Wenn Sie Ihren Job täglich im Büro erledigen kennen Sie diese Probleme: Das E-Mail-Postfach quillt über, in der Hektik wurde vergessen, den Arbeitsbeginn in der Excel-Tabelle zu notieren und wegen eines Termins kann das nächste Projekt-Meeting nicht wahrgenommen werden. Dies sind nur ein paar von vielen Problemen, mit denen man sich im Büro zu genüge auseinandersetzt – doch was können Sie dagegen tun?
E-Mail-Manager: Von Grund auf aufräumen
>Wenn Sie aufgrund Ihres Jobs ein E-Mail-Postfach besitzen, würden Sie sicher auch so manches Mal gern ein virtuelles Schild mit der Aufschrift „Wegen Überfüllung geschlossen“ anbringen. Dabei gibt es einfache Tricks, wie Sie Ihre E-Mail-Software aufräumen und bearbeiten können.
- Arbeit in Ordnern sortieren
Wenn Sie Ihre Mails nur in der Inbox verwalten, können Sie schnell den Überblick verlieren! Legen Sie sich hierfür entsprechende Unterordner an und sortieren Sie Ihre elektronische Post, um sie dann systematisch abarbeiten zu können.
- Unnötige E-Mails vermeiden
Kündigen Sie sämtliche Newsletter, die Ihren Posteingang zumüllen. So sparen Sie sich auf lange Sicht viel Zeit, diese unwichtigen Nachrichten jedes Mal auf neue zu löschen.
- Musterantworten verwenden
Einige E-Mails können beantwortet werden ohne spezifisch auf den Empfänger zugeschnitten zu sein. Vorgefertigte Antworten ersparen es Ihnen, die immer gleichen Beantwortungen von vorne abzutippen.
Zeiterfassung: Problemloses Einloggen
Wenn Sie auch der Excel-Riege angehören, welche Ihre per Hand eingetragenen Arbeitszeiten automatisch verrechnet, kennen Sie das Problem, wenn Sie einmal nicht auf die Uhr geschaut haben und nun nicht mehr zu wissen, wie lange Sie bereits da sind. Die Lösung bietet eine einfache Software:
Sogenannte Zeiterfassungssysteme ersparen es Ihnen, sich Ihren Arbeitsbeginn auf der Uhr genau merken zu müssen. Mit einer Zeiterfassungssoftware wird aber nicht nur Ihre Arbeitszeit automatisch erfasst und zusammengerechnet – Sie sind auch in der Lage, Ihre Zeit bestimmten Projekten und Kunden zuzuordnen, so dass der Kunde am Ende genau weiß, welche Zeitaufwand er zahlt.
Während altgediente Zeiterfassungssysteme oft kompliziert und langwierig in der Einführung und meist sehr teuer sind, bringen moderne, cloudbasierte Zeiterfassungssysteme vor allem für kleine Unternehmen Vorteile:
Sie sind schnell eingeführt und verursachen nur einen Bruchteil der Kosten.
Dokumenten-Management: Alles unter einem Hut
Wer an Dokumenten-Management-Systeme (DMS) denkt, stellt sich meist nur ein virtuelles Regal vor, in dem Dateien verwaltet werden. Doch DMS ist deutlich mehr als ein simples Archiv, was widerum Ihrem Zeitplan zu Gute kommen wird! Denn wenn auch Sie Teil eines Teams sind, dass sich gemeinsam dem Erledigen einer Aufgabe widmet, so kennen Sie das Problem: Was tun, wenn einer fehlt? Mit DMS haben Sie eine Software, die sämtliche Dokumente, Aufzeichnungen und Unterlagen digitalisiert und auf einem Server speichert, welcher diese allen Mitgliedern des Teams zugänglich macht. So sind die Aufzeichnungen des letzten Meetings für jedermann selbstständig einzusehen – bequem von allen Endgeräten.
Durch eine automatisierte Eingangspostverwaltung von E-Mails, Dokumenten und Briefen wird die Eingangspost verarbeitet, gezielt verteilt und dem internen Arbeitsfeld bereitgestellt. Der Aufwand, jemand anderen zu fragen und dessen Zeit in Anspruch zu nehmen, entfällt.
Tools: So gelingt der Büro-Alltag
- Malware-Entferner
Viren und Schadensprogramme können Ihren Arbeitsrechner verlangsamen. Wenn sich Anwendungen nur noch beschwerlich schließen, das Internet hakt und Programme länger brauchen, um sich zu öffnen, so muss ein Malware-Entferner her! Dieser eliminiert die Schädlinge auf Ihrem Rechner und führt ihn zurück zu voller Leistung.
- BackUp-Maker
Um der Gefahr vorzubeugen, versehentlich wichtige Dokumente zu löschen, gibt es sogenannte BackUp-Maker. Diese stellen nach ihrer Einrichtung vollautomatisierte Sicherheitskopien her, was einem völligen Verlust bedeutende Dateien vorbeugt.
- Ein schneller Browser
Sollten Sie in einem Job mit viel Recherche-Arbeit tätig sein, werden Sie eine schnelle Internetverbindung zu schätzen wissen! Ebenso wichtig wie diese, ist ein flinker Browser, der Sie schnell zu den benötigten Seiten führt. Google Chrome zählt hierbei zu den schnellsten, wenn es ums Surfen und schnelles Aufbauen von Websites geht
- EssentialPIM Free
Wenn Sie einen vollen Terminkalender haben und eine Vielzahl an Arbeiten zu bestimmten Deadlines erledigt haben müssen, reicht ein einfacher Blick auf den Kalender meist nicht aus, um sich alles zu merken. Für dieses Problem gibt es jedoch kostenlose Software! Hier können Sie bequem festlegen, um welche Uhrzeit, an welchem Tag, zu welchem Monat oder Jahr Sie die Software an etwas erinnern soll.
- FreeFileSync
Arbeiten Sie von zu Hause aus? Denn wer daheim gerne mal am Tablet arbeitet und seine virtuellen Unterlagen dann auf einem Stick mit zur Arbeit bringt, der kennt das Problem: Der Arbeitsrechner erkennt das Dateiformat nicht. Eine Synchronisierungssoftware bringt die Dateien blitzschnell auf den richtigen Stand – Zeitersparnis garantiert.
