Zeiterfassungspflicht 2026: Was Sie jetzt wissen und tun sollten

Arbeitszeiterfassung ist laut BAG-Urteil bereits Pflicht, auch wenn die gesetzliche Ausgestaltung im Detail noch nicht vollständig geregelt ist. Mit den politischen Vereinbarungen im Koalitionsvertrag 2025 wird das Thema weiter konkretisiert: Geplant ist eine gesetzliche Grundlage, die moderne Arbeitsrealitäten stärker berücksichtigt – mit mehr Flexibilität, digitalen Lösungen und praxistauglicher Umsetzung.

Dabei stehen vor allem drei Punkte im Fokus:

• Flexibilisierung des Arbeitszeitrechts
• Gesetzliche Regelung der elektronischen Zeiterfassung
• Unbürokratische und praxistaugliche Umsetzung

Was das konkret für Arbeitgeber bedeutet, welche Übergangsregelungen geplant sind – und warum Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich bleibt – zeigen wir in diesem Artikel:

Ist digitale Zeiterfassung Pflicht?
Laut aktuellem Stand - JA.

Laut aktuellem Stand – JA.

Kurz gesagt: Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits jetzt – das BAG-Urteil 2022 macht das klar. Was noch aussteht, ist die konkrete gesetzliche Ausgestaltung der elektronischen Umsetzung. 

Wichtig: Ein Gesetzentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes soll laut Bundesarbeitsministerium im Juni 2026 vorgelegt werden. Dieser ist jedoch noch kein geltendes Recht.

‍Geplant ist:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen systematisch dokumentiert werden
• Digitale oder analoge Erfassung bleibt grundsätzlich möglich
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich – sofern Arbeitszeiten weiterhin vollständig erfasst werden

Warum jetzt handeln? Die Digitalisierung der Zeiterfassung ist nicht nur sinnvoll, sondern reduziert rechtliche Unsicherheiten und Dokumentationsaufwand.

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Die rechtliche Basis im Überblick:

1. Koalitionsvertrag (2025): Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird konkretisiert
Arbeitgeber müssen künftig Arbeitszeiten systematisch erfassen. Ziel ist die Umsetzung von EuGH- und BAG-Urteilen und klare Rechtslage.

‍Geplant ist im Rahmen der Reform insbesondere eine mögliche Umstellung von einer täglichen auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit. Dies ist jedoch aktuell nur ein politischer Vorschlag und noch nicht umgesetzt.
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2. BAG-Urteil (2022):Das Bundesarbeitsgericht stellte klar, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden täglich und vollständig zu dokumentieren. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).
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3. EuGH-Urteil (2019):Der Europäische Gerichtshof entschied, dass Arbeitgeber verlässliche Systeme zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen. Ziel ist der Schutz der Arbeitnehmerrechte und die Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben.
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4. Mindestlohngesetz (2015):
In bestimmten Branchen – wie Baugewerbe, Gastronomie, Pflege und Logistik – gilt bereits seit 2015 eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Hier müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden.
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Fehlende gesetzliche Konkretisierung
Wer die Arbeitszeiten jetzt schon nicht dokumentiert, bewegt sich rechtlich auf dünnem Eis. Trotz dieser klaren Urteile fehlt in Deutschland bisher ein konkretes Gesetz, das die Details zur Zeiterfassung – insbesondere elektronisch – verbindlich regelt. Wichtig zu wissen: Wann und in welchem Umfang die geplanten Regelungen kommen, bleibt offen.

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Aktueller Stand (Mai 2026 – wichtig!)

Das Arbeitszeitgesetz gilt unverändert weiter.

Das bedeutet konkret:

• Der Acht-Stunden-Tag gilt weiterhin (§ 3 ArbZG)
• Verlängerung auf bis zu 10 Stunden nur mit Ausgleich möglich
• Pausen- und Ruhezeitregelungen gelten unverändert
• Arbeitszeiterfassung ist bereits heute verpflichtend
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Wichtig: Arbeitgeber dürfen aktuell keine längeren Arbeitszeiten anordnen, nur weil eine Gesetzesreform angekündigt ist.

Was ist laut aktuellem Stand (Reformplanung 2026) vorgesehen?

Nach aktuellen politischen Ankündigungen und einem erwarteten Gesetzentwurf im Juni 2026 soll insbesondere Folgendes geprüft bzw. eingeführt werden:

• mögliche Umstellung auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit statt täglicher Grenze
• stärkere gesetzliche Regelung der elektronischen Arbeitszeiterfassung
• Klarstellungen zu Vertrauensarbeitszeit
• Regelungen zu kleinen und mittleren Unternehmen
• Maßnahmen zur Missbrauchsvermeidung
• Beibehaltung der Ruhezeitregelungen

Wichtig: Diese Punkte sind derzeit politische Planung und noch kein geltendes Recht.

Welche Änderungen gibt es 2026 noch?
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Die wichtigsten Fragen zur Zeiterfassungspflicht in Kürze:‍

‍Seit wann ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit ergibt sich aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022. Danach müssen Arbeitgeber in Deutschland die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten aufzeichnen – diese Pflicht gilt sofort und ohne Übergangsfrist nach der BAG-Entscheidung, weil sie die EU- und nationale Rechtslage (EuGH-Urteil 2019 und ArbSchG) konkretisiert.
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Für wen gilt die Pflicht zur Zeiterfassung?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für alle Arbeitgeber und alle Arbeitnehmer in Deutschland, unabhängig von der Unternehmensgröße. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfasst werden.
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Welche Ausnahmen gibt es?
Die aktuelle Rechtsprechung sieht keine generellen Ausnahmen vor grundsätzlich muss Arbeitszeit erfasst werden. Allerdings könnten in einem geplanten Gesetz Ausnahmen definiert werden (z. B. für leitende Angestellte oder sehr kleine Betriebe) und es gibt noch keine abschließend klar geregelten Ausnahmen im Gesetz selbst.
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Wie soll Arbeitszeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit funktionieren?
Auch bei Vertrauensarbeitszeit bleibt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bestehen. Die Beschäftigten können weiterhin flexibel ihre Arbeitszeit gestalten, müssen aber ihre tatsächlichen Arbeitszeiten erfassen, damit der Arbeitgeber seine Pflicht zur Arbeitszeit-Compliance erfüllt.
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Was muss in Sachen Datenschutz beachtet werden?
Arbeitszeiten zählen als personenbezogene Daten. Arbeitgeber müssen daher bei der Erfassung und Verarbeitung die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz einhalten. Dazu gehört z. B., dass nur notwendige Daten gespeichert werden und diese ausschließlich für die Zeiterfassung verwendet werden dürfen.

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Was passiert, wenn Sie keine Arbeitszeiten erfassen?

1. Klagen von Mitarbeitern:

• Ohne lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit riskieren Arbeitgeber Schadenersatzforderungen.
• Besonders bei Streitigkeiten über Überstunden fehlt oft der Nachweis, um Ansprüche abzuwehren.
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2. Bußgelder:

• Bereits heute drohen bei Verstößen gegen die Dokumentationspflichten Bußgelder von bis zu 30.000 Euro.
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3. Hohe Kosten durch fehlende Vorbereitung:

• Unternehmen, die mit der Einführung digitaler Systeme warten, geraten bei neuen gesetzlichen Vorgaben schnell unter Druck.
• Teure und unnötig komplizierte Implementierungen sind oft die Folge.

Was sollten Unternehmen jetzt bereits tun?

Damit Sie bei der Zeiterfassung auf der sicheren Seite sind, können Sie bereits jetzt wichtige Schritte unternehmen:

1. Arbeitszeiten erfassen: Halten Sie Beginn, Ende, Pausen und die Dauer der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter fest – auch im Homeoffice oder Außendienst. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, solange diese Daten dokumentiert werden. Wichtig ist, dass die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, um bei möglichen Prüfungen als Nachweis zu dienen.
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2. Digitale Lösungen einführen: Elektronische Systeme sind nicht nur präzise und sicher, sie erfüllen auch die Anforderungen des EuGH-Urteils. Tools wie Crewmeister bieten intuitive und rechtskonforme Lösungen.
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3. Mitarbeiter informieren: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zu den neuen Anforderungen und binden Sie sie aktiv in den Prozess ein.
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4. Zukunftsorientiert handeln: Planen Sie frühzeitig die Einführung elektronischer Zeiterfassungssysteme. Berücksichtigen Sie dabei eventuelle Übergangsfristen oder Ausnahmen für Kleinbetriebe.

Pro-Tipp: Testen Sie jetzt Crewmeister, den Marktführer für digitale Zeiterfassung, 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich – überzeugen Sie sich selbst von der einfachen, sicheren und rechtskonformen Lösung.

Zukunftsausblick – Was erwartet uns?

Die Bundesregierung plant eine gesetzliche Konkretisierung der Arbeitszeiterfassung. Ziel ist es, bestehende Rechtsprechung (EuGH & BAG) gesetzlich zu verankern und mehr Rechtssicherheit zu schaffen.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bleibt dabei nach aktuellem Stand bestehen und wird voraussichtlich gesetzlich weiter konkretisiert. Diskutiert werden insbesondere:

• klarere Vorgaben zur elektronischen Erfassung
• mögliche Übergangsregelungen für kleinere Unternehmen
• mehr Flexibilität bei der Arbeitszeitverteilung

Die Umsetzung eines Gesetzentwurfs wird im Laufe des Jahres 2026 erwartet. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig vorbereiten.

Wichtig: Solange kein neues Gesetz in Kraft ist, gelten die bestehenden arbeitsrechtlichen Vorgaben unverändert weiter.

Zusammenfassung

• Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits.
• Eine gesetzliche Konkretisierung wird nach aktuellem Stand weiter diskutiert und voraussichtlich 2026 konkretisiert.
• Unternehmen, die frühzeitig digitale Lösungen einführen, reduzieren rechtliche Risiken und organisatorischen Aufwand.
• Die Arbeitszeiterfassung ist nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch ein Instrument für Transparenz und bessere Arbeitsorganisation.

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🧡 Kundenstimmen zu Crewmeister: 
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„Für uns ist es besonders wichtig, eine professionelle Zeiterfassungssoftware nutzen zu können, die Arbeitszeiten korrekt erfasst, Überstunden automatisch berechnet und auch Urlaubsanträge einfach darstellt. Genau diese Lösung haben wir in Crewmeister gefunden.”
- Ricardo Tunnissen, CEO Baufi Deutschland GmbH

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Rechtlicher Hinweis zum Artikel

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