
Vielmehr nutzt man existierende elektronische Geräte wie Smartphone, PCs oder Tablets die in gewisser Form in jedem Unternehmen schon vorhanden sind.
Ein handelsübliches Tablet oder Smartphone kann so mit einer einfachen mobilen App zur Stempeluhr umfunktioniert werden.
Wer kein Tablet hat, kann auch einfach seinen PC über einen Browser zur Stempeluhr umfunktionieren.
Ein weiteres Merkmal von modernen Stempeluhren ist, dass alle Daten durch Einsatz von Web-Technologien in Echtzeit, also live, zur Verfügung stehen und dass, vorausgesetzt mit den richtigen Zugriffsrecht ausgestattet, von überall darauf zugegriffen werden kann.
Warum die moderne Stempeluhr festverbauten Systemen überlegen ist.
Die moderne Stempeluhr ist traditionellen Systemen in nahezu allen Bereichen überlegen:
- Günstiger
Da keine Hardware verbaut werden muss sondern nur Software angeschafft wird, sind moderne Stempeluhren deutlich günstiger. Die gängigen Mietmodelle beinhalten sämtliche Updates, Instandhaltung und Kundenservice. So herrscht vollste Planungssicherheit bei den Kosten.
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- Smarter
Eine einfachen Kommen/Gehen Zeiterfassung kann durch neue Funktionen ergänzt werden. So können Arbeitszeiten direkt bestimmten Projekten, Tätigkeiten oder Objekten zugeordnet werden. So bekommen Unternehmen nicht nur eine verlässliche Grundlage für Rechnungsstellung, sondern können in live analysieren, welche Bereiche besonders profitabel sind oder an welcher Stelle noch Verbesserungspotenziale vorhanden sind.
Durch moderne Technologien wie GPS wird die Zeiterfassung mit webbasierten Stempeluhren durch eine Standorterfassung ergänzt. Vor allem in mobil arbeitenden Branchen wie z.B. der Gebäudereinigung kann so ein Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden gebracht werden. - Einfacher
Während elektronische Stempeluhren installiert, konfiguriert und aufwendig implementiert werden müssen, sind vor allem kleine Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitern bei einer modernen Stempeluhr in maximal einer Stunde startklar. - Sicherer
Elektronische Stempeluhren basieren oft auf alten Versionen von Windows. Sicherheitsupdates kosten Geld oder werden von den Anbietern gar nicht mehr angeboten, wie bei dem vor allem bei kleinen Unternehmen beliebten System Chipdrive im Jahr 2016 geschehen.
Eine Stempeluhr mit veralteter Software kann eine kritische Sicherheitslücke in das IT-System des Unternehmens darstellen.
Bei modernen Stempeluhren werden diese Sicherheitsupdates aufgrund der Basis von Webtechnologien automatisch für alle Nutzer eingespielt. So ist die Stempeluhr und das gesamte Zeiterfassungssystem stets auf dem neuesten Stand im Schutz gegen Schadsoftware. - Schneller
Die Daten von elektronische Stempeluhren müssen oft noch per USB-Stick manuell aus der Stempeluhr gezogen und in die Zeiterfassungssoftware importiert werden.
Moderne Stempeluhren schicken die Stempeldaten in Echtzeit an den Administrator. Dieser hat somit jederzeit eine Live-Ansicht auf die aktuelle Entwicklung der Arbeitszeiten. - Flexibler
Elektronische Stempeluhren sind an den Standort gebunden an dem sie ursprünglich montiert wurden. Moderne Stempeluhren hingegen sind in vielerlei Hinsicht flexibler anwendbar:- Wird beispielsweise ein neuer Standort eröffnet kann ein existierendes Gerät dort als Stempeluhr zur Zeiterfassung der Mitarbeiter verwendet werden.
- Unabhängig ob Mitarbeiter stationär an einem Standort arbeiten, oder mobil an verschiedenen Objekten, Baustellen oder Kunden. Eine moderne Stempeluhr passt sich an die Anforderungen jedes einzelnen Mitarbeiters an.
- Innovativer
Da cloudbasierte Stempeluhren stets automatisch Updates erhalten, kann sichergestellt werden, dass stets die neuesten Funktionen der neuesten Geräte unterstützt werden. So nutzt ein Unternehmen garantiert immer den neuesten Stand der Technik. - Rechtlich auf der sicheren Seite
Durch die Updates wird sichergestellt, das cloudbasierte Zeiterfassungssysteme stets kompatibel mit den neuesten gesetzlichen Regelungen sind. Ändern sich z.B. die Dokumentationsvorschriften von Arbeitszeiten oder Maximalarbeitszeiten, wird dies direkt in das System eingespielt ohne dass teure Updates gekauft werden müssen.
Nachteile von modernen Stempeluhren
Die Vorteile der cloudbasierten Zeiterfassungssysteme und Stempeluhren liegen auf der Hand. Unternehmen die sich überlegen Ihre Zeiterfassung auf Basis von Stundenzetteln oder elektronischen Stempeluhren durch ein modernes Zeiterfassungssystem zu ersetzen, sollten die existierenden Nachteile in die Entscheidungsfindung mit einfließen lassen:
- Aktuell noch keine Zutrittskontrolle möglich.
Da moderne Stempeluhren ohne zusätzliche Hardware auskommen, können die Systeme heute noch nicht an eine Zutrittskontrolle wie bei chipbasierten Systemen gekoppelt werden. Jedoch sind Lösungen in Sicht, Zutritt zum Arbeitsplatz in Zukunft z.B. über Bluetooth auch per Smartphone zu ermöglichen. - Mitarbeiter müssen sich an neues System gewöhnen
Egal ob im Vorfeld die Arbeitszeiten mit einem klassischen Stundenzettel oder mit einer elektronischen Stempeluhr erfasst wurden, für den Mitarbeiter ändern sich einige Dinge. Da die meisten Menschen Veränderungen zu Beginn grundsätzlich eher kritisch gegenüberstehen, ist ein Systemwechsel oft mit Spannungen verbunden.
Mit einer guten Einführung lässt sich die Problematik jedoch gut abfedern. Ein Leitfaden zur optimalen Einführung einer neuen Zeiterfassung finden Sie hier.Zusätzlich muss festgehalten werden, dass solche Systeme ein wichtiger Pfeiler der Wettbewerbsfähigkeit von kleinen und Mittelständischen Unternehmen in Zukunft sein wird.
So hat eine Studie von Infratest ergeben, dass moderne Stempeluhren mit cloudbasierten Zeiterfassungsystemen den manuellen Aufwand im Vergleich zu traditionellen Zeiterfassungsarten um bis zu 80% reduziert.
Für diese Unternehmen lohnt sich eine Umstellung auf eine moderne Stempeluhr besonders
Einer der größten Vorteile von modernen Stempeluhren ist die niedrige Einstiegshürde.
Die moderne Stempeluhr ist in nur wenigen Minuten startklar. Nur mit dem Download der App auf die Smartphones und Tablets ist das gesamte System für den Mitarbeiter bereit.
Die Zeiterfassung kann kostenlos getestet werden und da keine Hardware nötig ist, fallen nur geringe Gebühren für die Softwarenutzung an die monatlich gekündigt werden können.
Diese geringen Einstiegshürden machen es vor allem für kleine Betriebe und kleinere mittelständische Unternehmen interessant auf cloudbasierte Zeiterfassungen umzusteigen.
Ab einer Mitarbeitergröße von 50 Mitarbeitern wird eine Einführung eines neues Softwaresystems meist zu einem größeren Projekt. Zu viele Interessengruppen müssen im Vorfeld angehört und in die Umsetzung mit einbezogen werden. So kommt der entscheidende Vorteil der schnellen und einfachen Umsetzung nicht so stark zum tragen.
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