Ein perfekt strukturiertes Büro der 80er Jahre bestand aus physischen Akten und Ordnern. In den 90ern haben PCs mit Microsoft Word und Excel langsam Einzug in deutsche Büros gehalten. Zur Jahrtausendwende begann dann der Boom des Internets und mit ihm liefen viele Anwendungen nicht mehr nur über lokale Rechner, sondern auch über große Server-Systeme.
Die aktuell neueste Entwicklung ist die Verwendung sogenannter cloudbasierter Apps.
Cloud-Apps sind Softwareprogramme, die im Gegensatz zu herkömmlichen Programmen wie Word oder Excel nicht lokal auf den Computer heruntergeladen werden, sondern direkt über einen Browser laufen. Außerdem erfolgt die Speicherung der Daten ebenfalls nicht auf dem lokalen PC, sondern auf einem Server.
Einer Studie von IDG Business Research zufolge nutzen heute bereits 58,8% der Unternehmen in Deutschland Cloud Software oder planen Cloud-Software einzuführen.
Jedoch scheuen sich vor allem kleine Unternehmen oft davor, diese einzuführen. Das liegt meist an verschiedenen Gründen, zum Beispiel am fehlenden Vertrauen gegenüber internetbasierten Anwendungen.
Jedoch bietet Cloud-Software auch für kleine Unternehmen einige nicht von der Hand zu weisende Vorteile. Unternehmer die sich dieser Entwicklung langfristig verschließen werden es schwer haben, mit der direkten Konkurrenz mitzuhalten. Im Kampf um die beste Marktposition könnten Sie so, im Vergleich zu Anbieter die bereits jetzt auf Cloud-Software setzen, den Kürzeren ziehen.
Auch aus diesem Grund zeigen möchten wir in diesem Artikel aufzeigen, warum auch kleine Unternehmen auf Cloud-Software zurückgreifen sollten.
Cloud-Software ist auf Dauer günstiger
Viele Unternehmen – darunter vermehrt kleinere – schrecken vor dem Einsatz von Cloud-Lösungen zurück. Einer der Hauptgründe sind die erwarteten Kosten. Jedoch ist vielen nicht bewusst, dass gemietete Cloud-Software langfristig wesentlich günstiger ist im Gegensatz zu komplizierten Kauflösungen oder die händische Bearbeitung der Prozesse.
Einmaligen Kauflösungen beinhalten viele Risiken
Kauflösungen kosten gleich zu Beginn eine Menge Geld. Außerdem weiß man zu Beginn der Verwendung noch nicht, ob man diese auch für immer behalten möchte oder ob sie 100%ig für das Unternehmen geeignet ist.
Bei der Verwendung von Cloud-Software sind die Kosten am Anfang jedoch sehr überschaubar. keine schwer kalkulierbaren Kosten für das Nachrüsten veralteter Versionen an. Vor hohen Serverkosten muss man sich genauso wenig fürchten. Oftmals entfallen diese sogar komplett und sind schon in der Grundgebühr enthalten.
Die Kostenstruktur von Cloud-Software ist übersichtlich
Zwar fällt bei einer Cloud-Lösung oft ein monatlicher Betrag an. Dieser ist jedoch relativ niedrig im Vergleich zu einer Kauflösung. Außerdem sind sämtliche Funktionen wie zum Beispiel regelmäßige Updates und der Kundensupport meist im Preis inbegriffen. Bei Kauflösungen ist es hingegen keine Seltenheit einen Minutengenau festgelegten Preis für den Kundensupport zu verlangen.
Außerdem sind die monatlich anfallenden Kosten erheblich leichter zu kalkulieren. Dabei hängt der Preis meist von der Anzahl der Mitarbeiter ab. Somit zahlt man nur das, was man auch wirklich braucht. Auf diese Weise kann man bei der Anstellung neuer Mitarbeiter einfach neue Lizenzen hinzubuchen und bei Entlassung die Anzahl der Lizenzen verringern.
Hohe Flexibilität
Bei der Verwendung von fest installierten Programmen entsteht zwangsläufig eine gewisse Orts- bzw. Gerätegebundenheit. Man kann das Programm bzw. seine Daten nur auf dem elektronischen Endgerät nutzen, auf dem die Software auch installiert ist.
Mit einer Cloud-Software ist dies anders. Da das jeweilige Programm nicht fest direkt installiert ist sondern über einen Internet-Browser läuft kann man von überall darauf zugreifen. Alles was dazu benötigt wird ist ein internetfähiges Smartphone, Tablet, Computer oder Laptop und eine Internetverbindung. Letzteres ist 2017 in Deutschland schon zur Normalität geworden. Nach kurzem Login kann man das Programm bereits nutzen und ist innerhalb von Sekunden wieder in die Arbeit vertieft.
Viele Cloudlösungen bieten sogar einen Offline-Modus an, bei dem auch ohne Internetverbindung mit der Software gearbeitet werden kann. Die Änderungen werden auf dem Gerät zwischengespeichert und letztendlich mit den Servern synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung zum Internet vorhanden ist.
Durch den Einsatz von Cloud-Software wird das Zusammenarbeiten in der Belegschaft ebenfalls gesteigert. Da die Daten auf einem Server gespeichert werden kann jeder Mitarbeiter gleichzeitig auf die Daten zugreifen. Vor allem bei temporären Projekten ist dies sehr nützlich. So kann man beispielsweise mit Google Docs in Echtzeit und mit mehreren Mitarbeitern gleichzeitig an einem Dokument oder einer Excel-Datei arbeiten und sieht sogar, was der jeweils andere Mitarbeiter gerade eintippt.
Das alles schafft eine Unabhängigkeit von elektronischen Endgeräten und einem festen Arbeitsort.
Keine Installation notwendig
Cloud-Software läuft meist direkt über den Browser. Somit entfällt eine Installation, genauso wie ein langwieriger Download oder der Bestellvorgang von Software-CD´s.
Diese Vorgänge sind meistens Zeitaufwändig, vor allem wenn ein Programm auf vielen PC´s installiert werden muss. Dies beinhaltet den meist lästigen Installationsvorgang. Wer hat nicht schon mal einen 16-stelligen Produkt-Key eingegeben und mehrmals falsch geschrieben?
Nach der Installation hört das Installieren jedoch noch lange nicht auf. Updates müssen bei Kauflösungen nämlich ebenfalls selbst heruntergeladen und installiert werden. Dies bringt uns direkt zum nächsten größeren Punkt.
Stets am Zahn der Zeit und nie wieder manuelle Software-Updates
Software über mehrere Geräte auf dem aktuellsten Stand zu halten sowie zu aktualisieren ist mühsam.
Bei der Nutzung von Cloud-Software sinkt der Administrationsaufwand enorm. Die IT-Infrastruktur ist teilweise oder nahezu komplett ausgelagert, denn für die Updates und Datensicherung ist der Cloud-Anbieter selbst verantwortlich. Somit entfallen auch kostspielige Investitionen in neue Server oder Clients. Softwareupdates werden regelmäßig und automatisch durchgeführt.
Ein Unternehmen hat dadurch automatisch, geräteübergreifend immer die neueste Softwareversion So ist Ihr Unternehmen ohne großen Aufwand immer auf dem neuesten Stand und kann die gesparte Zeit sinnvoller nutzen.
Einheitliche Struktur der Software ist das A und O in jedem Unternehmen
Als Folge von regelmäßigen automatischen Updates durch den Cloud-Anbieter hat jeder Nutzer die gleiche Struktur und Version der Software.
Bei lokal installierten Programmen kann man dies vor allem in kleinen Unternehmen oft nicht zu 100% gewährleisten. Es gibt zum Beispiel Mitarbeiter, die ihre Programme regelmäßig selbstständig updaten und es gibt welche, die dies überhaupt nicht tun, beziehungsweise technisch nicht affin genug sind, um eine regelmäßige Aktualisierung der Software zu gewährleisten. Dies kann vor allem langfristig zu erheblichen Problemen führen. Wenn die verschiedenen Versionen einer Software zu weit auseinander liegen kann es unter Umständen passieren, dass sie ihre Kompatibilität zueinander verlieren.
Wenn man beispielsweise ein Dokument in Microsoft Word 2016 abspeichert kann man dieses mit einer älteren Version, wie zum Beispiel Microsoft Word 2003 nur schwer öffnen. Meistens wird das Dokument dann in veränderter Form angezeigt, weil es spezielle Formatierungen oder Schriftarten im Jahr 2003 noch nicht gab. Probleme die Nutzer von Cloud-Apps nicht betreffen.
Datensicherheit genießt immer höheren Stellenwert
Viele Unternehmer sorgen sich um die Sicherheit Ihrer Daten, die auf Cloud-Servern gespeichert sind. Das ist auch vollkommen berechtigt. Datensicherheit sollte ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl von Software sein. Vor allem wenn es um sensible Kundendaten oder betriebsinterne Daten handelt.
Dabei sind Cloud-Systeme in den meisten Fällen wesentlich sicherer als die Speicherung der Daten auf lokalen Servern oder einzelnen Geräten. Die Cloud-Anbieter führen wie oben schon beschrieben regelmäßige Sicherheitsupdates durch. Zusätzlich werden in der Regel ständig Sicherungskopien angelegt, die für den Fall eines Server-Absturzes eingesetzt werden können. Somit gehen Ihre Daten keinesfalls verloren.
Der einfachste Grund wurde jedoch noch gar nicht genannt. Vor allem in Kleinunternehmen gibt es meist keinen qualifizierten Mitarbeiter, der sich mit den Themen Datensicherheit und Sicherungskopien auskennt. Cloud-Software-Anbieter hingegen stellen extra Experten an, die sich in diesem Bereich bestens auskennen.
Fazit
Wer heutzutage Cloud-Software nutzt ist wesentlich flexibler und die gesamte Belegschaft verfügt über eine einheitliche und gut funktionierende Software. Sämtliche früher selbst durchzuführende Installationen, Updates und Sicherungskopien fallen ebenfalls weg. Zudem bleibt man durch den Cloud-Anbieter immer auf dem neuesten Stand und geschützt, was sensible Daten angeht. Ganz nebenbei spart man sogar noch bares Geld.
Cloud-Technologien bieten einen echten Wettbewerbsvorteil und genau deswegen sollten sich Unternehmer jetzt für den Umstieg auf eine Cloud-Lösung entscheiden.
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