Freundschaften muss man pflegen – Geschäftsbeziehungen aber auch. Holen Sie das Beste aus Ihren Bestands-Kontakten für Ihr Business heraus! Wie das geht? Lesen Sie selbst! Büro-Kaizen-Experte Jürgen Kurz verrät 4 Tipps, die Ihnen beim Kontakte verwalten helfen und sie noch besser zu Ihrem Vorteil zu nutzen.
Die Basis guter Geschäftsbeziehungen ist ein funktionierendes Kontakt-Verwaltungssystem.
Tagtäglich haben wir mit vielen Menschen zu tun – mit Kunden, Lieferanten und Partnern, ob per E-Mail, am Telefon oder auch direkt im Gespräch. Neue Kontakt-Informationen werden dann häufig an ganz unterschiedlichen Stellen gesammelt – zum Beispiel in einer Excel-Tabelle oder in der Visitenkarten-Box. Viele Menschen kopieren Kontaktinformationen wie Name, Telefonnummer und Adresse mühselig aus E-Mail-Signaturen in ihre Listen. Dieses Vorgehen ist allerdings nicht nur sehr mühsam, sondern erschwert es auch, die Informationen zur Hand zu haben, wenn man sie braucht.
1. Tipp: Kontakte verwalten an EINEM Ort
Viel sinnvoller ist es deshalb, alle Kontakte zentral an einem einzigen Ort zu verwalten – am besten digital und damit schnell nutzbar. Die digitale Verwaltung von Kontakten hat zudem den Vorteil, dass Ihr Schreibtisch frei bleibt von Papier und Ablagestapeln. Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt dafür, dass Sie von herumliegenden Unterlagen nicht abgelenkt werden und sich auf aktuelle Vorgänge besser konzentrieren können. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, seine Kontakte digital zu verwalten, wirklich empfehlenswert finde ich persönlich aber Outlook.
Kontaktinformationen von Visitenkarten am besten gleich in Outlook übertragen und damit an einem zentralen Ort bündeln.
Outlook: Ihr persönliches CRM-System
Outlook bietet für die zentrale Kontaktverwaltung nämlich sämtliche Tools. Mit der Personenverwaltung (bis Outlook 2010 Kontaktverwaltung) kann man bequem all seine Kontakte an einem Ort anlegen und verwalten. Outlook ist so gesehen eine Art persönliches CRM-System.
Erstaunlicherweise wissen die wenigsten Menschen, welche tollen Tools und Funktionen Outlook bietet. Sie haben damit zwar ein geniales Programm auf ihren Rechnern, das ihren Berufsalltag erleichtern könnte. Doch die meisten nutzen nicht einmal 10 Prozent dessen, was Outlook zu leisten im Stande wäre. Das ist so, als wenn ein Automechaniker versuchen würde, mit seinem Taschenmesser eine Zündkerze zu wechseln – und hinter ihm auf der Werkbank liegen ungenutzt alle Werkzeuge, mit denen er das mühelos in Minutenschnelle schaffen könnte. Höchste Zeit, dass Sie die große Werkzeugkiste, die Sie mit Outlook bereits besitzen, auspacken und optimal nutzen! Was Outlook alles Tolles kann und wie Sie damit viel Zeit sparen, lesen Sie in meinem neuen 80-seitigen E-Book „Erfolgreich mit Outlook“ , das Sie hier kostenlos herunterladen können.
Kontakte schnell und effizient aus E-Mails anlegen
Eine schnelle und einfache Methode, die in E-Mail-Signaturen enthaltenen Kontaktdaten in einen neuen Kontakt zu übertragen, besteht in der Möglichkeit, aus der E-Mail-Nachricht direkt einen neuen Kontakt zu erstellen.
Und so funktioniert es:
- Klicken Sie die E-Mail, aus der Sie einen neuen Kontakt erstellen möchten, mit der rechten Maustaste an und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die E-Mail nun auf das Symbol „Personen“ (in Outlook 2010 „Kontakte“) unten links. Lassen Sie dann die Maustaste wieder los.
- Nun öffnet sich ein kleines Kontext-Menü. Wählen Sie nun die Option „Hierhin kopieren als Kontakt mit Text“ aus. Outlook öffnet daraufhin ein Fenster mit einem neuen Kontakt. Der komplette Nachrichtentext der E-Mail wurde samt Header-Informationen (Absender, Betreff, Empfänger, Datum, etc.) in das Notizfeld des Kontaktes kopiert.
Per Drag & Drop können Sie nun ganz bequem alle Informationen aus dem Text der E-Mail-Nachricht in das passende Feld der Kontaktmaske ziehen.
Auch das geht super einfach:
- Markieren Sie hierzu die gewünschte Information mit der Maus, zum Beispiel die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer.
- Ziehen Sie diese markierte Information nun mit gedrückter linker Maustaste in das passende Feld der Kontaktmaske und lassen Sie die Maustaste über dem Feld los. Damit wurde der markierte Text aus dem Notizfeld in das Feld der Kontaktmaske verschoben.
- Verfahren Sie so mit allen gewünschten Informationen. Am Schluss entfernen Sie den übrig gebliebenen Text aus dem Notizfeld und speichern Sie den neu erstellten Kontakt ab.
Zusatztipp:
Beim Verfassen einer neuen E-Mail kann man sich aus seinen Kontakten natürlich die E-Mail-Adresse einer Person mithilfe des Such-Assistenten in die Adresszeile importieren. Doch das geht auch viel schneller. Sie können sich von Outlook nämlich auch Adressen vorschlagen lassen. Diese Funktion ist in Outlook standardmäßig bereits aktiviert. Wenn man in das „An“-Feld die ersten Buchstaben eines Namens eintippt, versucht Outlook einen dazu passenden Kontakt zu finden und die E-Mailadresse automatisch zu vervollständigen.
Damit diese Funktion auch zuverlässig klappt, sollte man eine Kleinigkeit beim Anlegen neuer Kontakte beachten: Tragen Sie den Namen des neuen Kontaktes folgendermaßen ein: Nachname; Vorname. Outlook erkennt Vor- und Nachname automatisch, ist durch diese Form der Eingabe aber in der Lage, beim Eingeben des Namens in das Empfängerfeld einer E-Mail die E-Mailadresse selbstständig zu vervollständigen.
Manchmal möchten Sie bestimmte Kontakte vielleicht dennoch in eine Excel-Tabelle importieren. Lesen Sie hierzu auch unseren Blog-Beitrag „Outlook und Excel: Tabellen, Adressen und Termine importieren“
Ein digitales, zentrales Kontakt-Verwaltungssystem wie Outlook ist auch dann praktisch, wenn man häufig mobil arbeitet.
Kontakte verwalten hilft, Geschäftsbeziehungen zu pflegen
Seien wir einmal ehrlich: Die besten geschäftlichen Beziehungen basieren auf gut funktionierenden menschlichen Beziehungen. Von vielen langjährigen treuen Kunden oder Lieferanten kennt man auch so manche persönliche Geschichte. Wer sich an bestimmte Informationen im richtigen Moment erinnert und diese im Gespräch erwähnt, wirkt auf sein Gegenüber als aufmerksamer Zuhörer. Die Wahrscheinlichkeit, dass der zufriedene Kunde das nächste Mal einen Wettbewerber beauftragt, ist eher unwahrscheinlich. Deshalb sind nicht nur die reinen Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Anschrift wichtig. Immer mehr zusätzliche Details und auch private und soziale Informationen sind für das Kontaktmanagement wichtig.
Mit wem ist man per Du, mit wem per Sie? Über welchen Weg fand die Erstkontaktaufnahme statt? Oft richtet man auch Grüße an gemeinsame Kollegen aus oder unterhält sich über reine Smalltalk-Aufhänger wie Hobbys und Freizeitinteressen. Informationen, die immer wieder von großem Nutzen sein können, um den Geschäftsverbindungen einen persönlichen Touch zu geben. Aus anfänglich einzelnen Kontakten entwickeln sich im Laufe der Jahre auch regelrechte Netzwerkbeziehungen, die es natürlich auch zu pflegen gilt. Ohne ein funktionierendes Kontaktverwaltungssystem verliert man jedoch schnell den Überblick.
Ich empfehle deshalb, hierfür Outlook zu nutzen, weil das Programm darüber hinaus noch so viele andere geniale Möglichkeiten bietet. So lassen sich Outlook-Kontakte beispielsweise nach Belieben sortieren, zu Verteilerlisten zusammenführen und mit anderen Endgeräten synchronisieren, wie z.B. Android-Smartphones oder iOS-Geräten. Wie das funktioniert, lesen Sie hier in meinem Blog.
Bei einem Anruf haben Sie die Infos zu einer Person sofort zur Hand und können bei Ihren Kunden punkten – dank Outlook.
2. Tipp: Speichern Sie wichtige Infos im Notizfeld eines Kontaktes
Ein paar soziale und persönliche Notizen des jeweiligen Kontaktes erleichtern also den Einstieg in das nächste Verkaufsgespräch. Ausreichend Platz für all diese Informationen bietet das Notizfeld in der Kontakt-Karte. Hier können aber auch beispielsweise die Anmeldedaten für einen Online-Versandhandel, die Öffnungszeiten für den Friseur oder die Kundennummer des Büromaterialhändlers dokumentiert werden. Auch wichtige Notizen aus vorangegangenem Schriftverkehr können hier festgehalten und nach Belieben erweitert werden.
3. Tipp: Strukturieren Sie Kontaktansichten von Firmen
Die standardmäßige Sortierung der Kontakte in Outlook erfolgt alphabetisch. Eine Gruppierung, beispielsweise für alle Kontakte einer Firma, findet darüber hinaus nicht statt. Aber gerade solche Informationen über die Strukturierung der Kontaktansicht zu erhalten, kann die Kontaktverwaltung erheblich erleichtern. Um eine solche Strukturierung vorzunehmen, gibt es die Möglichkeit, seine Kontaktansicht in Outlook anzupassen und nach Firma zu gruppieren.
Um sich seine Ansicht nach einem Feld, zum Beispiel nach der Firma, gruppieren zu lassen, muss diese in den Einstellungen angepasst werden.
Und so geht`s:
- Ändern Sie zunächst die Ansicht der Kontakte zu „Liste“. Klicken Sie dazu im Menü auf den Reiter „Ansicht“ und klicken Sie dann links in der Menüleiste auf den Button „Ansicht ändern“. Wählen Sie dann das Symbol „Liste“ aus.
- Diese Ansicht kann nun angepasst werden. Hierbei wird zwischen Sortierung und Gruppierung unterschieden. Gruppieren bedeutet, dass zum Beispiel alle Kontakte einer Firma zusammen untereinander angezeigt werden. Diese werden dann innerhalb dieser Gruppe alphabetisch sortiert. Um nun die Gruppierung für das Feld Firma einzustellen, klicken Sie oben links in der Menüleiste auf den Button „Ansichtseinstellungen“.
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Hier kann man nun zunächst einstellen, welche Spalten man in seiner Ansicht angezeigt bekommen möchte. Standardmäßig sind dort gefühlt mehr Spalten eingetragen als notwendig. Entfernen Sie im Feld „Spalten“ alle Felder, die Sie nicht benötigen.
Klicken Sie anschließend auf den Button „Gruppieren“. Nun können Sie die Information auswählen, nach der Sie die Kontakte gruppiert anzeigen möchten. In unserem Beispiel wäre das das Feld „Firma“.
Anschließend kann man noch im Feld „Sortierung“ nach „Name“ auswählen. Zum Beenden der Ansichtseinstellungen klicken Sie dann unten auf „OK“.
Nun werden Ihnen alle Kontakte einer Firma gruppiert angezeigt.
4. Tipp: Erstellen Sie Kontaktgruppen, um E-Mails an mehrere Empfänger zu schicken
Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? Im Nachgang an eine Besprechung sollen Sie allen Abteilungsmitgliedern das Protokoll zuschicken. Gewissenhaft tragen Sie alle Kollegen in das Empfängerfeld der E-Mail ein und klicken auf versenden. Und genau in diesem Moment fällt Ihnen ein, dass Sie einen Ihrer Kollegen vergessen haben. Ein solches Missgeschick kann nicht nur ganz einfach vermieden werden, Sie können sich obendrein auch noch die Arbeit sparen, für solche Rundmails jeden Empfänger einzeln in das Empfängerfeld einzutragen. Doch es gibt eine Lösung für dieses Problem: Erstellen Sie Kontaktgruppen!
Kontaktgruppen sparen Zeit und sorgen dafür, dass auch wirklich alle Kollegen die E-Mail erhalten.
Bei Outlook lassen sich nämlich mehrere Kontakte in einer Gruppe zusammenfassen, sodass man beim Versenden einer neuen E-Mail lediglich die Gruppe als Empfänger angeben muss. So spart man sich das Eintippen jedes einzelnen Kollegen von Hand und kann darüber hinaus auch niemand mehr vergessen.
Und so legen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook an:
- Klicken Sie in Outlook bei den Kontakten oben links in der Menüleiste auf das Symbol „Neue Kontaktgruppe“.
- Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie der Kontaktgruppe nun zunächst einen Namen geben. Mit einem Klick auf das Symbol „Mitglieder hinzufügen“ können Sie nun alle gewünschten Kontakte zur Gruppe hinzufügen.
Zusatz-Tipp: Wenn man den Namen der Kontaktgruppe mit einem Sonderzeichen, zum Beispiel einem Unterstrich beginnt, wird diese in der Kontaktübersicht an oberster Stelle angezeigt. Hat man nun eine neue E-Mail verfasst und klickt zum Einfügen der Empfänger auf das Symbol „An“, wird die Kontaktgruppe an erster Stelle angezeigt und kann schnell und bequem ins Empfängerfeld eingetragen werden.
Probieren Sie meine Effizienztipps doch am besten gleich einmal aus – heute den ersten, morgen den zweiten, und so weiter. Sie werden sehen, wie schnell Sie Ihren Arbeitsalltag mit Outlook erleichtern können. Alle Tipps und viele weitere Anregungen finden Sie in meinem eBook „Erfolgreich mit Outlook“, das Sie kostenlos herunterladen können.
Dies ist ein Artikel von unserem Gastautor Jürgen Kurz.
Er ist langjähriger Effizienz-Experte für Büro, Arbeitsorganisation und Unternehmenskultur.
Besuchen Sie seine Webseite www.buero-kaizen.de.
