Corona geht, Homeoffice bleibt! Arbeitszeiterfassung im Jahr 2020

Covid-19 hat den Arbeitsalltag drastisch auf den Kopf gestellt. Eine besonders einschneidende Veränderung war für viele der plötzliche Umzug vom Büro in die eigenen vier Wände. Das dauerhafte Arbeiten von zu Hause aus stellte Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen vor große Herausforderungen. Corona hat viele Unternehmen zum Sprung ins kalte Wasser gezwungen. Da Deutschland im europäischen Vergleich in Sachen mobiles Arbeiten deutlich hinterherhinkt, geschah dies oftmals von null auf hundert.

Langsam bessert sich die Covid-19-Lage in Deutschland und immer mehr Arbeitnehmer kehren in Ihre Betriebsstätten zurück. Allerdings haben viele Arbeitnehmer sich mittlerweile an die neue Arbeitssituation gewöhnt und die Vorteile vom ortsunabhängigen Arbeiten kennengelernt. Homeoffice auch nach Corona – das wünschen sich viele Arbeitnehmer, sofern sich dies mit der zu erledigenden Arbeit vereinen lässt. Unterstützung bekommen sie hierbei aus der Politik. Es wird bereits über ein Gesetz für das geregelte Homeoffice gesprochen und verhandelt.

Was hierbei zu beachten ist und welche wichtige Rolle das Thema Zeiterfassung im Homeoffice spielt, erklären wir hier im Artikel.

Das neue Homeoffice Gesetz soll bereits im Herbst kommen

Arbeitsminister Hubertus Heil (SPD) möchte auch nach der Coronakrise ein dauerhaftes Arbeiten von zuhause aus gesetzlich ermöglichen. Er selbst sieht das Arbeiten von zuhause aus und die gut funktionierende Umstellung als „Errungenschaft“ an.

Deshalb möchte er möglichst schnell ein Gesetz ausarbeiten und dieses nach eigener Aussage bereits im Herbst vorlegen. Die Süddeutsche Zeitung zitiert Herrn Heil folgendermaßen: „Jeder, der möchte und bei dem es der Arbeitsplatz zulässt, soll im Homeoffice arbeiten können – auch wenn die Corona-Pandemie wieder vorbei ist“.

Heimarbeit soll eine freiwillige Möglichkeit für Arbeitnehmer sein und fair geregelt werden. So soll Heil zufolge der Arbeitsalltag komplett im Homeoffice möglich sein, oder auch nur für ein bis zwei Tage pro Woche. Dies soll möglichst flexibel gehalten werden, um den Arbeitnehmern so viel Freiheit, wie möglich zu gewähren.

Zudem ist vor allem im Homeoffice die Regelung der täglichen Arbeitszeit wichtig, sowie der klar festgelegte Feierabend. Eine klare Trennung zwischen Arbeitszeit und Privatleben muss sichergestellt werden.

 

Homeoffice und Zeiterfassung – Erfassung per Stundenzettel problematisch

Durch das Covid-19-Virus wurden einige Probleme aufgedeckt. Eines davon ist die geregelte und flexible Erfassung der täglichen Arbeitszeit. Nach wie vor benutzen die meisten Unternehmen in Deutschland klassische Formen der Zeiterfassung, wie zum Beispiel den Stundenzettel, den die Mitarbeitern händisch ausfüllen, oder eine analoge Zeiterfassung in Excel. Muss sich die bisherige gängige Zeiterfassung an die neue Arbeitswelt anpassen?

Die altmodische Arbeitszeiterfassung ist vor allem dann problematisch, wenn Zeiten vom Mitarbeiter flexibel an mehren Orten erfasst werden müssen: Vom Büro bzw. Betrieb, von Zuhause oder von unterwegs. Der klassische vorgedruckte Stundenzettel kommt hier schnell an seine Grenzen. Arbeitszeiten werden oft nach Gefühl für den ganzen Tag nachgetragen, sind nicht mehr zu 100% nachvollziehbar und die Zettel werden schnell unübersichtlich. Die Folgen: Ungenaue Dokumentation, Übertragungsfehler, eine fehlerhafte Lohnabrechnung bis hin zu Forderungsklagen um geleistete Stunden und deren Bezahlung.

 

Gericht verurteilt Arbeitgeber aufgrund mangelnder Zeiterfassung

Ein Fall hat erst vor Kurzem im Gericht Emden für Aufsehen gesorgt. Ein Arbeitnehmer hat seine Arbeitszeiten handschriftlich erfasst und vor Gericht die Vergütung seiner Überstunden eingeklagt. Der Arbeitgeber bestritt die Mehrstunden, konnte die Aufzeichnungen des Arbeitnehmers aber aufgrund eines mangelhaften Zeiterfassungssystem nicht widerlegen. (Mehr Informationen über den Gerichtsfall)

Urteil: Die zusätzliche Arbeitszeit muss der Arbeitgeber vergüten. Zudem drohen Bußgelder bis zu 30.000 EUR. Selbst für die weitverbreitete Vertrauensarbeitszeit oder eine informelle Excel-Tabelle ist ein Bußgeld vorgesehen.

 

Elektronische Zeiterfassung im Homeoffice auf dem Vormarsch

Aufgrund des Ausbruchs von Covid-19 und die damit verbundene Arbeit von zuhause aus, wechseln immer mehr Unternehmen zu einer elektronischen Arbeitszeiterfassung. Diese hat gegenüber den klassischen Formen der Zeiterfassung zahlreiche Vorteile:

Strukturiert und nachvollziehbar:

Schwer leserliche Stundenzettel das war einmal. Jeder Mitarbeiter erfasst sämtliche Arbeitszeiten mit einer Stempeluhr-App in Echtzeit. Somit ist es für den Arbeitgeber immer nachvollziehbar wer aktuell arbeitet, sich in der Pause befindet oder bereits im Feierabend ist. Somit wird auch das Arbeits- und Privatleben klar getrennt. Ein positiver Nebeneffekt: Auch das Zettelchaos hat ein Ende und es stapeln sich keine Stundenzettel mehr auf Ihrem Schreibtisch.

Homeoffice-Gesetz & EuGH-Arbeitszeiterfassungspflicht: Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen:

Das Gesetz zur geregelten, einheitlichen Arbeitszeiterfassung ist bereits beschlossen und findet wie im obigen Fall beschrieben bereits Anwendung. Zudem gibt es mehrere gültige gesetzliche Regelungen, wie man als Betrieb Arbeitszeiten erfassen muss. Arbeitnehmer, die den Mindestlohn beziehen, müssen ihre Arbeit minutengenau erfassen, inklusive der Pausendauer und die Uhrzeit. All diese Regelungen und Vorschriften lassen sich mit einer modernen, online Zeiterfassung deutlich einfacher einhalten und nachweisen, als mit den klassischen Zeiterfassungsmethoden. Somit ist man auf der sicheren Seite und kann im Streitfall der Beweispflicht als Arbeitgeber vor Gericht nachkommen.

Transparent für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:

Viele Arbeitgeber stehen dem mobilen Arbeiten immer noch voreingenommen gegenüber. Das meist verbreitete Vorurteil „im Homeoffice wird gar nicht oder weniger gearbeitet“ wurde bereits von mehreren Studien widerlegt. Der von zuhause aus arbeitende Mitarbeiter fühlt sich eher dazu verpflichtet mehr zu arbeiten. Wenn Arbeitnehmer täglich von zuhause arbeiten, könnte es ohne eine gut eingeführte, transparente Zeiterfassung zu Streitigkeiten kommen. Eine online Zeiterfassung schafft hier Klarheit. Sowohl der Arbeitgeber, als auch der Arbeitnehmer kann jederzeit sehen, wie viele Stunden bereits gearbeitet wurden, wie viele Stunden noch erbracht werden müssen und wie viele Überstunden zur Verfügung stehen.

All dies sorgt für einen deutlich entspannten Arbeitsalltag für alle Beteiligten ohne Streitereien, ohne Beweispflicht für die Arbeitszeit außerhalb des Büros, ohne ein schlechtes Gefühl im Homeoffice und mit dem Fokus auf das wesentliche: das tägliche Kerngeschäft.

Fazit: Mit einer online Zeiterfassung sind Unternehmen bestens auf das neue Homeoffice-Gesetz und die EUGH-Arbeitszeiterfassungspflicht vorbereitet

Kurzfristig stellt uns das Arbeiten von zu Hause aus vor einige Herausforderungen. Langfristig ist die Möglichkeit zum Homeoffice aber durchaus positiv zu bewerten und mit höherer Arbeitszufriedenheit und besserer Work-Life-Balance verbunden. Nutzen Sie die Chance als Arbeitgeber professionell mit Homeoffice umzugehen: Eine digitale Zeiterfassung ist in weniger als 5 Minuten eingerichtet und ein großer Schritt für die Zukunft Ihres Unternehmens.

Die neuen Gesetze zum Homeoffice und zur Arbeitszeiterfassungspflicht durch den EuGH sind mit klassischen Zeiterfassungsmethoden nur schwer einzuhalten und umzusetzen. Mit einer digitalen Zeiterfassung kann der Arbeitsalltag deutlich strukturierter, transparenter, kostengünstiger und vor allem einfacher vonstatten gehen – auch für kleine und mittelständige Unternehmen ohne hohe Hürden.

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