Wann wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht? Hier gibt’s die Antwort.

Bald wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht.

Der Europäischer Gerichtshof hat entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung Pflicht wird. Wir informieren Sie hier über den aktuellen Stand und berichten über alle Updates zur Zeiterfassungspflicht.

Was ist die Pflicht zur Zeiterfassung?

Unter der Pflicht zur Zeiterfassung versteht man eine verpflichtende, strukturierte Erfassung aller anfallenden Arbeitszeiten, inklusive der Pausenzeiten und Mehrarbeit (auch Überstunden genannt).

 

Das Thema Zeiterfassungspflicht im Überblick:

  1. Die aktuelle Entwicklung im News-Ticker
  2. Die Vorgeschichte zum EUGh Urteil
  3. Wie sieht das Urteil genau aus?
  4. Warum haben die EuGH-Richter so entschieden?
  5. Was sind die nächsten Schritte?
  6. Wann genau wird die Arbeitszeiterfassung zur Pflicht?
  7. Wie muss man die Arbeitszeiten in Zukunft erfassen?
  8. So muss man bereits jetzt schon Arbeitszeiten erfassen

 

+++Update Mai 2020: Erster Arbeitgeber wegen mangelnder Zeiterfassung verurteil+++

Zum ersten mal wurde in Deutschland ein Arbeitgeber wegen mangelnder Zeiterfassung verurteilt, mit der Berufung auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Somit hat das Gericht zugunsten des klagenden Arbeitnehmers entschieden.

In dem Rechtsstreit hatte ein Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber auf die Zahlung noch ausstehenden Gehaltes aufgrund von Mehrarbeit (Überstunden) verklagt und dies mit handschriftlichen Aufzeichnung seiner geleisteten Arbeitsstunden belegen können.

Da der Arbeitgeber hingegen nur ein Bautagebuch mit Arbeitsbeginn und Arbeitsende führt, hat er seine gesetzlichen Pflichten nicht erfüllt, ein „objektives, verlässliches und zugängliches Arbeitszeiterfassungssystem“ für alle Mitarbeiter bereitzustellen. So gab das Gericht in Emden dem Arbeitnehmer mit Berufung auf Artikel 31 Absatz 2 der Europäischen Grundrechte-Charta recht.

Das Unternehmen muss den noch ausstehenden Betrag begleichen, da es weder Fahrtzeiten, noch Pausen oder andere anfallende Arbeitszeiten eines regulären Arbeitstages erfasst hat.

Eine lückenlose Erfassung aller Arbeitszeiten ist eine Grundvoraussetzung für alle Arbeitgeber in Europa. Wer dies nicht sicherstellt geht das Risiko ein, vor Gericht verklagt zu werden.

Lukas Schöngut, Leiter Marketing & Vertrieb, Crewmeister

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+++Update Januar 2020: Expertenkommission kommt zu eindeutigem Ergebnis: neues Gesetz zur Zeiterfassung ist notwendig+++

Pünktlich zum Jahresbeginn 2020 nimmt beim Thema Zeiterfassungspflicht allmählich wieder Fahrt auf. Mehrere Personen meldeten sich mittlerweile zu Wort, darunter auch der Bundesarbeitsminister Hubertus Heil, der auf keinen Fall eine Rückkehr zur Stempeluhr möchte. Eine Sprecherin Heils betonte vor der Presse, „nicht alles auf den Kopf stellen zu wollen“.

Diese Aussage wurde gewissermaßen als Antwort auf das veröffentlichte Rechtsgutachten des Passauer Professors Frank Bayreuther getroffen. Bayreuther wurde vom Ministerium beauftragt, zu untersuchen, ob die aktuell in Deutschland geltende Gesetzesgrundlage ausreicht, um den Vorgaben des EuGH Urteils zur Arbeitszeiterfassung  zu entsprechen. Dieses Rechtsguthaben kam zu folgendem Ergebnis:

„Das deutsche Recht kennt derzeit keine grundständige Pflicht, die sich an alle Arbeitgeber richtet, die gesamte Arbeitszeit von Beschäftigten aufzuzeichnen.“

Professor Dr. Frank Bayreuther, Universität Passau

Dazu passen auch die Aussagen der SPD, für die kein Weg an einer gesetzlichen Neuregelung des Arbeitsgesetzes vorbeiführt. Auf Nachfrage gab Katja Mast, Vizevorsitzende der Bundestagsfraktion auch den Weg vor: „Wir werden im Gespräch mit Gewerkschaften und Arbeitgeberverbänden darauf achten, dass wir eine gute und sozial gerechte Lösung finden“. Dies sorgt laut Mast zudem für einen fairen Wettbewerb.

Experte Thüsing sieht Regierung in der Pflicht

Diese Aussage wurde auch von Gregor Thüsing unterstützt, seines Zeichens Direktor des Instituts für Arbeitsrecht und Recht der sozialen Sicherheit der Universität Bonn: „Der deutsche Gesetzgeber sollte den Mut haben, hier voranzuschreiten und eine passgenaue, intelligente und dem deutschen Arbeitsrecht entsprechende Regelung zu formulieren.“ Somit bevorzugt er eine Lösung seitens der Bundesregierung, als eine alleinige Entscheidung der deutschen Gerichte abzuwarten.

Seine Interpretation des EuGH-Urteils sieht vor, dass der Arbeitgeber laut Gesetz eine Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung zur Verfügung stellen muss. Diese müsste aber nicht zwangsweise von den Arbeitnehmern benutzt werden. Somit würde die Vertrauensarbeitszeit weiterhin bestehen bleiben, sofern der Arbeitnehmer das möchte. Wenn nicht hat jeder Arbeitnehmer die Möglichkeit seine Arbeitszeiten zu erfassen.

Diese Interpretation gilt selbstverständlich nicht für Arbeitnehmer, die Ihre Arbeitszeiten bereits jetzt verpflichtend erfassen müssen. (Siehe Punkt 7 dieses Artikels)

Parteien setzen Heil unter Druck

Gerade eine solche weitreichende Entscheidung bietet natürlich eine große Angriffsfläche. Die Grüne Arbeitsmarktpolitikerin Beate Müller-Gemmeke griff zum Beispiel Bundesarbeitsminister Heil direkt an und empfahl ihm, dass  er „jetzt schleunigst ans Werk gehen und das Arbeitszeitgesetz entsprechend ändern sollte“.

FDP-Arbeitsmarktexperte Johannes Vogel geht sogar noch einen Schritt weiter und fordert eine generelle Reform für das komplette Arbeitsleben in Deutschland: „Niemand soll insgesamt mehr arbeiten oder weniger Pausen machen dürfen, aber die Einteilung unter der Woche muss freier sein als heute.“ Somit wünscht er sich weniger den Blick auf den einzelnen Arbeitstag mit all seinen Regularien, sondern mehr den Blick auf die Woche. Seiner Ansicht nach ist es okay, an manchen Tagen mehr zu arbeiten als momentan als Maximum festgelegt, solange man an anderen Tagen dafür weniger arbeitet.

 

+++Update Juni 2019: Deutscher Gewerkschaftsbund begrüßt das EuGH-Urteil+++

Der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) reagiert äußerst positiv auf das EuGH-Urteil: „Das Gericht schiebt der Flatrate-Arbeit einen Riegel vor – richtig so.“, so Annelie Buntenbach. Das Mitglied des DGB-Bundesvorstands geht sogar noch einen Schritt weiter: „Die Flexibilität wird darunter absolut nicht leiden, ganz im Gegenteil: Statt mit der Stechuhr könnte man heutzutage schließlich per Smartphone und App die Arbeitszeit dokumentieren.“


 

Arbeitszeiterfassung Pflicht: Wir beantworten alle weiteren Fragen

  1. Was war passiert?

Der Ursprung dieses anstehenden Gerichtsurteils liegt in Spanien. Hier gab es einen Rechtsstreit zwischen der Gewerkschaft Federación de Comisiones Oberas (CCOO), die Unterstützung von vier weiteren Gewerkschaftsorganisationen hat und einem Mitglied der Unternehmensgruppe der Deutsche Bank AG, nämlich der „Deutsche Bank SAE“.

Im Prinzip unterstellten die Gewerkschaften der Deutschen Bank SAE, die vereinbarten Arbeitszeiten nicht immer einzuhalten. Deshalb möchten sie mit einer sogenannten Verbandsklage erwirken, dass man die Arbeitszeiten in Zukunft verpflichtend erfassen muss.

Als Reaktion auf die Verbandsklage ist der oberste Spanische Gerichtshof nun an den Europäischen Gerichtshof herangetreten um das Anliegen bzw. die Frage vorzulegen.

Auf Basis seiner Untersuchung hatte der zuständige Generalanwalt Pitruzella dem Europäischen Gerichtshof nun am 31.01.2019 in seinem Schlussplädoyer empfohlen, Unternehmen zu verpflichten die Arbeitszeiten systematisch zu erfassen.

  1. Das Urteil des europäischen Gerichtshofs (EuGH)

Am 14. Mai 2019 hat der europäische Gerichtshof nun entschieden und ist der Empfehlung des Staatsanwalt gefolgt:

Das Ergebnis lässt vor allem viele Arbeitgeber aufhorchen: Arbeitgeber aus allen Ländern der europäischen Union müssen die gesamten Arbeitszeiten der Mitarbeiter systematisch aufzeichnen. Nur so lässt sich nach Meinung der Richter aus Luxemburg sicherstellen, dass zulässige Arbeitszeiten nicht überschritten werden.

  1. Warum haben die Richter des Europäischen Gerichtshofs so entschieden?

In der Urteilsbegründung beruft sich das Gericht sowohl auf die europäische Charta der Grundrechte der EU als auch die Arbeitszeitrichtlinie des EU Parlaments aus dem Jahr 2003.
Demnach ist ein Grundrecht aller europäischen Arbeitnehmer der Anspruch auf die Einhaltung der wöchentlichen Maximalarbeitszeiten sowie täglichen Ruhezeiten.
Nach Meinung der Richter können diese Grundrechte ohne eine systematische Erfassung aller Arbeitszeitstunden nicht garantiert werden.

Um dies zu garantieren muss nicht nur die genaue Anzahl an Arbeitsstunden pro Tag nachgewiesen werden, sondern auch deren zeitliche Verteilung am Tag. In anderen Worten die genauen Uhrzeiten zu denen ein Arbeitstag jeweils beginnt sowie aufhört.

  1. Wie geht es nun nach dem Urteil weiter?

Das Urteil des Europäischen Gerichtshof zur Zeiterfassungspflicht richtet sich nicht direkt an Unternehmen, sondern an die Länder der Europäischen Union. Diese sind nun verpflichtet das Urteil möglichst zeitnah über neue Gesetze umzusetzen.

Auch in Deutschland nimmt die Sache langsam Fahrt auf. (Update Januar 2020)

  1. Ab wann wird die Pflicht zur Zeiterfassung gelten?

Erst einmal gilt weiterhin das bestehende Recht zur Dokumentation der Arbeitszeiten (Siehe Punkt 7 dieses Artikels).
Dieses Recht wird abgelöst, sobald der Bundestag das Urteil des EuGH in ein neues Gesetz verpackt und dieses verabschiedet. Ein festes Datum existiert hierfür noch nicht. Dies kann nach Experteneinschätzung noch einige Monate dauern.

  1. In welcher Form werden die Arbeitszeiten erfasst werden müssen?

Ob wie schon seit Jahrzehnten mit Stundenzettel, per mobile App oder teuren Zeiterfassungstemrminals. Es gibt viele Möglichkeiten Arbeitszeiten zu erfassen (Hier haben wir einige davon verglichen).
Hier hat der EuGH den Ländern mit Absicht viel Spielraum in der Ausgestaltung gelassen um auf die nationalen Besonderheiten der einzelnen Mitgliedstaaten Rücksicht zu nehmen.
Ob in Deutschland eine bestimmte Form verpflichtend vorgegeben wird, kann deshalb noch nicht gesagt werden.

  1. Welche Pflichten zur Arbeitszeiterfassung existieren schon heute in Deutschland?

Schon heute gibt es in Deutschland eine Zeiterfassungspflicht. Diese unterscheidet sich jedoch in einem kleinen aber entscheidenden Detail von der Rechtsprechung des EuGH aus Luxemburg.

  • Erfassung der Überstunden ist jetzt bereits Pflicht

Ein wichtiges Detail bei der ganzen Debatte um die Arbeitszeiterfassung vergessen die meisten: Im Prinzip muss man als Arbeitgeber bereits die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und dokumentieren. Damit sind aber nicht die normalen Arbeitszeiten gemeint sondern jene Zeiten, die über die normale Arbeitszeit hinaus gehen. Umgangssprachlich ist hierbei die Rede von sogenannten Überstunden. Die Pflicht hierfür kann man Paragraphen 16 des Arbeitszeitgesetz nachlesen.

Ist man beispielsweise in einem normalen Anstellungsverhältnis, bei dem man 40 Stunden in der Woche arbeitet, so muss man jede Minute, die man über die Wochenstundenzahl von 40 Stunden hinaus arbeitet erfassen. Dafür verantwortlich ist der Arbeitgeber. Arbeitet ein Angestellter mehr als die vorgegebene Zeit und erfasst seine Überstunden nicht, so drohen drastische Strafen für das Unternehmen. Zwei Ausnahmen gibt es hierbei:

  • Höhe des Gehalts erübrigt Überstundenerfassung

Wenn ein Angestellter mehr als 76.200 Euro (West), bzw. 68.400 Euro (Ost) im Jahr verdient, muss er überhaupt keine Zeiten erfassen. Der angegebene Betrag ist selbstverständlich als Brutto angegeben. Der Rechtsstaat geht davon aus, dass die im Arbeitsvertrag festgelegte Stundenanzahl dieser Mitarbeiter sowieso überschritten wird. Das ausgezahlte Gehalt rechtfertigt im Prinzip die längeren Arbeitszeiten. Somit muss der Mitarbeiter keine Überstunden erfassen, weil eventuell anfallende Überstunden in seinem Gehalt inbegriffen sind. Wenn Sie mehr Informationen dazu benötigen, dann klicken Sie einfach hier.

  • Besondere Berufsgruppen

Hier spricht man gerne von „Diensten höherer Art“. Die besonderen Fähigkeiten dieser Menschen, gepaart mit dem Beruf setzen ein gewisses Maß an Überstunden voraus. Das hört sich erst einmal komplizierter an, als es ist und lässt sich anhand von Beispielen leicht erklären. Folgende Berufsgruppen sind davon betroffen:

    • Ärzte
    • Rechtsanwälte
    • Architekten
    • Steuerberater
    • Politiker

Arbeitgeber, die Mitarbeiter mit dem Mindestlohn beschäftigen dürften nicht sonderlich überrascht von diesen Neuigkeiten sein. Sie müssen bereits seit dem 1. Januar 2015 alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und dokumentieren. Seit diesem Jahr erhalten die betroffenen Mitarbeiter übrigens einen Stundenlohn von 9,35 Euro.

Hierbei muss man darauf achten, die Arbeitszeiten minutengenau zu erfassen. Die täglich genommenen Pausen muss der Arbeitgeber auch minutengenau erfassen. In den meisten Fällen ist es jedoch der Arbeitnehmer selbst, der seine Arbeitszeiten dokumentiert. Trotzdem ist es die Verantwortung des Arbeitgebers. Werden Zeiten nicht ordnungsgemäß erfasst, so drohen teils hohe Geldstrafen, bis hin zu Freiheitsstrafen für den Arbeitgeber.

  • Zeiterfassung für Berufskraftfahrer

Auch bei angestellten Fahrer wie zum Beispiel Lieferkuriere  gibt es bereits eine Regelung. Dies hat der Gesetzgeber in §21 a des Arbeitszeitgesetzes festgelegt. Dort heißt es, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu dokumentieren. Zusätzlich muss er die Dokumente mindestens 2 Jahre archivieren. Falls der Arbeitnehmer einen Ausdruck seiner gearbeiteten Zeit haben möchte, so muss der Arbeitgeber diesen Ausdruck ebenfalls aushändigen.

All diese Regelungen gelten übrigens auch für selbstständige Berufskraftfahrer.

Tipp: Ganz wichtig ist zudem, dass die Arbeitszeiterfassung auch für Beifahrer gilt. Wenn beispielsweise zwei Kuriere gleichzeitig unterwegs sind, müssen beide die Arbeitszeiten erfassen. Dies gilt somit auch, wenn einer der beiden Kuriere überhaupt nicht am Steuer sitzt.

Sicher in die Zukunft mit digitaler Zeiterfassung

Ganz unabhängig davon wann das Urteil in Deutschland und anderen Ländern der EU in ein verbindliches Gesetz gegossen wird:
Eine Zeiterfassung ist für viele Unternehmen auch heute schon ein Vorteil. Vor allem, wenn man Mitarbeiter nach Stunden bezahlt, ist eine Dokumentation der Arbeitszeit ein absolutes Muss.

Trotzdem gibt es viele die jetzt wahrscheinlich denken: „Ach Mann, jetzt muss  ich auch noch die Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter erfassen. Ich bin sowieso schon im Stress und habe kaum Zeit.“ Diesen Menschen raten wir ganz offen zu einer digitalen EuGH-konformen Zeiterfassung. Der Vorteil im Vergleich zu anderen Methoden liegt hierbei ganz klar in der Zeitersparnis. Der Prozess minimiert sich, da das System im Hintergrund nahezu alles von alleine erledigt. Das ist aber nicht der einzige Vorteil:

  • Transparenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, was das gegenseitige Vertrauen erhöht und somit das Betriebsklima deutlich verbessert
  • App für die Zeiterfassung, damit man auch von unterwegs aus stempeln kann und es allgemein leichter ist, die Zeiten zu dokumentieren
  • Projektbasierte Zeiterfassung, damit man nicht nur die Zeiten erfassen kann, sondern sogar Auswertung von Baustellen, Kundenbesuchen usw. vornehmen kann
  • Standortbezogene Zeiterfassung, um den verschiedenen Kunden genau nachweisen zu können, dass man vor Ort war und gearbeitet hat

Wir empfehlen daher, so früh wie möglich auf eine digitale Zeiterfassung umzusteigen. So sind Sie perfekt vorbereitet, wenn die Arbeitszeiterfassung Pflicht wird.

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Rechtlicher Hinweis

Die Inhalte unseres Artikels über die Zeiterfassungspflicht – vor allem die rechtlichen Aspekte – recherchieren wir mit größter Sorgfalt. Dennoch können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereit gestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsanwalt bzw. Ihren Steuerbera­ter.


Quellen: Bund Verlag

2 Kommentare

  1. Meinen Dank für die Tipps zu der Arbeitszeitmessung! Beim Freund war es der Fall, wenn die Überstunden beim Gehalt nicht mitberechnet wurden. Welche mobilen Apps sind hier zu empfehlen? Die scheinen sehr sinnvoll zur Selbstkontrolle auch.

    1. Nicht ganz selbstlos würden wir crewmeister.com vorschlagen.

      Die Kosten sind überschaubar und die App berechnet automatisch das Überstundenkonto inkl. Urlauben, Krankheits- und Feiertagen.
      gehen Sie doch einmal mit Ihrem Desktop auf crewmeister.com und legen ein kostenloses Testkonto an. Im Anschluss können Sie sich die App kostenlos herunterladen und die Software einfach mal unverbindlich ausprobieren.

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