Wann wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht? Hier gibt’s die Antwort

Bald wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht.

Der Europäischer Gerichtshof entscheidet in Kürze darüber, ob die Arbeitszeiterfassung Pflicht wird und generell für sämtliche Unternehmen gelten soll. Wir schauen uns den Fall des  Gerichtshofs der Europäischen Union mal etwas genauer an und klären die Frage, welche Auswirkungen eine Zeiterfassungspflicht hat. Zudem geben wir einen kurzen Überblick über die Anstellungsbereiche, die ohnehin schon die Arbeitszeiten erfassen müssen.

  1. Was war passiert?

Der Ursprung dieses anstehenden Gerichtsurteils liegt in Spanien. Hier gab es einen Rechtsstreit zwischen der Gewerkschaft Federación de Comisiones Oberas (CCOO), die Unterstützung von vier weiteren Gewerkschaftsorganisationen hat und einem Mitglied der Unternehmensgruppe der Deutsche Bank AG, nämlich der „Deutsche Bank SAE“.

Im Prinzip unterstellen die Gewerkschaften der Deutschen Bank SAE, die vereinbarten Arbeitszeiten nicht immer einzuhalten. Deshalb möchten sie mit einer sogenannten Verbandsklage erwirken, dass man die Arbeitszeiten in Zukunft verpflichtend erfassen muss.

Als Reaktion auf die Verbandsklage ist der oberste Spanische Gerichtshof nun an den Europäischen Gerichtshof herangetreten und das Anliegen bzw. die Frage vorgelegt.

  1. Urteil durch den EuGH steht bevor

Der Fall liegt nun in den Händen des zuständigen Generalanwalts Giovanni Pitruzella, welcher für die spanischen Gewerkschaften spricht. Im Prinzip besteht seine Aufgabe nun darin, das Verfahren so vorzubereiten, dass der Europäische Gerichtshof eine Entscheidung darüber treffen kann, ob man eine Pflicht für die Arbeitszeiterfassung einführt oder nicht.

Dies hat er bereits getan und kommt in seinem Schlussantrag zusammenfassend zu den folgenden Empfehlungen:

„Der Generalanwalt Pitruzella schlägt dem Gerichtshof vor, festzustellen, dass Unternehmen verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der täglichen effektiven Arbeitszeit einzuführen.“

Somit liegt der Ball nun in der Hälfte der Europäischen Gerichtshofs. In den meisten Fällen hält man sich hierbei jedoch an den Vorschlag des Generalanwalts. Eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung könnte demnach kurz bevor stehen.

  1. Erfassung der Überstunden ist jetzt bereits Pflicht

Ein wichtiges Detail bei der ganzen Debatte um die Arbeitszeiterfassung vergessen die meisten: Im Prinzip muss man als Arbeitgeber bereits die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und dokumentieren. Damit sind aber nicht die normalen Arbeitszeiten gemeint sondern jene Zeiten, die über die normale Arbeitszeit hinaus gehen. Umgangssprachlich ist hierbei die Rede von sogenannten Überstunden. Die Pflicht hierfür kann man Paragraphen 16 des Arbeitszeitgesetz nachlesen.

Ist man beispielsweise in einem normalen Anstellungsverhältnis, bei dem man 40 Stunden in der Woche arbeitet, so muss man jede Minute, die man über die Wochenstundenzahl von 40 Stunden hinaus arbeitet erfassen. Dafür verantwortlich ist der Arbeitgeber. Arbeitet ein Angestellter mehr als die vorgegebene Zeit und erfasst seine Überstunden nicht, so drohen drastische Strafen für das Unternehmen. Zwei Ausnahmen gibt es hierbei:

Höhe des Gehalts erübrigt Überstundenerfassung

Wenn ein Angestellter mehr als 76.200 Euro (West), bzw. 68.400 Euro (Ost) im Jahr verdient, muss er überhaupt keine Zeiten erfassen. Der angegebene Betrag ist selbstverständlich als Brutto angegeben. Der Rechtsstaat geht davon aus, dass die im Arbeitsvertrag festgelegte Stundenanzahl dieser Mitarbeiter sowieso überschritten wird. Das ausgezahlte Gehalt rechtfertigt im Prinzip die längeren Arbeitszeiten. Somit muss der Mitarbeiter keine Überstunden erfassen, weil eventuell anfallende Überstunden in seinem Gehalt inbegriffen sind. Wenn Sie mehr Informationen dazu benötigen, dann klicken Sie einfach hier.

Besondere Berufsgruppen

Hier spricht man gerne von „Diensten höherer Art“. Die besonderen Fähigkeiten dieser Menschen, gepaart mit dem Beruf setzen ein gewisses Maß an Überstunden voraus. Das hört sich erst einmal komplizierter an, als es ist und lässt sich anhand von Beispielen leicht erklären. Folgende Berufsgruppen sind davon betroffen:

  • Ärzte
  • Rechtsanwälte
  • Architekten
  • Steuerberater
  • Politiker
  1. Mindestlohngesetzt regelt Arbeitszeiterfassung

Arbeitgeber, die Mitarbeiter mit dem Mindestlohn beschäftigen dürften nicht sonderlich überrascht von diesen Neuigkeiten sein. Sie müssen bereits seit dem 1. Januar 2015 alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und dokumentieren. Seit diesem Jahr erhalten die betroffenen Mitarbeiter übrigens einen Stundenlohn von 9,19 Euro.

Hierbei muss man darauf achten, die Arbeitszeiten minutengenau zu erfassen. Die täglich genommen Pausen muss der Arbeitgeber auch minutengenau erfassen. In den meisten Fällen ist es jedoch der Arbeitnehmer selbst, der seine Arbeitszeiten dokumentiert. Trotzdem ist es die Verantwortung des Arbeitgebers. Werden Zeiten nicht ordnungsgemäß erfasst, so drohen teils hohe Geldstrafen, bis hin zu Freiheitsstrafen für den Arbeitgeber.

  1. Zeiterfassung für Berufskraftfahrer

Auch bei angestellten Fahrer wie zum Beispiel Lieferkuriere  gibt es bereits eine Regelung. Dies hat der Gesetzgeber in §21 a des Arbeitszeitgesetzes festgelegt. Dort heißt es, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu dokumentieren. Zusätzlich muss er die Dokumente mindestens 2 Jahre archivieren. Falls der Arbeitnehmer einen Ausdruck seiner gearbeiteten Zeit haben möchte, so muss der Arbeitgeber diesen Ausdruck ebenfalls aushändigen.

All diese Regelungen gelten übrigens auch für selbstständige Berufskraftfahrer.

Tipp: Ganz wichtig ist zudem, dass die Arbeitszeiterfassung auch für Beifahrer gilt. Wenn beispielsweise zwei Kuriere gleichzeitig unterwegs sind, müssen beide die Arbeitszeiten erfassen. Dies gilt somit auch, wenn einer der beiden Kuriere überhaupt nicht am Steuer sitzt.

  1. Sicher in die Zukunft mit digitaler Zeiterfassung

Ganz unabhängig davon, wie das Urteil letztendlich auch ausgeht: Eine Zeiterfassung ist für viele Unternehmen ein Vorteil. Vor allem, wenn man Mitarbeiter nach Stunden bezahlt, ist eine Dokumentation der Arbeitszeit ein absolutes Muss.

Trotzdem gibt es viele die jetzt wahrscheinlich denken: „Ach Mann, jetzt muss  ich auch noch die Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter erfassen. Ich bin sowieso schon im Stress und habe kaum Zeit.“ Diesen Menschen raten wir ganz offen zu einer digitalen Zeiterfassung. Der Vorteil im Vergleich zu anderen Methoden liegt hierbei ganz klar in der Zeitersparnis. Der Prozess minimiert sich, da das System im Hintergrund nahezu alles von alleine erledigt. Das ist aber nicht der einzige Vorteil:

  • Transparenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, was das gegenseitige Vertrauen erhöht und somit das Betriebsklima deutlich verbessert
  • App für die Zeiterfassung, damit man auch von unterwegs aus stempeln kann und es allgemein leichter ist, die Zeiten zu dokumentieren
  • Projektbasierte Zeiterfassung, damit man nicht nur die Zeiten erfassen kann, sondern sogar Auswertung von Baustellen, Kundenbesuchen usw. vornehmen kann
  • Standortbezogene Zeiterfassung, um den verschiedenen Kunden genau nachweisen zu können, dass man vor Ort war und gearbeitet hat

Wir empfehlen daher, so früh wie möglich auf eine digitale Zeiterfassung umzusteigen. So sind Sie perfekt vorbereitet, wenn die Arbeitszeiterfassung Pflicht wird.

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