Das Thema Arbeitszeitbetrug ist eines der heikelsten Themen in der Arbeitswelt. Auf der einen Seite möchte man sich als Arbeitgeber von seiner lockeren Seite zeigen und den Mitarbeitern viele Freiheiten gewähren. Auf der anderen Seite kommt es jedoch leider viel zu oft vor, dass Arbeitnehmer dies ausnutzen und teilweise absichtlich Arbeitszeiten zu ihrem Vorteil manipulieren.
Wie kann man Arbeitszeitbetrug nachweisen bzw. rechtlich dagegen vorgehen? Gibt es Möglichkeiten, wie man das Thema auf eine bessere Art und Weise lösen kann? Hier erfahren Sie alles, was man zu diesem Thema wissen muss.
Was ist Arbeitszeitbetrug?
Unter Arbeitszeitbetrug versteht man im Allgemeinen ein bewusstes Zuwiderhandeln der im Arbeitsvertrag festgelegten Rahmenbedingungen für die Arbeitszeit. Dazu zählt nicht nur das falsche Handeln für eigene Arbeitszeiten, sondern auch die Mithilfe bei der Manipulation des Arbeitszeiterfassungssystems, beispielsweise wenn man für einen Kollegen früher ein- oder später ausstempelt.
Wie bei jeder Straftat gilt die allgemeine Regel: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Deshalb ist es weniger relevant, ob einem Arbeitnehmer gar nicht bewusst ist, dass er zuwider handelt.
Welche Formen von Arbeitszeitbetrug gibt es?
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Der Klassiker: Früher Ein- und Ausstempeln
Eine der am weitest verbreiteten Methoden des Arbeitszeitbetrugs ist das Einstempeln außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit. Mitarbeiter stempeln sich zum Beispiel schon vor Beginn der Arbeitszeit in das Zeiterfassungssystem ein oder warten am Ende des Arbeitstages noch ein paar Minuten länger, bevor sie sich ausstempeln. Was für den einzelnen Mitarbeiter nur ein paar Minuten oder Stunden pro Monat sind, ist für den Arbeitgeber eine ganze Menge. Würden mehrere Mitarbeiter nach diesem Schema handeln, wäre das am Ende des Monats eine nicht unerhebliche Summe.
Noch einfacher ist es, wenn man im Unternehmen nach wie vor Stundenzettel zur Zeiterfassung benutzt. Hier überlässt man im Prinzip den Arbeitnehmern das Erfassen der täglichen Arbeitszeit und überträgt die Zeiten anschließend lediglich in ein Tabellenkalkulationsprogramm, wie zum Beispiel Microsoft Excel. Dass man hier als Arbeitnehmer die ein oder andere Minute mehr angibt, als man tatsächlich gearbeitet hat, ist völlig normal. Deshalb sollte man nach Möglichkeit auf eine modernere Zeiterfassung umsteigen.
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Arbeitszeit für Dinge nutzen, die nicht vorgesehen sind
Viele Arbeitnehmer nutzen einen Teil ihrer Arbeitszeit, um Dinge zu erledigen, die nicht Inhalt der eigentlichen Arbeit sind. Das könnte zum Beispiel das tägliche Surfen in Online-Shops wie zum Beispiel Amazon sein oder auch private Erledigungen, wie zum Beispiel den Anzug in die Reinigung zu bringen. All diese Dinge sind natürlich nicht vorgesehen, während man eigentlich seiner Arbeit nachgehen soll.
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Buddypunching – Der Gefallen für den Kollegen
Das sogenannte Buddypunching ist speziell in größeren Unternehmen ein Problem. Unter Buddypunching versteht man das Ein- oder Ausstempeln durch einen befreundeten Kollegen. Beispielsweise gibt es Tage, an denen ein Arbeitnehmer beispielsweise früher die Arbeit verlassen muss, weil er einen Termin hat. Trotzdem möchte er aber die vollen Stunden eintragen, um am Monatsende sein volles Gehalt ausbezahlt zu bekommen. Hier sagt er ganz einfach einem befreundeten Kollegen Bescheid, der ihn dann am Ende seines Arbeitstages mit ausstempelt.
Diese Art des Arbeitszeitbetrugs ist vor allem bei der alten Stempeluhr bzw. Stechuhr sehr einfach umzusetzen. Als Mitarbeiter muss man hierbei nichts machen, außer dem Kollegen Bescheid zu sagen. Dieser nimmt dann die Stempelkarte und stempelt früher ein bzw. später aus.
Auch bei anderen Zeiterfassungssystemen, wie zum Beispiel dem Terminal mit Chip ist es relativ leicht, die Arbeitszeiten zum Vorteil für den Arbeitnehmer zu manipulieren. Jedoch muss man hier zumindest daran denken, den Chip vor dem Ende des Arbeitstages dem Kollegen zu überreichen.
Welche Strafen drohen beim Arbeitszeitbetrug?
Bei den Strafen kommt es vor allem auf den Umfang des Betrugs an. Je mehr Aufwand ein Arbeitnehmer für den Betrug betreiben muss, desto mehr negative Energie kann man ihm somit auch unterstellen.
Stellen Sie sich vor, sie haben bei sich im Unternehmen ein Zeiterfassungssystem mit integrierter Standorterfassung. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise sein Smartphone so manipuliert, dass es so aussieht, als würde er sich auf dem Betriebsgelände einstempeln, obwohl er noch zuhause beim Zähneputzen ist, kann man ihm durchaus eine starke negative Intention unterstellen. Die Folge eines solchen Arbeitszeitbetrugs kann dann durchaus eine fristlose Kündigung sein.
Ähnlich sieht es auch beim erwähnten Chip-System aus. Man muss vorher genau planen, wann man dem Mitarbeiter den Chip übergibt und sich im Prinzip ohne Chip aus der Arbeit schleichen. Weitere Informationen zu einem Chip-basierten Zeiterfassungssystem finden Sie hier.
Ein Beispiel für eine mildere Form des Arbeitszeitbetrugs wäre hier zum Beispiel das regelmäßige frühere Ein- und spätere Ausstempeln. Hier spart der Mitarbeiter meist nur wenige Minuten und die Aufwand ist relativ gering. Auf Dauer kann hier aber für den Arbeitgeber ein hoher Betrag entstehen. Mehr als eine Abmahnung ist in solchen Fällen allerdings die Seltenheit. Nach wiederholter Fehlhandlung und mehreren Abmahnungen, kann man jedoch am Ende zum gleichen Ergebnis kommen, nämlich der Entlassung.
Wie kann man Arbeitszeitbetrug nachweisen bzw. vorbeugen
Das primäre Ziel kann natürlich nicht sein, so viele Mitarbeiter wie möglich abzumahnen, bzw. zu entlassen. Ein betrugssicheres System sollte daher den Vorrang vor einer Engagierung eines Privatdetektivs und einem anschließenden Gerichtstermin haben. Somit müssen sie keinen Arbeitszeitbetrug nachweisen, sondern könnten sich ganz auf den Arbeitsalltag fokussieren. Folgende Varianten sind gerade am Markt erhältlich.
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Biometrische Zeiterfassung: Sicher aber abhängig von den Mitarbeitern
Viele Arbeitnehmer denken bei einem betrugsfreien Zeiterfassungssystem zuerst an ein System mit biometrischen Daten zum Abgleich. Diese Idee ist zunächst auch nachvollziehbar, da biometrische Daten nicht fälschbar sind und somit eine sehr sichere Methode für die Zeiterfassung darstellt.
Beispiele für Zeiterfassungen mit biometrischen Daten sind zum Beispiel eine Gesichtserkennungssoftware, Augen-Scanner oder der Klassiker: Fingerprint-Systeme.
Bei all diesen Systemen müssten Sie als Arbeitgeber allerdings auf die Befürwortung Ihrer Mitarbeiter hoffen. In einem Urteil des LAG Berlin-Brandenburg vom 04.06.2020 wurde entschieden, dass ein biometrisches Zeiterfassungssystem im Regelfall nicht erforderlich ist im Sinne von Art. 9 Abs. 2 DSGVO und §26 Abs. 3 BDSG.
Deshalb müssen Mitarbeiter einer Zeiterfassung, die mit biometrischen Daten arbeitet, nicht zustimmen. Als Chef würde man somit auf den Kosten des neu angeschafften Zeiterfassungssystems sitzen bleiben.
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Standorterfassung: Rechtlich legal, aber nicht dauerhaft
Bei der Erfassung des Standorts gibt es ebenfalls einige Regelungen. Viele Arbeitgeber möchten diese Art der Zeiterfassung nutzen, um zu sehen wo und wann Arbeitnehmer stempeln. Dies ist rechtlich auch erlaubt. Im Prinzip darf bei jeder einzelnen Stempelung ein Standort hinterlegt werden. So kann man genau feststellen, ob sich Mitarbeiter bereits von zuhause aus einstempeln, oder nicht.
Doch Vorsicht: Eine dauerhafte Überwachung ist per Gesetz verboten. Das heißt, dass man Mitarbeiter nicht mit einem dauerhaft eingeschaltetem GPS-System ausstatten darf. Hier gibt es zwar spezielle Ausnahmen, wie zum Beispiel Postzusteller, jedoch ist die große Mehrheit hiervon nicht betroffen.
Sie benötigen mehr Informationen zu Zeiterfassung mit Standorterfassung? Dann klicken Sie einfach hier.
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Ein transparentes Zeiterfassungssystem – Die beste Lösung für beide Seiten
Um das Thema Arbeitszeitbetrug langfristig lösen zu können, sollte man auch einmal den Blickwinkel verändern und sich fragen, warum manche Mitarbeiter falsche Arbeitszeiten eintragen oder versuchen, das System zu umgehen.
Vielleicht sind einige Mitarbeiter nicht ganz glücklich mit ihrem aktuellen Anstellungsverhältnis oder denken sogar, dass sie bei der Kalkulation der Arbeitszeiten betrogen werden. Aus Ihrer Sicht ist die Manipulation des Systems dann nur eine Art Ausgleich zu den Stunden, die vielleicht falsch kalkuliert wurden.
Die Lösung diese Problems ist relativ einfach: Sie benötigen ein Zeiterfassungssystem, dass die Arbeitszeiten für beide Seiten transparent erfasst und anzeigt. Auf diese Weise kann der Arbeitnehmer ganz klar nachvollziehen, wie der letztendliche Betrag auf seinem Lohnzettel zustande kommt. Der Arbeitgeber muss sich wiederum nicht mehr weiter mit dem Thema Arbeitszeitbetrug nachweisen beschäftigen.
Sicher in die Zukunft mit Crewmeister
Wenn es um ein modernes, transparentes und vor allem günstiges System für die tägliche Zeiterfassung geht, ist Crewmeister die erste Wahl.
Im Vergleich zu anderen Systemen ist die Bedienung sehr einfach gehalten, wodurch es vor allem für solche Unternehmen perfekt geeignet ist, die das Thema Arbeitszeitbetrug beseitigen und gleichzeitig die Zeiterfassung digitalisieren möchten.
Zudem bietet Crewmeister die bereits erwähnte Standorterfassung an und hält sich dabei an alle rechtlichen Vorgaben. So kann es zum Beispiel nicht mehr passieren, dass Mitarbeiter die Arbeitszeit bereits vor Beginn erfassen und erst lange nach Arbeitsende ausstempeln.
Der wichtigste Punkt ist allerdings die Transparenz. Wenn sowohl der Arbeitgeber, als auch der Arbeitnehmer die gestempelten Zeiten einsehen können, entsteht eine Offenheit, die den Betrug im Prinzip überflüssig macht. Somit müssten Sie sich keine Gedanken machen, wie Sie den Arbeitszeitbetrug nachweisen können.
Ihr Vorteil mit Crewmeister: Sie können sich die Software ganz unverbindlich unter www.crewmeister.com herunterladen und 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Bei Crewmeister wird Transparenz nicht nur in der Zeiterfassung groß geschrieben sondern auch in der Kundenbeziehung. Die Testphase endet automatisch und bedarf keiner Kündigung. Kein Risiko, keine Abofalle!
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