Ihr kostenloser Excel Urlaubsplaner – Jetzt als Vorlage downloaden

Ein übersichtlicher Urlaubsplaner, in dem man sämtliche Urlaubstage der Belegschaft einträgt, sollte in allen deutschen Betrieben zur Norm gehören. So behält man als Arbeitgeber alles im Blick und vermeidet schwerwiegende Fälle, bei denen drei wichtige Mitarbeiter gleichzeitig im Urlaub sind.

Damit so etwas in Ihrem Unternehmen nicht passiert, bieten wir hier eine kostenlose, frei bearbeitbare Urlaubsplaner Vorlage an, die Sie mithilfe von Microsoft Excel öffnen und bearbeiten können.

So möchten wir allen Unternehmen helfen, die entweder einen unübersichtlichen Wandkalender, oder einen fehlerhaft erstellten Excel Urlaubsplaner verwenden.

 

Kostenloser Urlaubsplaner als Excel-Datei

Ein Klick auf den Download-Button genügt und schon befindet sich die Excel-Vorlage in Ihrem Download Ordner. Lesen Sie sich im Anschluss unbedingt die Anleitung durch. So vermeiden Sie, dass Sie Ihre Urlaubsplaner-Vorlage falsch konfigurieren.

Anleitung zur Excel Urlaubsplaner Vorlage:

  1. Tragen Sie in die Spalte „Mitarbeiter“ die Namen von sich selbst und Ihrer Belegschaft ein.
  2. Geben Sie in der Spalte „Urlaubstage 2020“ die Anzahl an Urlaubstagen ein, die der einzelne Mitarbeiter jeweils hat. In der Urlaubsplaner Vorlage sind bereits zwei Beispiele hinterlegt.
  3. So tragen Sie einen Urlaubstag in die Vorlage ein:
    1. Suchen Sie sich den richtigen Mitarbeiter und dessen Zeile heraus
    2. Suchen Sie in der Zeile den gewünschten Tag
    3. Tragen Sie in die Zelle des Tages einen Urlaub ein, in dem Sie die Zelle mit einem Wert füllen. Hierfür können Sie sich selbst einen Wert aussuchen, beispielsweise ein „X“
    4. Im Anschluss wird der Wert der verbleibenden Urlaubstage in der Spalte „Resturlaub“ angezeigt.

Wichtig: Tragen Sie nur einen Urlaub in die Tage ein, an denen der Mitarbeiter normalerweise tatsächlich arbeitet. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise nicht Samstags und Sonntags arbeitet, müssen Sie dort auch keinen Urlaub eintragen.

 

Der Wandkalender hat ausgedient

Vor allem in kleinen Unternehmen ist es immer noch gang und gäbe, einen einfachen Wandkalender für die jährliche Urlaubsplanung zu verwenden. Was bei zwei Angestellten vielleicht noch halbwegs funktioniert, wird bei mehreren Mitarbeiter schnell unübersichtlich. Vor allem wenn man einen Urlaub fehlerhaft eingetragen hat, ist es schwer ihn wieder zu löschen, ohne dabei auf das Übermalen mit Textmarker zurückzugreifen.

Zusätzlich hat der Wandkalender noch einige andere Schwächen, die wir hier einmal als Stichpunkte aufzählen:

  • Kein Backup: Wird der Wandkalender beschädigt oder verunstaltet, sind alle eingetragenen Urlaube verloren.
  • Unübersichtlich: Wie viel Resturlaub hat ein Mitarbeiter noch? Wie viele Urlaubstage hat er aus dem alten Jahr übrig? Diese Fragen kann man mit einem Wandkalender nur sehr schwer beantworten.
  • Unflexibel: Nicht jeder Mitarbeiter geht extra ins Büro, um einen Urlaub anzufragen. Somit kann man den Urlaub nicht direkt flexibel eintragen und vergisst es im schlimmsten Fall sogar noch. So kann es im Anschluss zum Konflikt mit dem Mitarbeiter kommen.

Excel ist gut, aber auch risikobehaftet

Eine Alternative zum Wandkalender ist die Verwendung eines Tabellenkalkulationsprogramms, wie zum Beispiel Microsoft Excel. Beispielsweise kann man dank unserer kostenlosen Excel-Vorlage alle Urlaube aller Mitarbeiter übersichtlich eintragen und auch wieder ändern oder löschen. Dies ist erheblich einfacher, als mit einem Wandkalender.

Doch eine reine Urlaubsplanung in Excel hat ebenfalls ihre Tücken.
So hat man als Mitarbeiter überhaupt keinen Einblick in die Tabelle, die meist nur vom Arbeitgeber selbst oder von einem Sekretär bzw. einer Sekretärin verwaltet wird. Würden alle Mitarbeiter die Urlaubstage der anderen sehen, so hätte man als Arbeitgeber bereits wesentlich weniger Arbeit. Es würde weniger häufig vorkommen, dass ein Mitarbeiter einen Antrag für den gleichen Zeitraum stellt, an dem bereits ein anderer Mitarbeiter Urlaub hat. Das spart vor allem Zeit.

Zusätzlich spielt die Komplexität von Excel eine Rolle. Nicht jeder Arbeitgeber ist ein Genie im Umgang mit Excel, da er als Chef wesentlich wichtigere Dinge zu tun hat. Dies kann zum Nachteil werden, wenn er die Excel Vorlage für den Urlaubsplaner bedient und dabei aus Versehen eine Formel löscht oder gar die ganze Datei. Es wird sehr schwierig, die Daten wieder in den Zustand von vorher zu versetzen und die bereits geplanten Urlaube müssten neu eingetragen werden. Das alles kostet Zeit, Geld und vor allem Nerven.

Digitale Urlaubsplaner sind 2020 auf dem Vormarsch

Eine immer beliebtere Alternative ist die Verwendung eines online Urlaubsplaners. Dieser hat einen entscheidenden Vorteil: Sowohl der Arbeitgeber, als auch alle Arbeitnehmer haben jederzeit Zugriff auf das System und dadurch den Urlaubsplaner immer im Blick.

So kann man den Urlaub entspannt zuhause mit der Familie planen und auch direkt von dort aus den Urlaubsantrag stellen.
Als Chef bekommt man alle Anträge gebündelt und kann sie genau dann bearbeiten bzw. genehmigen, wenn man Zeit dafür hat.

Dadurch, dass alle Anträge an das System geschickt und dort bearbeitet werden, kann zudem kein Antrag verloren gehen. Zusätzlich ist das Ändern oder Löschen der Anträge und Urlaubstage deutlich nachvollziehbarer, da mit dem Löschen oder Ändern auch automatisch der hinterlegte Urlaubsanspruch angepasst wird.

  1. Die Einfachheit macht’s!

Ein wesentlicher Vorteil ist die unvergleichbare Einfachheit im Gegensatz zu den anderen Systemen. Alle Mitarbeiter können den Urlaubsantrag per App oder am Computer stellen. Das macht vor allem bei den Mitarbeitern Sinn, die oft unterwegs sind und Kundentermine haben.

Zudem muss man als Chef nicht manuell im Kalender nachschauen, ob jemand anders schon einen Urlaubsantrag im gleichen Zeitraum gestellt hat. Sobald ein Urlaubsantrag im System gestellt wurde, sieht man automatisch, ob es eingetragene Urlaube im gleichen Zeitraum gibt.

  1. Flexibilität

Zudem ist ein online Urlaubsplaner sehr flexibel einsetzbar. Zusätzlich zu Urlauben kann man dort auch andere Abwesenheiten, wie zum Beispiel Krankheitstage eintragen. Gleiches gilt für den Abbau von Überstunden. Diese sollte man nach Möglichkeit auch eintragen, weil der Mitarbeiter an diesem Tag auch nicht anwesend ist. Dies kann man in einem online Urlaubsplaner eintragen, sodass der Arbeitgeber über alle Abwesenheiten bescheid weiß.

 

Zeiterfassung & Urlaubsplanung – eine Symbiose, die ihresgleichen sucht

Die Erfassung der täglichen Arbeitszeit war in Deutschland bisher nicht eindeutig geregelt. Durch die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs muss in Zukunft jedes europäische Unternehmen die Arbeits- und Pausenzeiten seiner Mitarbeiter erfassen.

Nun machen sich viele Unternehmen auf die Suche nach einem System, dass die Anforderungen komplett ausfüllt. Dadurch finden die Unternehmen natürlich auch Lösungen, die die Zeiterfassung und die Urlaubsplanung beinhalten, was viele Vorteile für ein Unternehmen bieten kann:

  1. Perfekte Ergänzung

Eine automatische Zeiterfassung und eine online Urlaubsplanung ergänzen sich optimal. Sämtliche Arbeitszeiten erfasst man genauso, wie die Abwesenheiten. So hat man eine Lückenlose Erfassung aller Tage aller Mitarbeiter.

  1. Feiertage automatisch inklusive

Die spezifischen Feiertage sind automatisch inklusive. So muss man keinen Fehltag oder extra Urlaubstag eintragen. Das System erkennt automatisch, dass es sich um einen Urlaubstag handelt und hinterlegt dies für alle Mitarbeiter automatisch im System.

  1. 100% nachvollziehbare Daten

Warum hat ein Mitarbeiter diesen Monat nur 150 Stunden, anstatt 160 Stunden? Dies manuell im Kalender und in den Stundenzettel zu untersuchen würde Stunden dauern. Bei einem online Zeiterfassungssystem inklusive Urlaubsplaner kann man dies mit einem Klick herausfinden und nachvollziehen. Dies macht sich vor allem bei der Lohnabrechnung bezahlt. Was sonst sehr lange dauern würde, schafft man nun in weniger als 5 Minuten, indem man die erfassten Daten aus der Software lädt und direkt weitergeleitet.

Fazit: Eine Excel Urlaubsplaner Vorlage ist gut, eine Online-Lösung besser

Eine Excel-Vorlage ist auf jeden Fall schon einmal besser, als die Urlaube manuell in einen Wandkalender einzutragen. Somit wären die Urlaubstage schon einmal wesentlich organisierter und strukturierter. Nichtsdestotrotz sticht ein Online Urlaubsplaner mit den vielen Vorteilen deutlich heraus. Vor allem in Verbindung mit einer gesetzeskonformen Zeiterfassung hat man hier ein Duo, mit dem man sämtliche Zeiten im Unternehmen einfach handhaben kann, ohne viel Zeit mit Eintragungen, Auswertungen und dergleichen zu verschwenden. Schlussendlich ist man als Arbeitgeber und Unternehmen perfekt auf die voranschreitende Digitalisierung vorbereitet.

Haben wir Ihr Interesse geweckt, einen online Urlaubsplaner inklusive Zeiterfassung für 14 Tage kostenlos auszuprobieren? Dann versuchen Sie es doch einfach einmal mit Crewmeister!

 


Rechtlicher Hinweis

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