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In der heutigen Zeit beklagen sich Unternehmen immer häufiger über Probleme in den Geschäftsabläufen.
- Kundenbestellungen brauchen zu lang
- Mitarbeiter suchen Unterlagen
- Der Wartungsplan der Maschinen ist fällig
Keine Zeit zum Durchatmen, Angestellte werden krank, müssen einspringen und den eigenen Aufgaben hinterherhecheln… An Urlaub denken die wenigsten und wenn, dann mit einem Seufzen.
Abhilfe schaffen Standards und standardisierte Prozesse, die jeder Betrieb verfeinern kann! Besonders einfach ist dies mit einer digitaler Zeiterfassung und über Cloud-Workflow-Apps. So funktioniert die Standardisierung in jedem Betrieb!
Ungesteuerte Prozesse verschleudern Zeit und Geld
Prozessmanagement ist in jedem Betrieb wichtig, ganz gleich wie Unternehmensführer es nennen. Jeder Ablauf ist ein Prozess:
- Kundenbestellung aufnehmen
- Ware produzieren und vermarkten.
Je besser ein Unternehmen die eigenen Prozesse kennt und dokumentiert, desto leichter lassen sie sich steuern.
Ein ungesteuerter Prozess kann so aussehen:
- Kunden wenden sich über einen Kommunikationsweg an das Geschäft
- Die Informationen werden auf einem Schmierpapier festgehalten, auf einem Dokument, oder im Warenwirtschaftssystem.
- Wenn gerade Zeit ist, dann sieht ein Mitarbeiter nach, ob er Angebote schreiben sollte und fragt nach fehlenden Informationen.
- Der Auftrag kommt an die Pinnwand, digital in die Bearbeitung, oder in das Dokumentenfach.
- Das nächste Teammitglied bearbeitet die Bestellung und gibt dem Kunden Bescheid oder legt die Bestellung zum Service.
- Jemand kümmert sich hoffentlich rechtzeitig um Rechnungsstellung und Zahlungskontrolle.
Die Probleme sind offensichtlich: Es gibt keine klaren Zuständigkeiten, keine verbindlichen Aussagen zur Dauer und am Ende vergessen viele Betriebe die Rechnungsstellung.
Standards sorgen für freiere Unternehmen
Wenn ein Unternehmer alle Mitarbeiter auf einen Standard einschwört, dann erledigen sich viele Probleme wie von selbst. Die Kontaktaufnahme eines Kunden landet auf die gleiche Art im System (Dokumentenfach oder Datenbank). Der erste Gang in die Produktion dient zur Übersicht über neue Aufträge und einer Priorisierung und Verteilung der Arbeit. Verzögerungen durch bestellte Teile sind vom Auftrag ersichtlich, wenn der Kunde nachfragt. Durch wiederkehrende Abläufe bleibt keine Bestellung liegen oder gerät in Vergessenheit. Das Dokument mit dem Auftrag, der Dokumentation und beispielsweise der Teileliste wandert mit der Ware ins Abholregal. Diese Stelle hat der Servicemitarbeiter im Blick und schreibt die Rechnung. Im Anschluss informiert die Kunden. Bei Rechnungszahlung wird das Zahlungsziel vermerkt und kontrolliert.
Verschwendung von Lager, Zeit und Ressourcen durch fehlende Steuerung kostet Unternehmen einen guten Teil des Gewinns. Routinen und standardisierte Abläufe sorgen für mehr Klarheit bei Unternehmern, ihren Mitarbeitern und den Kunden.
Wie finden Unternehmer die richtige Standardisierung?
Sobald ein Ablauf klar definiert ist, legen Unternehmer mit Ihren Mitarbeitern den Standard fest: In welcher Reihenfolge werden die Schritte absolviert und wie lange dauert das?
Bei einer digitalen Zeiterfassung dienen beispielsweise die Excel Datenexporte als Grundlage. Wichtig ist, dass die Zeiten aller Mitarbeiter vorliegen. Erklärungen für Ausreißer nach oben und unten helfen dabei, den Standard zu optimieren und eine einheitliche Vorgehensweise zu finden.
Erst wenn jeder Schritt jedem Mitarbeiter einleuchtet und in der vorgegebenen Reihenfolge befolgt wird, reden wir von der Standardisierung der Prozesse.
Das Ziel sind klare Ergebnisse: Zeitdauer, Qualität und Quantität.
Analoge und digitale Prozesserfassung
Arbeitet ein Unternehmen mit einer Branchensoftware, hat es meistens viele Prozessschritte digital. Nicht viele Softwares von der Stange lassen sich perfekt an einen Betrieb anpassen. Auf der anderen Seite sind Branchenspezifische Softwares oft zu Umständlich und befassen sich mit vielen Dingen, die für ein kleines Unternehmen eher unwichtig sind.
Eine Optimierung der Prozessschritte an die Software lohnt sich nur bedingt und sollte vor jedem Softwarewechsel geprüft werden.
Analoge Prozesse mit Papieraufträgen brauchen Sorgfalt und eine klare Zuordnung: Beschriftete Kästen und Ordner, eine klare Übersicht und ein disziplinierter Umgang mit Dokumenten. Papierlose Büros legen von Anfang an eine langfristige Datenstrategie an, verwalten Dateien und sorgen für Backups. In den meisten Fällen lohnt sich jedoch eine Umstellung auf digitale Prozesse, weil viele Schritte automatisch geschehen und nicht händisch von jeder Abteilung bearbeitet werden müssen.
Der wichtigste Schritt ist die Nachvollziehbarkeit von Handlungen und Informationen. Eine etablierte Struktur lässt sich im Gegensatz zu einer Arbeitsmethode nur schwer ändern! Der standardisierte Prozess dagegen bleibt dynamisch: Das beste Vorgehen von heute kann morgen durch ein geändertes Teil im Getriebe hinfällig sein. Eine kontinuierliche Verbesserung und Überprüfung gehört zum Prozessmanagement.
Was sind standardisierte Prozesse?
Ein standardisierter Prozess ist die gleiche Abfolge von Handlungen, die ein gleiches Ergebnis erwarten lassen. Beispielsweise ist jede Kundenbestellung bei einem Kunsthandwerker anders, gleich sind die Prozessschritte: Kundenanfrage – Auftragsannahme – Fertigung – Lieferung – Zahlung.
Dieser Geschäftsprozess teilt sich in die jeweiligen Teilschritte, die wiederum gleichartig ablaufen. Wenn der gesamte Prozess über Checklisten der einzelnen Stationen erfasst werden kann, ist der erste Schritt zur Standardisierung getan.
Die zeitliche Erfassung über digitale Zeiterfassung oder Stoppuhr ermöglicht die Feinjustierung:
Überaus schnelle Mitarbeiter können den Prozess weiter optimieren, oder auch Fehler im System erklären. Langsamere Mitarbeiter bekommen passende Nachschulungen. Voraussagen über Kapazitäten und Arbeitslast sind im Vorfeld möglich.
Standards, Reifemodell und Stabilität von Prozessen
Standardisierte Prozesse senken die Fehlerquote, sorgen für mehr Vorhersehbarkeit und erleichtern auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Alle Handlungen sind dokumentiert und nachvollziehbar.
Je besser ein Prozess gesteuert ist, desto mehr Reife besitzt er. Messen und Steuern sind Teil der kontinuierlichen Verbesserung hin zu stabilen Prozessen. Sobald jeder Mitarbeiter den perfekten Handgriff beherrscht und die Fehlerquote minimiert ist, reden wir von stabilen Prozessen.
Vorteile der Standardisierung von Prozessen
Ungesteuerte Prozesse fressen Zeit, Geld und die Motivation der Mitarbeiter. Jede Stufe zu mehr Standardisierung bringt Ruhe ins Unternehmen und eine bessere Bilanz: Verschwendung senken, Effizienz steigern und mehr Zufriedenheit sind Begleiterscheinungen. Aufgaben werden nachvollziehbar und in ähnlicher Zeit absolviert. Weniger Überstunden und stabilere Nerven im Team schaffen Platz für die eigentliche Arbeit – analog und digital.
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