Die Digitalisierung von Unternehmen schreitet stetig voran. Auch kleinere Betriebe schließen sich diesem Wandel an. Durch die Integrierung von Apps können sie wesentlich schneller und erfolgreicher arbeiten. So kann beispielsweise die Kommunikation im Betrieb verbessert, Kundendaten gemeinsam effizient verwaltet werden oder Personalverwaltung automatisiert werden. Wir stellen 4 Apps vor, die die Arbeitsweise auch bei kleineren Unternehmen verbessert und vereinfacht.
Slack: Übersichtliche Kommunikation und noch viel mehr
Eine App mit der man digital kommunizieren kann spart viel Geld. Das Aufsuchen der Mitarbeiter bei kleineren Problemen erübrigt sich durch eine kurze Nachricht. Außerdem können Arbeitnehmer, die sich aktuell im mobilen Einsatz befinden leichter erreicht werden und der Chef ist deutlich enger mit dem Personal verknüpft.
Anders als bei WhatsApp ist diese App aber nur auf das Unternehmen beschränkt. Dem Privatgebrauch während der Arbeitszeit wird somit vorgebeugt wodurch ausschließlich mit dem Vorgesetzten und unter der Belegschaft kommuniziert werden kann.
Abgesehen vom Nachrichtenaustausch kann mit der App auch ein Telefonat und Videogespräch geführt werden. Akute Probleme werden sofort besprochen und es wird schneller eine Lösung gefunden. Vor allem im mobilen Einsatz ist das sehr nützlich. Ein Mitarbeiter, der sich beispielsweise auf einer Baustelle befindet kann mithilfe der Videoanruf-Funktion sein Anliegen verdeutlichen und dem Chef leichter erklären wo grade der Schuh drückt.
Wer einen software-affinen Mitarbeiter im Unternehmen hat kann Slack sogar noch mit anderen Programmen verknüpfen, zB mit einer Cloud, einem Kalender oder dem CRM-System.
Zur Freude der Arbeitgeber ist die App kostenlos inklusive 5 Gigabyte Speicherplatz für den Betrieb. Wem das zu wenig ist kann die Pro Version erwerben. Diese kostet 7,60€ pro Mitarbeiter und Monat und beinhaltet unter anderem 10 GB Speicher pro Arbeitnehmer.
Crewmeister: Einfache Zeiterfassung und automatisierte Personalverwaltung
Das Dokumentieren der Arbeitszeit mit Zettel und Stift nimmt vor allem für kleinere Betriebe viel Zeit in Anspruch. Ständiges hinterhertelefonieren und die manuelle Übertragung von Stundenzetteln in Excel ist auf Dauer eine nervige Angelegenheit. Außerdem ist diese Variante anfällig für Übertragungsfehler.
Diese Zeit kann man sich sparen wenn die Arbeitszeit mithilfe einer App festgehalten wird. So stempeln sich die Mitarbeiter einfach über das Smartphone oder über ein Tablet am Eingang des Büros ein und aus. Die auf dem Handy/Tablet oder sogar Computer gestempelten Zeiten werden automatisch dokumentiert und können direkt am Computer ausgewertet oder als Excel-Dokument gespeichert werden. Nun genügt es das Dokument runterzuladen und an den jeweiligen Finanzbearbeiter als Ausdruck oder E-Mail zu schicken. Außerdem wird die Zeit mindestlohnkonform dokumentiert. So gehören Probleme mit dem Zoll der Vergangenheit an.
Crewmeister kann zwei Wochen lang kostenlos getestet werde. Im Anschluss zahlt man ca. 1-2€ pro Mitarbeiter und Monat, je nach Konfiguration.
Sie stehen noch ganz am Anfang und haben keine Ahnung von modernen Zeiterfassungen? Dann laden Sie sich doch erst einmal unsere kostenlose PDF „Zeiterfassung 4.0“ herunter. Wir Begleiten Sie auf dem Weg von der Analyse des aktuellen Zustands bis zur letztendlichen Einführung.
Projektplanung mit Trello
Trello lohnt sich vor allem für Unternehmen, die kleine oft wechselnde Projekte bearbeiten oder Ihre Produktion in Arbeitsschritte einteilen wollen. Während die analoge Projektplanung und Zuweisung von Mitarbeitern meist umständlich ist, lässt sich dies mit der App übersichtlich und einfach umsetzen.
Der Arbeitgeber lädt zu Beginn alle Mitarbeiter in die App ein. Er kann unendlich viele Projekte mit Aufgabenbereichen und einzelnen Aufgaben erstellen, die er dann den jeweiligen Mitarbeitern zuweist. Es können beliebig viele Projekte und Arbeitsschritte (die sogenannten Lists) zu einem Mitarbeiter zugeordnet werde. So kann ein Handwerker beispielsweise bei zwei Baustellen gleichzeitig eingetragen werden. Wenn er die eine Baustelle beendet hat kann er in der App überprüfen, welchen Arbeitsschritt er bei der nächsten Baustelle als erstes angehen muss und verliert nicht den Überblick.
Auch für die Organisation vieler Projektschritte ist die App geeignet. Ein Fahrradhersteller plant zum Beispiel die einzelnen Abläufe seiner Produktion von „Teile, die noch benötigt werden“ bis hin zu „Fertig montiert“. Dies verschafft ihm einen besseren Überblick über die zu produzierenden Fahrräder.
Trello funktioniert sowohl auf dem Handy und Tablet, als auch auf dem Computer. So können auch unterwegs Arbeitsschritte als „erledigt“ markiert werden und der Vorgesetzte weiß sofort bescheid.
Ein Plus für alle Kleinbetriebe: Trello ist kostenlos. Die Webseite des Anbieters ist zwar auf Englisch konzipiert, jedoch ist das Programm nach kurzer Anmeldung komplett auf Deutsch verfügbar.
Permanenter Zugriff auf alle Firmendaten mit Google Drive
Mit Google Drive können die Daten des ganzen Unternehmens auf einer Cloud gespeichert werden.
Somit wird die herkömmliche lokale Aufbewahrung auf den jeweiligen Computern der Mitarbeitern vermieden, was mehrere Vorteile hat:
Jeder Mitarbeiter hat gleichzeitig Zugriff auf alle Unternehmensdaten. So wird einer Mehrfachspeicherung vorgebeugt und jeder ist auf dem gleichen Stand. Außerdem können mehrere Angestellte gleichzeitig an einem einzigen Dokument arbeiten. Dies steigert das Arbeitstempo enorm. Google bietet hierfür das sogenannte „Docs“ an, das vom Layout her an ein ganz normales Word-Dokument oder an eine Excel-Tabelle erinnert.
Zusätzlich werden alle Daten durch mehrfach durch Backups gesichert. Eventuellen Datenverlusten können auf diese Weise vermieden werden.
Auch bei Google Drive besteht die Möglichkeit einer 14tägigen Testversion. Im Anschluss belaufen sich die Kosten auf 8€ pro Nutzer pro Monat.
