Warenwirtschaft als Basis für erfolgreiche Onlineshops: Zettelwirtschaft war gestern

Einführung einer online Warenwirtschaft

Bei dem Artikel handelt es sich um ein Gastartikel. Mehr Informationen zum Gastautor findet man am Ende des Artikels.

Gerade zu Beginn sind Onlinehändler zurückhaltend mit der Integration technisch umfangreicher Systeme, die dabei helfen den eigenen Webshop effizient und strukturiert zu betreiben. Viele greifen zur Steuerung und Kontrolle der Warenein- wie -ausgänge gern auf die beliebte Verwaltung per Excel-Tabelle zurück. Doch je größer die Produktpalette wird und je umfangreicher die Warenströme, desto mehr kommt es darauf an, als Onlinehändler zeit- und kostensparend zu arbeiten, um den Onlineshop auch gewinnbringend zu betreiben.

Abhilfe schafft dabei eine WaWi, die zeit- und kosteneffizient die einzelnen Prozesse koordiniert, die Daten in Echtzeit verwaltet sowie Fehlerquellen aufzeigt, die unmittelbar behoben werden können.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem, auch Warenwirtschaft oder kurz WaWi genannt, ist eine Unternehmenssoftware, die in einem Onlineshop zur Erfassung und Verwaltung sämtlicher Daten zum Einsatz kommt. Sie bildet damit alle Warenströme ab und sorgt dafür, dass ein Großteil der Prozesse automatisiert ablaufen kann.Dies ermöglicht, dass Vorgänge und Prozesse schneller, effizienter und fehlerfrei ablaufen und so der Umsatz nachhaltig und ohne weiteren Ressourceneinsatz gesteigert werden kann.

Die Warenwirtschaft kennt beispielsweise die genaue Anzahl eines bestimmten Produktes im Lager und meldet dies in Echtzeit dem Onlineshop für die Darstellung auf der Produktseite. Der Kunde kann sich also darauf verlassen, dass seine Ware verfügbar ist und seine Bestellung auch zum gewünschten Zeitpunkt eintrifft. Ohne Warenwirtschaft können bereits bei der Bestellung erste Fehler unterlaufen. Ist die Ware beispielsweise nicht mehr auf Lager, kommt es zu Bestellverzögerungen und die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde erneut im Onlineshop bestellt, sinkt rapide.

Die drei zentralen Funktionen einer WaWi:

  1. Struktur für Einkauf und Verkauf: Das System kennt die Vorlieben der Kunden sehr genau und weiß beispielsweise, welche Produkte stark nachgefragt sind und welche nicht. Es ordert automatisiert Produkte nach, damit kein Leerlauf im Lager herrscht. Somit unterstützt es auch maßgeblich die Logistik und Lagerauslastung.
  2. Warenein- und -ausgang: Das System stellt sicher, dass bei jeder Bestellung genau die Produkte versandt werden, die der Kunde auch wirklich bestellt hat und sorgt zudem für eine Auslieferung mit der dazugehörenden Rechnung. Ebenso werden zurückgeschickte Waren ordnungsgemäß zurückgebucht und verrechnet.
  3. Lagerwirtschaft: Dank elektronischer Unterstützung können beispielsweise Inventuren viel schneller und fehlerfreier ablaufen. Bei einem Blick ins System ekennt jeder Mitarbeiter die Anzahl der tatsächlich verfügbaren Produkte und den Lagerstandort.

Die Warenwirtschaft im Einsatz: Die wichtigsten Vorteile

  1. Zeitersparnis durch Automatisierung: Die Automatisierung von Prozessen bringt vor allem eine große Entlastung für den einzelnen Mitarbeiter, da er sich nun um wirklich tagesaktuelle Aufgaben kümmern kann. Aber auch die Zeit für die Abwicklung von Aufträgen und Rechnungen verkürzt sich durch den Einsatz einer WaWi und sorgt für einen hohe Kundenzufriedenheit.
  2. Sinkende Fehlerquote dank des Einsatzes eines Systems: Mit einer WaWi sind alle Daten in Echtzeit in einem einzigen System hinterlegt, auf das jeder verantwortliche Mitarbeiter Zugriff hat. Das händische Aktualisieren der Daten in verschiedenen Excel-Tabellen entfällt somit.
  3. Kostenersparnis durch Optimierung: Mit einer WaWi können Shop-Betreiber einfacher und schneller Optimierungspotenziale entdecken, zum Beispiel Abläufe einfacher und damit effizienter gestalten oder Plätze im Lager besser nutzen. So kann man Kosten einsparen, mit denen man wichtige Marketing-Aktionen finanzieren kann.

Die Bedarfsanalyse: Was muss die WaWi können?

Wer sich dafür entscheidet einen Onlineshop zu betreiben, sollte sich frühzeitig mit der Frage zur Anbindung einer WaWi beschäftigen. Denn diesen wichtigen Schritt muss man gut planen. Bewährt hat sich dabei als Vorbereitung ein Dokument, welches die wichtigsten Anforderungen, Funktionen oder auch die Anzahl der Mitarbeiter enthält, die zukünftig mit diesem System arbeiten sollen. Kluge Onlinehändler denken dabei auch an die Zukunft und notieren vorausschauend Funktionen, die später von großer Bedeutung für den Webshop sind.

In diesem Dokument sollten ebenso geplante Schnittstellen zu weiteren Marktplätzen sowie das Budget für die Software und den technischen Support festgehalten werden. Zudem muss man die Verantwortlichkeit für die Integration der WaWi klären, damit sich alle Mitarbeiter mit ihren Fragen künftig an den passenden Ansprechpartner wenden können.

Neue Kunden gewinnen: Marktplatz-Anbindung zu Amazon & Co

Laut einer aktuellen Studie von EHI und Statista „E-Commerce-Markt Deutschland 2018“ nehmen besonders die Aktivitäten der kleineren Onlinehändler auf externen Marktplätzen wie Amazon und Ebay deutlich zu. Warum? Als Onlinehändler profitiert man von einer großen Reichweite und der Aktivierung neuer Zielgruppen. Deswegen ist es wichtig, sich nicht nur auf die eigene Plattform, den Onlineshop, zu verlassen. Mittels WaWi lassen sich per Schnittstelle externe Marktplätze als zusätzlicher Vertriebskanal nutzen.

Vorteile einer Schnittstelle zu neuen Verkaufsplattformen

  • Die Artikel werden zentral verwaltet und müssen nicht für jeden einzelnen Marktplatz aufwändig gepflegt werden.
  • Alle Zahlungseingänge werden automatisch erfasst.
  • Gibt es Änderungen bei der Anzahl verfügbarer Produkte, den Versandkosten oder dem Preis, werden diese für jede Plattform automatisiert aktualisiert.
  • Egal auf welcher Plattform der Kunde bestellt, die Übermittlung einer Versandbestätigung und Tracking-ID erfolgt automatisiert.
  • Speziell für eBay gilt, dass Informationen bei Biet-Prozessen in Echtzeit übermittelt werden.

Ebenso wie die Bedarfsanalyse der WaWi muss auch vor der Anbindung der neuen Plattformen via Schnittstelle klar sein, welche Daten man verwalten und pflegen muss.

Datenimport und Datenexport: Das sollten Onlineshop-Betreiber wissen

1. Was passiert mit den alten Daten bei der nachträglichen Integration einer WaWi?

Vielen Shop-Betreibern ist es besonders wichtig zu wissen, was eigentlich mit ihren vorhandenen Daten passiert und ob man diese, möglichst ohne großen Aufwand oder Verlust, in das neue System übernehmen kann. Bevor dieser Prozess startet muss man als Shop-Betreiber wissen, welche verschiedenen Daten es gibt:

a. Bewegungsdaten

Fallen Daten nur einmalig an, spricht man von Bewegungsdaten. Das kann beispielsweise eine Rechnung zu einem bestimmten Produkt sein oder ein Angebot zu einer Ware. Diese Daten sind teilweise so speziell, dass es auf dem Markt bisher nur wenige Software-Anbieter gibt, die die Möglichkeit haben diese nicht konstanten Daten in die neue WaWi Warenwirtschaft zu übertragen.

b. Stammdaten

Feste Daten wie Adressen oder Namen von Kunden und Partnern sind Stammdaten, die über einen längeren Zeitraum gleich bleiben. Bei diesen Daten geht die Migration meist schnell und unkompliziert von der Hand.

Unser Tipp bei der Bewegung von Daten in ein neues System: Onlinehändler sollten zuerst eine Art Test-Migration durchzuführen. So kann man parallel mit beiden Systemen arbeiten und analysieren, welche Fehler bei der Datenübertragung passieren können. Im besten Fall können Shop-Betreiber diese Fehler vorab umgehen. Zudem bietet die Test-Migration allen Mitarbeitern einen ersten Einblick in das neue System. An dieser Stelle findet man häufig selbst Optimierungsmöglichkeiten, die der Software-Anbieter bei der reellen Installation des neuen Systems mit beachten kann.

2. Wie funktioniert ein Datenexport aus der WaWi?

Großen Klärungsbedarf haben Mitarbeiter immer wieder, wenn es darum geht, Daten direkt aus der WaWi zu exportieren. Im Speziellen geht es darum, nur die wirklich relevanten Daten zu erhalten ohne vorher großen Selektionsaufwand zu betreiben. Auch dieser Prozess des Datenexports gestaltet sich mit einer WaWi schnell und unkompliziert. Mitarbeiter können per Klick die gewünschten Daten auswählen und diese in ihrem favorisierten Ausgabeformat speichern. Dazu steht hier nach wie vor die Excel-Tabelle an erster Stelle.

Fazit: Alles läuft Hand in Hand

Eine Warenwirtschaft als umfassende Unternehmenssoftware verknüpft auf smarte Weise Lager, Verkauf und Einkauf. Alle Systeme laufen Hand in Hand, so dass jeder Mitarbeiter stets Zugang zu den aktuellen Daten erhält. Zudem können mit Hilfe einer WaWi Fehler bei Prozessen schneller aufgedeckt und behoben werden. Wichtig ist nur, sich als Onlinehändler umsichtig und vorausschauend für das System zu entscheiden, das den eigenen Anforderungen und Bedürfnissen am ehesten gerecht wird. Dabei muss man auch die verantwortlichen Mitarbeiter einbeziehen, die ihre praktische Erfahrung in diesen Auswahlprozess mit einfließen lassen.

Autorenprofil Tobias Ambrosch

Seit 2007 im Marketing der SelectLine Software GmbH tätig, gehört seine Business-Leidenschaft den Themen rund um die Prozessoptimierung in kleinen und mittleren Unternehmen, durch optimal angepasste ERP-Software und Warenwirtschaftssysteme. Dazu gehören immer mehr auch die Themen Digitalisierung und Industrie 4.0.

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