6 Gründe, warum der Arbeitsstundenzettel Ihren Betrieb zerstört

Nach wie vor benutzt die Großzahl der deutschen Unternehmen den klassischen Stundenzettel, welcher vielen wahrscheinlich auch als Arbeitsstundenzettel bekannt sein dürfte. Doch diesem altmodischen Modell sagen wir nun den Kampf an. Der Arbeitsstundenzettel hat ausgedient! Für diese These sprechen gleich mehrere Argumente, die wir natürlich keinem vorenthalten möchten. Zusätzlich zeigen wir direkt die passende Alternative, mit der Sie entspannt in die Zukunft schauen können.

1. Der Arbeitsstundenzettel kostet zu viel Zeit

Wenn Sie einmal bedenken, wie viele Schritte es benötigt, bis die letztendliche Arbeitszeit eines jeden Mitarbeiters erfasst ist kommt man ins Grübeln. Der Mitarbeiter muss den Zettel ausfüllen und nach seiner Arbeitszeit ins Büro reichen. Die Sekretärin oder womöglich sogar Sie selbst müssen den Zettel dann zunächst auslesen und ihn im Anschluss händisch in ein Excel-Dokument auf den Computer übertragen. Alleine das Lesen der einzelnen Schritte ist schon anstrengend genug und nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Deshalb sollte man lieber auf den Stundenzettel verzichten und sich die Zeit sparen.

Hier ein kleines Beispiel von einem wirklich schlechten Arbeitsstundenzettel

2. Er kostet zu viel Geld

Direkt in Verbindung mit dem vorherigen Punkt kommt nun der Geld-Aspekt. Bekanntlich ist Zeit ja Geld. Wenn man allein einmal den Stundenlohn der zuständigen Sekretärin mit dem zeitlichen Aufwand ausrechnet, kommt pro Monat schon eine ordentliche Summe zusammen. Zusätzlich multipliziert sich dies wiederum für die erfassten Arbeitszeiten aller Mitarbeiter, wobei unleserliche oder gar fehlende Arbeitsstundenzettel hierbei noch garnicht einbezogen wurden. Man kann also schon deutlich erkennen, was die umständliche Erfassung mit einem Arbeitsstundenzettel für einen finanziellen Aufwand darstellt. Vom Preis der tatsächlichen Stundenzettel war bis jetzt noch keine Rede. Zugegeben: der Preis ist nicht immens, aber auf Lange Sicht summiert sich dies schon. Davon sollte man lieber frühzeitig Abstand gewinnen und zu einer effizienteren und vor allem kostengünstigeren Lösung wechseln.

3. Er macht Sie rechtlich belangbar

Wer kennt es nicht: Man möchte am Monatsende die Abrechnung machen und dafür alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter eintragen. Doch erst dann fällt einem auf, dass einige Arbeitsstundenzettel unleserlich oder erst gar nicht vorhanden sind. Dies ist nicht nur äußerst nervig, sondern auch rechtswidrig. Laut Gesetz muss jeder normal angestellte Mitarbeiter mindestens die Überstunden erfassen. Bei Arbeitnehmern, die den Mindestlohn beziehen muss man die Arbeitszeit sogar komplett und minutengenau erfassen. Mit Stundenzettel ist dies nur sehr schwer möglich. Die rechtlichen Konsequenzen für die Nichterfassung von Arbeitszeiten sind immens. Die Strafen haben Unternehmen teilweise schon in den Bankrott getrieben.

4. Viele Daten gehen durch den Arbeitsstundenzettel verloren

Wie gerade schon beschrieben gehen Arbeitsstundenzettel ganz einfach verloren. Das muss nicht einmal mit Absicht passieren. Wenn man den Stundenzettel nur einmal aus Versehen im Regen liegen lässt sind die notierten Zeiten sprichwörtlich weggespült und der Zettel ist nicht mehr brauchbar. Gleiches gilt auch für alle anderen äußeren Einflüsse wie zum Beispiel Wind. Die Lagerung der Akten wurde hierbei noch gar nicht erwähnt. Dies ist zudem ein zusätzlicher Zeitlicher und kostenintensiver Aufwand, den man sich gerne ersparen würde. Wenn die Daten in der Cloud abgespeichert sind, kann man jederzeit auf sie zugreifen und sie sind immer abgesichert. Selbst bei einem Bürobrand wären die Daten noch vollständig verfügbar. Natürlich wünschen wir Ihnen alles andere als einen Bürobrand!

5. Falsche Daten schleichen sich ein

Falsche Daten können sich bei einem Arbeitsstundenzettel vielfältig einschleichen. Zunächst einmal kann man als Arbeitgeber nicht genau kontrollieren, ob der Mitarbeiter auch wirklich zu den notierten Zeiten am Arbeitsplatz, bzw. auf der Baustelle war. Somit könnte er im Prinzip aufschreiben was er möchte, solange es nicht zu abwegig und auffällig erscheint. Diese Stundenzettel werden dann wie schon beschrieben ins Büro gereicht, was meistens am Freitag Nachmittag zwischen Tür und Angel geschieht, wobei die Zettel  hierbei noch schnell ausgefüllt werden. Dass man da nicht jede Zahl und jeden Buchstaben mit der besten Handschrift einträgt ist verständlich. Somit können durch das Übertragen der Daten vom Arbeitsstundenzettel in Excel weitere Fehler entstehen. Wenn der Mitarbeiter dann auf seiner Abrechnung andere Zahlen vorfindet, als er erwartet hat, schafft dies nicht nur Frust und Enttäuschung beim Mitarbeiter, sondern auch den im nächsten Abschnitt beschriebenen Missstand: Das Misstrauen.

6. Er schürt misstrauen

Durch die grade genannten Übertragungsfehler kann ein hoher Grad an Misstrauen entstehen. Dies ist natürlich Gift für eine homogene und entspannte Arbeitsatmosphäre. Vor allem in kleineren und mittelgroßen Unternehmen kann dies schnell überhand nehmen. Im schlimmsten Falle schließen sich die Mitarbeiter zusammen gegen den Chef, woraus im Endeffekt eine Kündigungswelle entstehen kann. Die Mitarbeiter haben dann keine Arbeit und der Arbeitgeber keine Mitarbeiter mehr. Alles in allem kann dies nur von Nachteil sein.

7. Online Zeiterfassung schafft Abhilfe

Mit einer modernen Online Zeiterfassung kann man all diese Punkte auf einfachste Art und Weise ausklammern.

• Der Zeitliche Aspekt von Punkt 1 wird mit einer modernen Arbeitszeiterfassung dahingehend gelöst, als das man die Zeiten überhaupt nicht mehr Übertragen muss. Man erfasst die Zeiten am Handy, Tablet oder Computer und dann sind die Daten bereits automatisch als Excel Datei abgespeichert. Zusätzlich klickt man innerhalb einer Sekunde aufs Handy. Das Erfassen der Zeiten per Stundenzettel kann da nicht mithalten.
• Durch die zeitliche Ersparnis spart man sich auch bares Geld. Die Erfassung aller Zeiten geschieht automatisch, wodurch sich die Sekretärin bereits mit anderen Organisatorischen Aufgaben beschäftigen kann, wie zum Beispiel dem Kundenkontakt. Dieser ist für das Unternehmen auch deutlich wichtiger als das eintragen von Arbeitszeiten.
• Rechtlich sind Sie dann auch endlich auf der sicheren Seite. Durch die minutengenaue Erfassung einer modernen Lösung sind alle Arbeitszeiten erfasst, inklusive der Überstunden und der Pausen. Sämtliche rechtliche Regularien sind damit erfüllt und Sie können sich bei der nächsten Kontrolle vom Zoll entspannt zurücklehnen.
• Eine moderne Cloud-basierte Arbeitszeiterfassung speichert die erfassten Arbeitszeiten nicht einfach nur ab sondern sichert sie auch noch umfassend. Damit sind die Tage des Datenverlustes gezählt. Sämtlichen Äußeren Widrigkeiten wird damit getrotzt und die Zeiten sind zu jeder Tages- und Nachtzeit abrufbar.
• Wenn Mitarbeiter die Zeiten mit einer Online Zeiterfassung anstatt mit einem Arbeitsstundenzettel erfassen können Sie sich endlich wieder gegenseitig vertrauen. Die Zeiten werden für beide Parteien übersichtlich im System angezeigt, wodurch erst gar kein Misstrauen entstehen kann. Dies trägt zur entspannten Arbeitsatmosphäre bei.

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