Übersichtliche Urlaubsplanung – Excel, Kalender oder Online-Lösung

Urlaubsplaner analog digital

Sommerzeit ist Urlaubszeit. Viele Mitarbeiter, möchten genau in den Sommermonaten Urlaub nehmen. Bei einem Kleinbetrieb kommt es da schnell zu zeitlichen Überschneidungen. Um den Betrieb trotzdem aufrecht zu erhalten muss natürlich der eine oder andere Kompromiss getroffen werden. Da möchten beispielsweise zwei wichtige Servicemitarbeiter zur selben Zeit in den Urlaub gehen oder ein Mitarbeiter möchte ganz kurzfristig Urlaub nehmen oder verschieben. All diese den Urlaub der Mitarbeiter betreffenden Planungen erfordern nicht nur sehr viel Zeit, sondern auch überflüssigen Arbeitsaufwand.
Es wird natürlich auch unübersichtlich, wenn die Urlaubsplanung mündlich zwischen Tür und Angel oder aber mit Zettel und Stift gemacht wird.

Mittlerweile gibt es neben dem alt bekannten Wandkalender unterschiedliche Varianten der Urlaubsplanung für Kleinbetriebe. Der Wandkalender ist wohl heutzutage immer noch die gängigste Lösung in kleineren Unternehmen. Daneben nutzen sehr viele Unternehmen Excel-Tabellen zur ordnungsgemäßen Urlaubsverwaltung. Online-basierte Urlaubsplaner dagegen bringen frischen Wind in die betriebliche Urlaubsverwaltung.

Nun stellt sich die Frage, welche dieser Lösungen den individuellen Ansprüchen eines Kleinbetriebes entspricht. Damit der Begriff Urlaub aber nicht zum Stressthema im Unternehmen wird, haben wir einen genaueren Blick auf die Vor- und Nachteile der drei gängigsten Optionen geworfen.

Der Wandkalender – Das Original

Wandkalender sind in wahrscheinlich jedem Betrieb irgendwo zu finden. Die meisten Unternehmen nutzen anfangs auch noch den guten alten Wandkalender als Tool zur Urlaubsplanung. Doch wie weit reichen die Möglichkeiten eines Wandkalenders?

Zentral im Büro hängend steht der Wandkalender natürlich für Transparenz. Jeder Mitarbeiter kann zu jeder Zeit einen Blick auf die Urlaubsplanung werfen. Die einfache Handhabung macht direktes Planen möglich, ganz ohne kompliziertes Eindenken oder Programmieren – Und das Ganze natürlich für ein sehr schmales Budget.

Allerdings erreicht man bei der Urlaubsplanung mit dem Wandkalender auch schnell seine Grenzen. Vor allem beim Thema Übersichtlichkeit: Sehr kleine Betriebe kommen meist noch recht gut mit einem Kalender zurecht. Jedoch kommt ab 5 Mitarbeitern schnell Verwirrung auf. Es passen nicht mehr alle Mitarbeiter übersichtlich in ein Tagesfeld, der Kalender wird unleserlich und Details wie z.B. halbe Urlaubstage sind schwer zu notieren.
Auch die fehlende Mobilität spricht gegen einen Wandkalender. So kann er lediglich vor Ort im Büro aktualisiert werden und nicht mit den Mitarbeitern geteilt werden. Diese müssen Ihre Urlaubsverwaltung nochmals separat vornehmen.

Excel Tabelle – Der komplizierte Alleskönner

Excel ist die Basis-Software für viele Betriebe, die meist schon für andere Zwecke, wie z.B. Abrechnungen oder Kundenpflege genutzt wird. Wie gut aber eignet sich Excel für die Urlaubsplanung?

Wie schon erwähnt wird Excel in vielen Betrieben bereits für die Verwaltung anderer Prozesse genutzt. Demzufolge werden die Anschaffungskosten auf viele Anwendungsfälle verteilt und die direkten Kosten für die Urlaubsplanung sind eher niedrig und es stehen viele kostenlose Vorlagen online zur Verfügung.
Daneben besticht es natürlich mit einem großen Umfang an Funktionen. So kann der Urlaubskalender in Excel an die individuellen Bedürfnisse des Betriebes anpassbar. Je nach Größe des Betriebes und präferierter Darstellung kann die Excel-Tabelle angepasst werden und so ein firmeneigener Urlaubsplaner entwickelt werden.

Excel-Tabellen haben allerdings auch ihre Grenzen. So sind die Daten nur auf einem Computer gespeichert und können nur schwierig von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden.
Vor allem das Thema Datensicherheit spielt eine große Rolle. Geht die Datei verloren weil z.B. der Laptop auf dem Sie gespeichert sind abhanden kommen, sind die Daten weg und nicht wiederherstellbar.

Im Idealfall verfügt eine Person im Betrieb über die nötigen Excel-Kenntnisse, um eigenhändig einen Excel-Urlaubsplaner aufzubauen. Falls nicht, sollte von einer Urlaubsplanung mit Excel abgeraten werden. Aber auch wenn das nötige Know-How vorhanden ist, muss für die Erstellung eines Plans sehr viel Zeit eingerechnet werden.

Der vielleicht wichtigste Nachteil von Excel ist die Fehleranfälligigkeit. Die vielen Formeln und Verweise können aus Versehen verwechselt, falsch gebaut oder eventuell auch gelöscht werden. Solche Fehler können zu erheblichen Problemen führen und den Urlaubsplaner im schlimmsten Fall komplett unbrauchbar machen.

 

Online Urlaubsplaner – Der Moderne

Online Urlaubsplaner sind wohl die modernste Form der Urlaubsplaner für Unternehmen. Dabei handelt es sich um online-basiert Werkzeuge über die alle Aspekte der Urlaubsplanung organisiert werden.

Die Vorteile solcher Systeme liegen klar auf der Hand.
Im Gegensatz zu Excel, ist keine komplizierte Programmierung nötig sonder es kann direkt gestartet werden. Mitarbeiter können direkt im System Urlaube beantragen und einen Blick auf ihren persönlichen Urlaubskalender werfen.
Die Geschäftsleitung/Verwaltung wiederum wird über jeden Urlaubsantrag informiert und kann diesen genehmigen oder ablehnen und hat so stets den Gesamtüberblick darüber wer wann Urlaub macht und noch wie viel Jahresresturlaub hat.

Damit ergibt sich für beide Seiten Geschäftsführer/Verwaltung als auch Mitarbeiter eine Zeit- und Aufwandsersparnis. Vor allem aber, sind solche Systeme sehr übersichtlich, ohne die von Excel bekannten Fehlerrisiken.
Onlinebasierte Urlaubsplaner sind meist auch von unterwegs einsehbar, was vor allem für die Branchen mit hoher Mobilität wichtig ist.

Durch eine Speicherung in der Cloud und professionell Datensicherungsprozesse sind die Daten unabhängig von den Geräten sicher.

Einen Nachteil haben solche Tools jedoch auch. Sie sind im Gegensatz zum klassischen Wandkalender nicht kostenlos sondern immer mit einem geringen Preis verbunden. Online Urlaubsplaner gibt es schon ab unter einem Euro pro Mitarbeiter.

Fazit

Unter der Lupe betrachtet ist der Wandkalender lediglich für sehr kleine Betriebe geeignet, da er bei mehreren Mitarbeiter schnell zur Unübersichtlichkeit neigt. Excel dagegen scheint auf den ersten Blick eine flexible und umfangreiche Lösung zu sein, kann jedoch durch die Komplexität verwirren und ist durchaus mit dem Risiko verbunden, dass Daten aus versehen verändert oder gelöscht werden. Online Urlaubsplaner punkten mit Übersichtlichkeit und Struktur und sind somit mit Sicherheit die professionellste der vorgestellten Varianten – sind aber natürlich immer mit Kosten verbunden.

Schlussendlich ist die Entscheidung, über die Urlaubsverwaltung abhängig von den persönlichen Präferenzen und natürlich der Unternehmensgröße. Allerdings lohnt es sich einmal die herkömmliche Urlaubsplanung zu überdenken und verschiedene Optionen zu testen. Den Crewmeister Urlaubsplaner kann man beispielsweise in einer 2-wöchigen Testphase kostenlos ausprobieren.

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