Bei der Existenzgründung müssen Unternehmer so einiges beachten. Von dem Erstellen eines Businessplans über erste Kundenakquise bis hin zur Gestaltung der eigenen Website gibt es für Neugründer viel zu tun.
Bei den vielen To-Do’s, die auf der Liste ganz oben stehen, geraten unliebsame Aufgaben wie die Buchhaltung schnell in Vergessenheit und werden vor sich hergeschoben. Sie holt einen aber spätestens wieder ein, wenn die erste Umsatzsteueranmeldung vom Finanzamt gefordert wird oder die erste Rechnung erstellt werden muss.
Das Schreiben von Rechnungen kann sogar Spaß machen, denn schließlich werden Unternehmer im Anschluss eines Auftrags für die getane Arbeit entlohnt und sehen grüne Zahlen auf dem Konto. Viele Selbstständige verwenden, gerade am Anfang der Gründung, dafür Word oder Excel.
Wir erklären in diesem Artikel, warum sich ein zuverlässiges Buchhaltungsprogramm für Selbstständige schon zu Beginn der Gründung lohnt und wie Entrepreneure mit einer solchen Software Zeit sparen und sich das Leben ein bisschen leichter machen.
Wie ein Rechnungsprogramm bei der Buchhaltung unterstützt
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h wenn Sie momentan kaum Rechnungen schreiben, kann sich ein Rechnungsprogramm trotzdem lohnen. Es erledigt nämlich auch andere buchhalterische Aufgaben, die Unternehmer, Kleinunternehmer und Selbstständige sonst manuell erledigen müssen.
Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer, Freelancer, etc. (wie zum Beispiel Debitoor) bieten oftmals günstige Abos an, die im Monat nicht mehr als ein Cappuccino kosten. Wir haben aufgelistet, welche Tätigkeiten ein Buchhaltungsprogramm für Sie übernimmt.
Angebote und Rechnungen schreiben
Viele Kunden – gerade die, die vorher noch nicht mit Ihnen zusammengearbeitet haben – fordern vor Vertragsabschluss ein Angebot bzw. einen Kostenvoranschlag. Diesen können Sie m
it den meisten Rechnungsprogrammen für Selbstständige im Handumdrehen anfertigen. Angebote können, genau wie Rechnungen, im Kundenkonto angelegt werden.
Der Prozess dauert jeweils nur wenige Sekunden. Unternehmer können sogar das Layout der Dokumente individuell anpassen und beispielsweise ihr eigenes Logo einfügen. Die erstellte Rechnung oder das Angebot können Sie gleich per Mail direkt an den potentiellen Kunden senden. Übrigens können Angebote bei den meisten Rechnungsprogrammen direkt in Rechnungen umgewandelt werden.
Überblick über Einnahmen und Ausgaben
Viele Rechnungsprogramme lassen sich mit dem eigenen Banking verbinden. So werden Zahlungen und Ausgaben automatisch verbucht, sobald sie auf Ihrem Konto ein- bzw. abgehen und automatisch der jeweiligen Rechnung zugeordnet.
Auf diese Weise behalten Unternehmer ihre Einnahmen und Ausgaben im Überblick. Sie können sehen, welche Beträge Kunden noch an Sie zahlen müssen, wie viel Sie selbst in Ihre Firma investiert haben und welche Ausgaben Sie eventuell sogar noch einsparen können im nächsten Monat oder Quartal.
Gerade für Kleinunternehmer spielt solch eine Übersicht eine große Rolle, denn sie haben stets im Auge, ob sie die gesetzlich festgelegt Umsatzgrenze überschreiten und ihnen somit droht, ihren Kleinunternehmerstatus zu verlieren. Durch den Blick auf die Umsätze in einemBuchhaltungs-Tool sind sie rechtzeitig darüber informiert, wann die Grenze erreicht ist.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben
Wenn Sie im Rechnungsprogramm einen Blick auf die Einnahmen werfen und erkennen, dass einer Ihrer Kunden das Zahlungsziel überschritten hat, können Sie ihm eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung zukommen lassen.
Die Zahlungserinnerungen und Mahnungen können ebenfalls mit den meisten Rechnungsprogrammen erstellt werden. Sie wählen selbst, ob Sie erstmal eine Zahlungserinnerung schicken möchten oder gleich die erste Mahnung senden.
Kontaktdaten hinterlegen
Eine Rechnungssoftware erfasst Kundendaten wie zum Beispiel die Adresse, E-Mail Adressen, Telefonnummer und sonstige Anmerkungen, die Sie vornehmen und speichert sie in einem Adressbuch. Außerdem können Sie die Kontaktdaten Ihrer Lieferanten hinterlegen und sogar Teammitglieder einladen, die mit Ihnen gemeinsam im Rechnungsprogramm arbeiten.
Geld und Nerven sparen mit einem Rechnungsprogramm für Selbstständige
Wie Sie sehen, besteht Buchhaltung also nicht ausschließlich aus Rechnungen. Eine Software garantiert, dass Ihre Rechnungen rechtskonform und vollständig sind und erlaubt es Ihnen mit wenigen Klicks Angebote, Lieferscheine, Mahnungen und Zahlungserinnerungen zu senden.
Darüber hinaus erfasst ein verlässliches Rechnungsprogramm Zahlungsein- und ausgänge und nimmt Ihnen Arbeit bei der Steuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung ab. Alles in allem führt solch ein Tool zahlreiche Arbeitsschritte für Sie durch, die Sie ansonsten mühsam händisch erledigen müssten. Das spart Geld, Arbeit und Zeit – und schont obendrein noch Ihre Nerven.
Ob sich ein Rechnungsprogramm für Ihr Unternehmen letztendlich lohnt, entscheiden Sie selber. Sie können das Angebot vieler Anbieter ein paar Tage einfach kostenlos ausprobieren. Gefällt Ihnen der Leistungsumfang, können Sie sich immer noch überlegen, ob Sie ein Abo abschließen werden.
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