Eine Dienstplaner Excel Vorlage zu erstellen ist für die meisten von uns relativ schwierig. Es fehlen entweder detaillierte Kenntnisse oder schlichtweg die Zeit. Darum brauchen Sie sich in Zukunft aber keine Gedanken mehr machen!
Wir von Crewmeister bieten Ihnen hier eine Excel Dienstplan Vorlage zum kostenlosen Download an. Wie Sie an die kostenlose Excel-Datei kommen? Ganz einfach! Geben Sie unten Ihren Namen und Email-Adresse ein und klicken Sie im Anschluss auf Download.
Hier ist Ihre kostenlose Dienstplaner Vorlage im Excel-Format
Was kann man mit der Schichtplaner Vorlage machen?
Mit unserer übersichtlichen Dienstplaner Excel Vorlage können Sie alle Mitarbeiter anlegen und deren Zeiten für eine oder mehrere Wochen im Voraus eintragen und planen. Zusätzlich wird Ihnen gleichzeitig die Wochensumme des jeweiligen Mitarbeiters angezeigt. So vermeiden Sie, dass Sie Mitarbeiter zu häufig einteilen und diese dann über ihre maximale Wochenarbeitszeit gelangen.
Die Excel Datei ist hierbei in Mappen aufgeteilt. Eine Mappe entspricht einer Kalenderwoche. Somit müssen Sie nur noch die vorherige Mappe bzw. Kalenderwoche kopieren und dann einfach in die darauffolgende Kalenderwoche umbenennen.
Excel Dienstplan immer noch beliebt
Der klassische Excel Dienstplan zum Ausdrucken ist nach wie vor beliebt wenn es darum geht, Dienstpläne zu erstellen und zu planen. Die Pläne werden dann meistens vom Chef oder Abteilungsleiter am Computer bearbeitet, sowie die Mitarbeiter eingeteilt. Diese Schritte müssen dann jeweils wöchentlich oder monatlich wiederholt werden.
Im letzten Schritt druckt man den Plan aus und verteilt ihn zusätzlich an die Mitarbeiter. Diese muss man selbstverständlich über die anstehenden Schichten informieren.
Online Dienstplaner sind im Kommen
Eine Alternative, die sich an immer größerer Beliebtheit erfreut ist der cloudbasierte Dienstplaner. Im Gegensatz zur Excel oder Google Sheets-Version muss man hier nicht jede Woche alles von neuem eintragen, sondern kann sich Dienstplan Vorlagen erstellen. Zusätzlich muss man nicht alle Mitarbeiter einzeln informieren, denn jeder betroffene Mitarbeiter wird automatisch per Email informiert.
Außerdem kommt es recht häufig vor, dass es zwischendurch auch einmal Änderungen in den eingeteilten Schichten gibt. Hier müsste man beim Excel Dienstplan wieder alles austauschen, den Plan neu ausdrucken und die Mitarbeiter noch einmal über die Änderungen informieren. Bei einem online Dienstplaner sparen Sie sich den Großteil der Zeit. Änderungen sind innerhalb von Sekunden erledigt und die Mitarbeiter werden auch über kurzfristige Änderungen direkt per Email informiert. Der cloudbasierte Dienstplaner ist zudem für alle Berufsgruppen geeignet, die regelmäßig in Schichten arbeiten:
- Pflegebranchen
- Industrie
- Einzelhandel
- Öffentliche Einrichtungen (wie zum Beispiel ein Dienstplan für die Feuerwehr)
- Gastronomie
Verknüpfung mit Zeiterfassung und Urlaubsplanung
Der Hauptvorteil eines cloudbasierten Schichtplaners ist die automatische Verknüpfung mit der Zeiterfassung und der Urlaubsplanung. Folgendes Beispiel beschreibt anschaulich, warum dies ein großer Vorteil ist.
Wenn Sie die Schichten für die kommenden Wochen planen haben Sie nicht automatisch im Kopf welcher Mitarbeiter Urlaub hat und welcher nicht. Somit müssten Sie die Dienstplanung immer parallel mit Ihrem Urlaubskalender abgleichen. Was sowieso schon lange genug dauert wird damit zum Zeitfresser. Bei der Online-Lösung wird Ihnen schon beim Start der Schichteinteilung angezeigt, welcher Mitarbeiter wann im Urlaub ist. Das Überprüfen und die damit verbundene Zeit bleibt Ihnen somit erspart.
Was für die Urlaubsplanung gilt, gilt in diesem Fall auch für die Zeiterfassung. Sie als Chef können die Schichten sowohl online, als auch mit Excel eintragen. Ob ein Mitarbeiter aber auch wirklich zur vorgegebenen Zeit vor Ort war, können Sie bei der Excel-Variante nur feststellen, indem Sie tatsächlich vor Ort sind. Da der online Dienstplaner direkt mit einer minutengenauen Zeiterfassung verknüpft ist, stempeln sich die Mitarbeiter optional zusätzlich zur Schicht ein und erfassen die Arbeitszeit. Somit können Sie die geplante Schichtzeit mit der tatsächlich gestempelten Zeit vergleichen. Zusätzlich können Sie diese Daten auch noch projektbasiert auswerten. Bei Einem Produktionsbetrieb lässt sich so die Produktivität von einzelnen Prozessschritten ermitteln.
Steigen Sie lieber jetzt als später um
Der hier angebotene Dienstplan zum Ausdrucken erfüllt im Prinzip seinen Zweck. Man kann die Mitarbeiter einteilen und hat einen funktionierenden Plan vor sich, inklusive des Wochenmodells.
Trotzdem empfehlen wir als Experten in Sachen Dienstplanung und Zeiterfassung einen Umstieg. Und das so früh wie möglich! Die Vorteile überwiegen so stark, dass man bereits nach kurzer Dauer einen deutlichen Unterschied spürt. Das ist sowohl im täglichen Arbeitsablauf als auch in finanzieller Hinsicht spürbar.
Brauchen Sie Hilfe beim Umstieg?
Die meisten Unternehmen würden den Umstieg gerne früher als später umsetzen. Viele haben aber das Problem, dass sie nicht genau wissen, wie der Umstieg vom Excel Dienstplan hin zum online Dienstplaner funktioniert.
Deshalb gibt es Crewmeister. Wir betreuen seit Jahren vor allem Unternehmen, denen die Digitalisierung nicht so einfach fällt und deswegen auf Hilfe angewiesen sind. Wir würden uns freuen, wenn wir auch Ihnen weiterhelfen können!
Was müssen Sie dafür tun?
Wählen Sie aus drei Optionen
Sie können uns entweder direkt Telefonisch kontaktieren, eine Email schreiben oder einfach eine Testphase unserer Software starten.
Generell bevorzugen wir den telefonischen Kontakt, um sich einfach erst einmal kennenzulernen und die Anforderung an einen online Dienstplaner abzusprechen. Das Beratungsgespräch ist selbstverständlich kostenlos.
