Viele Unternehmen erfassen die Arbeitszeit und die Urlaube der Mitarbeiter separat. Meistens sieht dies dann folgendermaßen aus:
- Die Arbeitszeiten erfasst jeder Mitarbeiter mit Zettel und Stift
- Überstunden erfasst keiner so richtig oder unregelmäßig in einem Excel-Dokument
- Die Urlaube trägt die Büroangestellte unregelmäßig in den im Büro hängenden Wandkalender ein und muss sie selbstverständlich korrigieren, wenn sich die Planungen bei einem Mitarbeiter geändert haben
Wir zeigen Ihnen anhand von 6 Gründen, warum es deutlich besser für Ihr gesamtes Unternehmen ist, die Zeiterfassung und Urlaubsplanung in einem System zu vereinen und mittels einer Stundenrechner App zu digitalisieren.
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Übersichtlichkeit
Der erste Grund, der einem einfällt ist selbstverständlich die Übersichtlichkeit. Man hat alles zusammen in einem funktionierenden System und muss nicht von hier nach dort springen. Normalerweise hat man ja keine Ahnung welche Urlaube man in den Wandkalender eingetragen hat, während man die Zeiten der Mitarbeiter in Excel einträgt. Mit einer Zeiterfassung, welche auch eine Urlaubsplanung inbegriffen hat ist dies ganz einfach, vor allem wenn man einen Anbieter hat, der komplett online funktioniert, inklusive der passenden Stundenrechner App. Ein Klick und schon hat man den vollen Überblick.
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Zeitersparnis
Dadurch, dass man alle Prozesse in einem System vereint spart man sich zudem noch Zeit. Das beginnt schon beim Erfassen der Zeit. Während man bei herkömmlichen Stundenzettel alles per Hand eintragen muss geschieht das bei mobilen Lösungen wie von selbst. Bei der Urlaubsplanung ist es genauso. Anstatt alles einzeln eintragen zu müssen beantragt der Mitarbeiter ganz einfach online einen Urlaub. Sie als Chef oder Sekretärin können diesen Urlaub dann online genehmigen oder ablehnen. Nachdem er genehmigt wurde ist er direkt automatisch im System – ohne dass Sie auch nur einen weiteren Handgriff tätigen müssen.
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Geldersparnis
Mit der Zeitersparnis geht automatisch die Geldersparnis einher. Selbstverständlich kostet eine Online-Zeiterfassung inklusive Urlaubsplanung Geld. Doch im Vergleich zu den Kosten, die bei der herkömmlichen getrennten Erfassung der Arbeitszeiten und Urlaubstage entstehen ist das geradezu ein Witz. Alleine wenn man einmal die Arbeitsstunden einer Mitarbeiterin kalkuliert, welche die Stunden und Urlaube eintragen muss kommt man schon weit über den monatlichen Betrag, den man bei einer modernen Anwendung zahlt, die eine Stundenrechner App sowie die Urlaubseintragungen beinhaltet.
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Transparenz dank Stundenrechner App
Das Thema Transparenz spielt in der heutigen Arbeitswelt eine immer größere Rolle. Alt ausgediente Zeiterfassungssysteme haben hier keinen Platz mehr. Besonders wenn man zusätzlich die Planung der Urlaube der Mitarbeiter bedenkt, wirkt dies sehr unübersichtlich. Genau dann, wenn man nicht auf ein System zurückgreift welches beide Prozesse vereint ist es für die Mitarbeiter unmöglich, den Überblick zu behalten.
Hierzu kurz ein Beispiel. Der Mitarbeiter beantragt den Urlaub und gibt regelmäßig seine Stundenzettel ab. Der Rest ist für ihn nicht mehr einsehbar, denn die Arbeitsstunden werden lediglich ins System eingetragen und an den Steuerberater geschickt. Alles was der Mitarbeiter zum Schluss erhält ist die Gehaltsabrechnung. Der Arbeitnehmer kann jedoch überhaupt nicht nachvollziehen wie die Zahl zustande gekommen ist.
Bei einer modernen Lösung mit Arbeitsstunden Rechner App ist das anders. Hier haben sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer immer alles im Überblick:
- Wann hat der Mitarbeiter gearbeitet?
- Wie lange war die Pause des Mitarbeiters?
- Wann befindet sich der Mitarbeiter im Urlaub?
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Einfache Überstundenberechnung
Das Bindemitglied zwischen einer Zeiterfassung und der Urlaubsplanung ist die Berechnung der Überstunden. Das klingt auf den ersten Blick etwas komisch, ist aber enorm wichtig. Viel Mitarbeiter lassen sich die Überstunden nicht ausbezahlen sondern „bauen“ sie sprichwörtlich ab. Das bedeutet dementsprechend einen freien Tag. Im Wandkalender, in dem die Urlaube aller Mitarbeiter angezeigt werden ist davon aber nichts zu finden. Die Ressourcenplanung wird dadurch deutlich schwerer.
Eine moderne Lösung verbindet diese beiden Elemente, wodurch alle sehen, dass jener Mitarbeiter nicht anwesend ist. Dadurch kann der Arbeitgeber besser planen, welcher Mitarbeiter wann und wo arbeitet. Zusätzlich kann der Arbeitgeber dies bei einer digitalen Lösung direkt auf seiner Stundenrechner App sehen.
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Vereinigung von Urlaubs- und Krankheitstagen
Genau das Gleiche gilt auch für die Vereinigung von Urlaub und Krankheitstagen. Wenn ein Mitarbeiter aufgrund einer Krankheit nicht kommt, taucht er zunächst einmal nirgendwo auf. Eine moderne Zeiterfassung mit Stundenrechner App, die zusätzlich noch die Urlaubsplanung beinhaltet hat hierbei gravierende Vorteil. Zum Beispiel kann man zusätzlich zu den schon genannten Vorteilen sämtliche Krankheitstage zusätzlich dokumentieren und im System hinterlegen. Man kann somit als Arbeitgeber nicht nur sehen wann ein Arbeitnehmer abwesend war, sondern auch aus welchem Grund. Dies kann neben dem Urlaub nämlich auch eine Krankheit sein oder der bereits erwähnte Überstundenabbau.
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Fazit
Es gibt mehr als genügend Gründe für die Vereinigung von Zeiterfassung und Urlaubsplaner. Speziell durch die Digitalisierung des Prozesses mithilfe einer Stundenrechner App spart man sich dadurch erheblichen Mehraufwand. Selbstverständlich fällt der Umstieg nach der jahrelangen herkömmlichen Zeiterfassung schwer, doch die zukünftigen Auswirkungen überwiegen deutlich. Man ist super für die Zukunft aufgestellt und den Mitarbeitern, sowie dem Steuerberater gefällt die moderne Zeiterfassung ebenfalls. Es ist nämlich endlich alles ordentlich, strukturiert und übersichtlich geordnet, bzw. einsehbar.
einer modernen Online Zeiterfassung kann man all diese Punkte auf einfachste Art und Weise ausklammern.
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