Seit einigen Jahren bereits ist die Digitalisierung in aller Munde: Sie durchdringt alle Lebensbereiche und bringt mehr oder weniger weitreichende Änderungen mit sich.
Die Digitalisierung ermöglicht eine Rationalisierung von Prozessen, was nicht nur Zeitersparnis, sondern im besten Fall auch eine merkliche Optimierung mit sich bringt. Im Personalwesen hat sie zunehmendem Einfluss auf alle Schritte: Das bringt Änderungen mit sich, und zwar angefangen von der Erstellung von Lebenslauf und Bewerbungsschreiben auf Seite der Bewerber bis hin zum Auswahlprozess. Selbst Bewerbungsgespräche können digital durchgeführt werden, was sich in Zeiten von Social Distancing als besonders vorteilhaft erwiesen hat.
Wie Algorithmen den Bewerbungsprozess unterstützen
Während moderne HR-Abteilungen in allen Belangen ihrer täglichen Arbeit von entsprechender Software und Tools zum Personalmanagement unterstützt werden, hat die Anwendung digitaler Prozesse auch Auswirkungen auf die Bewerber selbst. Denn digitale Prozesse nutzen häufig Algorithmen, die genutzt werden, um Lebensläufe zu analysieren und eine Vorauswahl zu treffen. Professionelle und gut durchdachte Systeme können auf diese Art und Weise Recruiter und Personalabteilungen bei ihrer Arbeit unterstützen, ganz einfach indem sie Zeit einsparen und den gesamten Prozess allgemein effizienter gestalten. Damit die digitale Auswahl funktioniert, sind die Algorithmen darauf trainiert, nach bestimmten Keywords in Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Stelle oder mit dem Unternehmen zu suchen.
Wie Bewerbungsunterlagen für digitale Prozesse optimiert werden können
Die Digitalisierung von Prozessen und der Einsatz von Recruiting- und Personalmanagement-Software bedeutet im Umkehrschluss, dass die Bewerbungsunterlagen dahingehend optimiert werden sollten. Ein Lebenslauf muss zumindest in erster Linie nicht mehr den Personalchef beeindrucken sondern in einem digitalen Auswahlverfahren bestehen. Für Bewerber ist es daher umso wichtiger, die Stellenanzeige genau zu lesen und den Lebenslauf entsprechend zu formulieren. Das heißt, sie sollten gewisse Schlagwörter, die in der Ausschreibung verwendet werden, um das Unternehmen oder die Position zu beschreiben, in ihrer Vita aufgreifen. Denn es sind genau diese Begriffe, nach denen ein kluger Algorithmus sucht.
Keywords nutzen, um im digitalen Auswahlprozess zu bestehen
Software-Algorithmen suchen also in den Bewerbungsunterlagen in erster Linie nach Schlüsselbegriffen oder sogenannten Keywords. Das können fachliche Fähigkeiten wie Computer- oder Sprachkenntnisse ebenso sein wie für die Stelle oder das Unternehmen relevante Tätigkeitsbereiche.
Lebensläufe, die damit arbeiten, können so die erste Auswahl überstehen, während eine weniger spezifisch geschriebene Vita vermutlich durchfallen wird. Bewerber sollten sich darüber im Klaren sein, dass nicht nur eine präzise und konkrete Formulierung wichtig ist, sondern auch eine korrekte Rechtschreibung. Wobei sich grammatikalische und Schreibfehler (und seien es auch „nur” sogenannte Schlampigkeitsfehler) nicht nur in digitalen Prozessen negativ auswirken, sondern auch – oder gerade – von Recruitern ausgesiebt werden.
Formatierung der Bewerbungsunterlagen an digitale Anforderungen anpassen
Um in digitalen Auswahlverfahren zu bestehen, gilt es allerdings nicht nur, entsprechende Formulierungen zu nutzen. Bewerber sollten zudem darauf achten, sowohl das Anschreiben als auch den Lebenslauf in Sachen Gestaltung und Formatierung relativ schlicht und einfach zu halten. Es trägt dazu bei, dass die Unterlagen von Computerprogrammen besser analysiert werden können, wenn sie ohne ausgefallene Schriftarten und ausgefallene Layouts auskommen.
Es hilft, die einzelnen Abschnitte knapp und präzise zu betiteln. Das System ist darauf trainiert, gewisse Begriffe zu erkennen und kann Überschriften wie „Ausbildung”, „Weiterbildung”, „Werdegang” herausfiltern beziehungsweise zuordnen. Wenn ein Lebenslauf hingegen unstrukturiert ist, kann dies ein Ausschlusskriterium sein, da die Analyse erschwert wird, wenn gewisse wichtige Schlagworte fehlen.
Digitales Recruiting und seine Vorteile für Arbeitgeber
Recruiter und Personalabteilungen profitieren ganz klar davon, sich digitale Unterstützung zu holen. Die Digitalisierung gewisser – wenn auch nicht unbedingt aller – Abläufe hilft dabei, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und wertvolle Zeit einzusparen, die an anderer Stelle zielführender genutzt werden kann. Ein professionelles und effizientes Programm zum Bewerbermanagement geht dabei weit über die erste Analyse der eingehenden Bewerbungen hinaus.
Es übernimmt das Weiterleiten der erfolgreichen Bewerbungen an die zuständigen Abteilungen oder Ansprechpartner sowie die Auswahl der Kandidaten inklusive Einladung zum Bewerbungsgespräch und letztendlicher Zu- oder Absage. Darüber hinaus stellt die Software sicher, dass alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden, was nicht zuletzt angesichts der DSGVO von zunehmender Bedeutung ist.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Recruiter mit Hilfe einer intelligenten HR-Software nicht nur Zeit sparen, sondern im Idealfall den geeigneten Kandidaten für die ausgeschriebene Stelle finden. Heutzutage kommt kaum ein Unternehmen mehr ohne entsprechende Recruiting-Tools aus. Ein professionelles Bewerbermanagement verbessert das Arbeitgeberimage, was gerade in Zeiten, in denen der Kampf um Talente immer mehr in den Mittelpunkt rückt, nicht vernachlässigt werden sollte.
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