Wann wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht? Hier gibt’s die Antwort.

Bald wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht.

Der Europäischer Gerichtshof hat entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung Pflicht wird. Wir schauen uns den Fall des Gerichtshofs der Europäischen Union mal etwas genauer an und erklären die Folgen für Unternehmen, aktuelle Rechtslage sowie Gründe für die Entscheidung.

Was ist die Pflicht zur Zeiterfassung?

Unter der Pflicht zur Zeiterfassung versteht man eine verpflichtende, strukturierte Erfassung aller anfallenden Arbeitszeiten, inklusive der Pausenzeiten und Mehrarbeit (auch Überstunden genannt).

 

Um bestmöglich über das EuGH-Urteil informiert zu sein empfehlen wir, den Artikel von Anfang bis Ende zu lesen. Alternativ können Sie hier den Menüpunkt anklicken, über den Sie sich informieren möchten:

  1. Die Vorgeschichte zum EUGh Urteil
  2. Das Urteil
  3. Wie geht es nun weiter?
  4. Wann wird die Arbeitszeiterfassung zur Pflicht?
  5. Warum haben die EuGH-Richter so entschieden?
  6. Wie muss man die Arbeitszeiten in Zukunft erfassen?
  7. Muss man bereits jetzt schon Arbeitszeiten erfassen?
  1. Was war passiert?

Der Ursprung dieses anstehenden Gerichtsurteils liegt in Spanien. Hier gab es einen Rechtsstreit zwischen der Gewerkschaft Federación de Comisiones Oberas (CCOO), die Unterstützung von vier weiteren Gewerkschaftsorganisationen hat und einem Mitglied der Unternehmensgruppe der Deutsche Bank AG, nämlich der „Deutsche Bank SAE“.

Im Prinzip unterstellten die Gewerkschaften der Deutschen Bank SAE, die vereinbarten Arbeitszeiten nicht immer einzuhalten. Deshalb möchten sie mit einer sogenannten Verbandsklage erwirken, dass man die Arbeitszeiten in Zukunft verpflichtend erfassen muss.

Als Reaktion auf die Verbandsklage ist der oberste Spanische Gerichtshof nun an den Europäischen Gerichtshof herangetreten um das Anliegen bzw. die Frage vorzulegen.

Auf Basis seiner Untersuchung hatte der zuständige Generalanwalt Pitruzella dem Europäischen Gerichtshof nun am 31.01.2019 in seinem Schlussplädoyer empfohlen, Unternehmen zu verpflichten die Arbeitszeiten systematisch zu erfassen.

  1. Das Urteil des europäischen Gerichtshofs (EuGH)

Am 14. Mai 2019 hat der europäische Gerichtshof nun entschieden und ist der Empfehlung des Staatsanwalt gefolgt:

Das Ergebnis lässt vor allem viele Arbeitgeber aufhorchen: Arbeitgeber aus allen Ländern der europäischen Union müssen die gesamten Arbeitszeiten der Mitarbeiter systematisch aufzeichnen. Nur so lässt sich nach Meinung der Richter aus Luxemburg sicherstellen, dass zulässige Arbeitszeiten nicht überschritten werden.

  1. Wie geht es nun nach dem Urteil weiter?

Das Urteil des Europäischen Gerichtshof zur Zeiterfassungspflicht richtet sich nicht direkt an Unternehmen sondern an die Länder der Europäischen Union. Diese sind nun verpflichtet das Urteil möglichst zeitnah über neue Gesetze umzusetzen.

  1. Ab wann wird die Pflicht zur Zeiterfassung gelten?

Erst einmal gilt weiterhin das bestehende Recht zur Dokumentation der Arbeitszeiten (Siehe Punkt 7 dieses Artikels).
Dieses Recht wird abgelöst sobald der Bundestag das Urteil des EuGH in ein neues Gesetz verpackt und dieses verabschiedet. Ein festes Datum existiert hierfür noch nicht. Dies kann nach Experteneinschätzung noch einige Monate dauern.

  1. Warum haben die Richter des EuGH so entschieden?

In der Urteilsbegründung beruft sich das Gericht sowohl auf die europäische Charta der Grundrechte der EU als auch die Arbeitszeitrichtlinie des EU Parlaments aus dem Jahr 2003.
Demnach ist ein Grundrecht aller europäischen Arbeitnehmer der Anspruch auf die Einhaltung der wöchentlichen Maximalarbeitszeiten sowie täglichen Ruhezeiten.
Nach Meinung der Richter können diese Grundrechte ohne eine systematische Erfassung aller Arbeitszeitstunden nicht garantiert werden.

Um dies zu garantieren muss nicht nur die genaue Anzahl an Arbeitsstunden pro Tag nachgewiesen werden, sondern auch deren zeitliche Verteilung am Tag. In anderen Worten die genauen Uhrzeiten zu denen ein Arbeitstag jeweils beginnt sowie aufhört.

  1. In welcher Form werden die Arbeitszeiten erfasst werden müssen?

Ob wie schon seit Jahrzehnten mit Stundenzettel, per mobile App oder teuren Zeiterfassungstemrminals. Es gibt viele Möglichkeiten Arbeitszeiten zu erfassen (Hier haben wir einige davon verglichen).
Hier hat der EuGH den Ländern mit Absicht viel Spielraum in der Ausgestaltung gelassen um auf die nationalen Besonderheiten der einzelnen Mitgliedstaaten Rücksicht zu nehmen.
Ob in Deutschland eine bestimmte Form verpflichtend vorgegeben wird, kann deshalb noch nicht gesagt werden.

  1. Welche Pflichten zur Arbeitszeiterfassung existieren schon heute in Deutschland?

Schon heute gibt es in Deutschland eine Zeiterfassungspflicht. Diese unterscheidet sich jedoch in einem kleinen aber entscheidenden Detail von der Rechtsprechung des EuGH aus Luxemburg.

  • Erfassung der Überstunden ist jetzt bereits Pflicht

Ein wichtiges Detail bei der ganzen Debatte um die Arbeitszeiterfassung vergessen die meisten: Im Prinzip muss man als Arbeitgeber bereits die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und dokumentieren. Damit sind aber nicht die normalen Arbeitszeiten gemeint sondern jene Zeiten, die über die normale Arbeitszeit hinaus gehen. Umgangssprachlich ist hierbei die Rede von sogenannten Überstunden. Die Pflicht hierfür kann man Paragraphen 16 des Arbeitszeitgesetz nachlesen.

Ist man beispielsweise in einem normalen Anstellungsverhältnis, bei dem man 40 Stunden in der Woche arbeitet, so muss man jede Minute, die man über die Wochenstundenzahl von 40 Stunden hinaus arbeitet erfassen. Dafür verantwortlich ist der Arbeitgeber. Arbeitet ein Angestellter mehr als die vorgegebene Zeit und erfasst seine Überstunden nicht, so drohen drastische Strafen für das Unternehmen. Zwei Ausnahmen gibt es hierbei:

  • Höhe des Gehalts erübrigt Überstundenerfassung

Wenn ein Angestellter mehr als 76.200 Euro (West), bzw. 68.400 Euro (Ost) im Jahr verdient, muss er überhaupt keine Zeiten erfassen. Der angegebene Betrag ist selbstverständlich als Brutto angegeben. Der Rechtsstaat geht davon aus, dass die im Arbeitsvertrag festgelegte Stundenanzahl dieser Mitarbeiter sowieso überschritten wird. Das ausgezahlte Gehalt rechtfertigt im Prinzip die längeren Arbeitszeiten. Somit muss der Mitarbeiter keine Überstunden erfassen, weil eventuell anfallende Überstunden in seinem Gehalt inbegriffen sind. Wenn Sie mehr Informationen dazu benötigen, dann klicken Sie einfach hier.

  • Besondere Berufsgruppen

Hier spricht man gerne von „Diensten höherer Art“. Die besonderen Fähigkeiten dieser Menschen, gepaart mit dem Beruf setzen ein gewisses Maß an Überstunden voraus. Das hört sich erst einmal komplizierter an, als es ist und lässt sich anhand von Beispielen leicht erklären. Folgende Berufsgruppen sind davon betroffen:

    • Ärzte
    • Rechtsanwälte
    • Architekten
    • Steuerberater
    • Politiker

Arbeitgeber, die Mitarbeiter mit dem Mindestlohn beschäftigen dürften nicht sonderlich überrascht von diesen Neuigkeiten sein. Sie müssen bereits seit dem 1. Januar 2015 alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und dokumentieren. Seit diesem Jahr erhalten die betroffenen Mitarbeiter übrigens einen Stundenlohn von 9,19 Euro.

Hierbei muss man darauf achten, die Arbeitszeiten minutengenau zu erfassen. Die täglich genommen Pausen muss der Arbeitgeber auch minutengenau erfassen. In den meisten Fällen ist es jedoch der Arbeitnehmer selbst, der seine Arbeitszeiten dokumentiert. Trotzdem ist es die Verantwortung des Arbeitgebers. Werden Zeiten nicht ordnungsgemäß erfasst, so drohen teils hohe Geldstrafen, bis hin zu Freiheitsstrafen für den Arbeitgeber.

  • Zeiterfassung für Berufskraftfahrer

Auch bei angestellten Fahrer wie zum Beispiel Lieferkuriere  gibt es bereits eine Regelung. Dies hat der Gesetzgeber in §21 a des Arbeitszeitgesetzes festgelegt. Dort heißt es, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu dokumentieren. Zusätzlich muss er die Dokumente mindestens 2 Jahre archivieren. Falls der Arbeitnehmer einen Ausdruck seiner gearbeiteten Zeit haben möchte, so muss der Arbeitgeber diesen Ausdruck ebenfalls aushändigen.

All diese Regelungen gelten übrigens auch für selbstständige Berufskraftfahrer.

Tipp: Ganz wichtig ist zudem, dass die Arbeitszeiterfassung auch für Beifahrer gilt. Wenn beispielsweise zwei Kuriere gleichzeitig unterwegs sind, müssen beide die Arbeitszeiten erfassen. Dies gilt somit auch, wenn einer der beiden Kuriere überhaupt nicht am Steuer sitzt.

Sicher in die Zukunft mit digitaler Zeiterfassung

Ganz unabhängig davon wann das Urteil in Deutschland und anderen Ländern der EU in ein verbindliches Gesetz gegossen wird:
Eine Zeiterfassung ist für viele Unternehmen auch heute schon ein Vorteil. Vor allem, wenn man Mitarbeiter nach Stunden bezahlt, ist eine Dokumentation der Arbeitszeit ein absolutes Muss.

Trotzdem gibt es viele die jetzt wahrscheinlich denken: „Ach Mann, jetzt muss  ich auch noch die Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter erfassen. Ich bin sowieso schon im Stress und habe kaum Zeit.“ Diesen Menschen raten wir ganz offen zu einer digitalen EuGH-konformen Zeiterfassung. Der Vorteil im Vergleich zu anderen Methoden liegt hierbei ganz klar in der Zeitersparnis. Der Prozess minimiert sich, da das System im Hintergrund nahezu alles von alleine erledigt. Das ist aber nicht der einzige Vorteil:

  • Transparenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, was das gegenseitige Vertrauen erhöht und somit das Betriebsklima deutlich verbessert
  • App für die Zeiterfassung, damit man auch von unterwegs aus stempeln kann und es allgemein leichter ist, die Zeiten zu dokumentieren
  • Projektbasierte Zeiterfassung, damit man nicht nur die Zeiten erfassen kann, sondern sogar Auswertung von Baustellen, Kundenbesuchen usw. vornehmen kann
  • Standortbezogene Zeiterfassung, um den verschiedenen Kunden genau nachweisen zu können, dass man vor Ort war und gearbeitet hat

Wir empfehlen daher, so früh wie möglich auf eine digitale Zeiterfassung umzusteigen. So sind Sie perfekt vorbereitet, wenn die Arbeitszeiterfassung Pflicht wird.

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Rechtlicher Hinweis

Die Inhalte unseres Aritkels über die Zeiterfassungspflicht – vor allem die rechtlichen Aspekte – recherchieren wir mit größter Sorgfalt. Dennoch können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereit gestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsanwalt bzw. Ihren Steuerbera­ter.

2 Kommentare

  1. Meinen Dank für die Tipps zu der Arbeitszeitmessung! Beim Freund war es der Fall, wenn die Überstunden beim Gehalt nicht mitberechnet wurden. Welche mobilen Apps sind hier zu empfehlen? Die scheinen sehr sinnvoll zur Selbstkontrolle auch.

    1. Nicht ganz selbstlos würden wir crewmeister.com vorschlagen.

      Die Kosten sind überschaubar und die App berechnet automatisch das Überstundenkonto inkl. Urlauben, Krankheits- und Feiertagen.
      gehen Sie doch einmal mit Ihrem Desktop auf crewmeister.com und legen ein kostenloses Testkonto an. Im Anschluss können Sie sich die App kostenlos herunterladen und die Software einfach mal unverbindlich ausprobieren.

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