Covid-19 hat den Arbeitsalltag drastisch auf den Kopf gestellt. Eine besonders einschneidende Veränderung war für viele der plötzliche Umzug vom Büro in die eigenen vier Wände. Das hat viele Unternehmen zum Sprung ins kalte Wasser gezwungen, da es bis heute keine einheitliche Homeoffice-Regelung gibt.
Um das Arbeiten von Zuhause und den allgemeinen Umgang mit Corona zumindest vorübergehend für Unternehmen zu regeln, wurde die Corona-Arbeitsschutzverordnung verabschiedet und seitdem regelmäßig erweitert.
Um den Überblick bei allen Neuerungen nicht zu verlieren, informieren wir sie hier regelmäßig über die aktuellen Änderungen zum Thema „Homeoffice & Corona“.
+++ Update 10. März 2021: Bundesregierung verlängert Homeoffice-Pflicht bis 30. April +++
Die von uns bereits erwähnte Corona-Arbeitsschutzverordnung wurde von der Bundesregierung bis zum 30. April verlängert. Konkret ändert sich für die deutschen Unternehmen also erst einmal nichts.
Nach wie vor soll es allen Arbeitnehmern möglich sein, von zuhause aus zu arbeiten. Unternehmen, die auf eine sogenannte Präsenzarbeit nicht verzichten können, müssen die Belegschaft in feste Arbeitsgruppen aufteilen, um das Infektionsrisiko zu mindern und eine komplette Schließung des Betriebs zu vermeiden.
Die zentralen Punkte der Corona-Arbeitsschutzverordnung:
- Pflicht zum Homeoffice, falls es möglich ist
- Bei Präsenzarbeit: Einteilung in feste Arbeitsgruppen
- Generelle Maskenpflicht
- Begrenzung von Arbeitnehmern innerhalb eines geschlossenen Raumes
Sobald es in diesem Bereich neue Informationen gibt, werden wir sie hierüber selbstverständlich informieren.
+++Update 19. Januar 2021: Arbeitgeber sind vorübergehend verpflichtet, Homeoffice anzubieten +++
Die sogenannte Corona-Arbeitsschutzverordnung beinhaltet einen längeren Teil, in dem es speziell um das Thema Homeoffice geht. Hauptpunkt der Verordnung ist die Pflicht zum Homeoffice, zumindest überall dort, wo es möglich ist. Hiervon verspricht sich die Bundesregierung in erste Linie natürlich Senkung des Infektionsrisikos.
Ein zweiter Punkt steht ebenfalls ganz oben auf der Liste, welcher vor solche Unternehmen trifft, die kein Homeoffice anbieten können: Die Einteilung in feste Arbeitsgruppen. Somit sollen Mitarbeiter in feste Gruppen eingeteilt werden und vorübergehend ausschließlich nur in diese Gruppe zusammen arbeiten.
Ziel dieser Regelung ist es, komplette Schließungen von Unternehmen möglichst zu vermeiden, da sich dies schlecht auf die Unternehmen selbst und auf die gesamte Wirtschaftslage der Bundesrepublik auswirken kann. Ein Beispiel hierfür ist etwa der Fleischfabrikant Tönnies, der Standorte seines Unternehmens vorübergehend komplett schließen musste.
Hier finden Sie die Kernpunkte der Corona-Arbeitsschutzverordnung noch einmal übersichtlich zusammengefasst:
- Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollen im Homeoffice arbeiten, solange es keine betrieblichen Gründe gibt, die dies nicht ermöglichen können
- Für den Fall dass man doch in den Betrieb muss, ist eine maximale Kontaktreduktion Pflicht. Das gilt beispielsweise für Industriebetriebe, bei denen es unmöglich ist, dass Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten
- Generelle Maskenpflicht. Vor allem in Situationen, in denen ein direkter Kontakt unvermeidbar ist
- Wenn möglich: Einteilung in Arbeitsgruppen. So hofft man das Infektionsrisiko einzudämmen, da nicht alle Arbeitgeber untereinander in Kontakt sind, sondern nur die fest eingeteilten Gruppen. Infiziert sich einer, der Gruppenmitglieder, kann man die komplette Gruppe in Quarantäne schicken. Die restlichen Gruppen können weiterarbeiten und sind in diesem Fall nicht betroffen
- Beschränkung, was die Anzahl der Arbeitnehmer betrifft, die sich gleichzeitig in einem geschlossenen Raum aufhalten (beispielsweise in einem Pausenraum während der Mittagspause)
Diese generelle Homeoffice-Regelungen soll zunächst mindestens bis zum 15. März gelten.
+++Update November 2020: Neuer Gesetzesentwurf liegt zur Abstimmung vor+++
Hubertus Heil – seines Zeichens Minister für Arbeit und Soziales – hat nun einen Gesetzesentwurf für ein Recht auf Homeoffice zur allgemeinen Abstimmung vorbereitet und vorgelegt.
Dieser Entwurf fokussiert sich vor allem auf die Arbeitnehmer. Somit soll der Arbeitgeber verpflichtet werden, auf den Homeoffice-Wunsch eines jeden Mitarbeiters einzugehen. Falls der Arbeitgeber den Antrag auf Homeoffice ablehnen sollte, muss er innerhalb von zwei Monaten schriftlich ausformuliert begründen, warum er den Antrag abgelehnt hat.
Dies kann man als neutraler Beobachter nur als Teilerfolg für Hubertus Heil sehen, da sein ursprünglicher Plan eine rechtlich vorgeschriebene Anzahl an Homeoffice-Tagen vorsah.
Homeoffice nach Corona – die meisten Arbeitnehmer sind dafür
Die Covid-19-Lage ist in Deutschland nach wie vor sehr unübersichtlich und in den letzten Monaten eine Berg und Talfahrt. Viele Arbeitnehmer haben sich mittlerweile an die neue Arbeitssituation gewöhnt und die Vorteile vom ortsunabhängigen Arbeiten kennengelernt. Homeoffice auch nach Corona – das wünschen sich viele Arbeitnehmer, sofern sich dies mit der zu erledigenden Arbeit vereinen lässt. Unterstützung bekommen sie hierbei aus der Politik. Es wird bereits über ein Gesetz für das geregelte Homeoffice gesprochen und verhandelt.
Das neue Homeoffice Gesetz soll bereits im Herbst kommen
Arbeitsminister Hubertus Heil (SPD) möchte auch nach der Coronakrise ein dauerhaftes Arbeiten von zuhause aus gesetzlich ermöglichen. Er selbst sieht das Arbeiten von zuhause aus und die gut funktionierende Umstellung als „Errungenschaft“ an.
Deshalb möchte er möglichst schnell ein Gesetz ausarbeiten und dieses nach eigener Aussage bereits im Herbst vorlegen. Die Süddeutsche Zeitung zitiert Herrn Heil folgendermaßen: „Jeder, der möchte und bei dem es der Arbeitsplatz zulässt, soll im Homeoffice arbeiten können – auch wenn die Corona-Pandemie wieder vorbei ist“.
Heimarbeit soll eine freiwillige Möglichkeit für Arbeitnehmer sein und fair geregelt werden. So soll Heil zufolge der Arbeitsalltag komplett im Homeoffice möglich sein, oder auch nur für ein bis zwei Tage pro Woche. Dies soll möglichst flexibel gehalten werden, um den Arbeitnehmern so viel Freiheit, wie möglich zu gewähren.
Zudem ist vor allem im Homeoffice die Regelung der täglichen Arbeitszeit wichtig, sowie der klar festgelegte Feierabend. Eine klare Trennung zwischen Arbeitszeit und Privatleben muss sichergestellt werden.
Homeoffice und Zeiterfassung – Erfassung per Stundenzettel problematisch
Durch das Covid-19-Virus wurden einige Probleme aufgedeckt. Eines davon ist die geregelte und flexible Erfassung der täglichen Arbeitszeit. Nach wie vor benutzen die meisten Unternehmen in Deutschland klassische Formen der Zeiterfassung, wie zum Beispiel den Stundenzettel, den die Mitarbeitern händisch ausfüllen, oder eine analoge Zeiterfassung in Excel. Muss sich die bisherige gängige Zeiterfassung an die neue Arbeitswelt anpassen?
Die altmodische Arbeitszeiterfassung ist vor allem dann problematisch, wenn Zeiten vom Mitarbeiter flexibel an mehren Orten erfasst werden müssen: Vom Büro bzw. Betrieb, von Zuhause oder von unterwegs. Der klassische vorgedruckte Stundenzettel kommt hier schnell an seine Grenzen. Arbeitszeiten werden oft nach Gefühl für den ganzen Tag nachgetragen, sind nicht mehr zu 100% nachvollziehbar und die Zettel werden schnell unübersichtlich. Die Folgen: Ungenaue Dokumentation, Übertragungsfehler, eine fehlerhafte Lohnabrechnung bis hin zu Forderungsklagen um geleistete Stunden und deren Bezahlung.
Gericht verurteilt Arbeitgeber aufgrund mangelnder Zeiterfassung
Ein Fall hat erst vor Kurzem im Gericht Emden für Aufsehen gesorgt. Ein Arbeitnehmer hat seine Arbeitszeiten handschriftlich erfasst und vor Gericht die Vergütung seiner Überstunden eingeklagt. Der Arbeitgeber bestritt die Mehrstunden, konnte die Aufzeichnungen des Arbeitnehmers aber aufgrund eines mangelhaften Zeiterfassungssystem nicht widerlegen. (Mehr Informationen über den Gerichtsfall)
Urteil: Die zusätzliche Arbeitszeit muss der Arbeitgeber vergüten. Zudem drohen Bußgelder bis zu 30.000 EUR. Selbst für die weitverbreitete Vertrauensarbeitszeit oder eine informelle Excel-Tabelle ist ein Bußgeld vorgesehen.
Elektronische Zeiterfassung im Homeoffice auf dem Vormarsch
Aufgrund des Ausbruchs von Covid-19 und die damit verbundene Arbeit von zuhause aus, wechseln immer mehr Unternehmen zu einer elektronischen Arbeitszeiterfassung. Diese hat gegenüber den klassischen Formen der Zeiterfassung zahlreiche Vorteile:
Strukturiert und nachvollziehbar:
Schwer leserliche Stundenzettel das war einmal. Jeder Mitarbeiter erfasst sämtliche Arbeitszeiten mit einer Stempeluhr-App in Echtzeit. Somit ist es für den Arbeitgeber immer nachvollziehbar wer aktuell arbeitet, sich in der Pause befindet oder bereits im Feierabend ist. Somit wird auch das Arbeits- und Privatleben klar getrennt. Ein positiver Nebeneffekt: Auch das Zettelchaos hat ein Ende und es stapeln sich keine Stundenzettel mehr auf Ihrem Schreibtisch.
Homeoffice-Gesetz & EuGH-Arbeitszeiterfassungspflicht: Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen:
Das Gesetz zur geregelten, einheitlichen Arbeitszeiterfassung ist bereits beschlossen und findet wie im obigen Fall beschrieben bereits Anwendung. Zudem gibt es mehrere gültige gesetzliche Regelungen, wie man als Betrieb Arbeitszeiten erfassen muss. Arbeitnehmer, die den Mindestlohn beziehen, müssen ihre Arbeit minutengenau erfassen, inklusive der Pausendauer und die Uhrzeit. All diese Regelungen und Vorschriften lassen sich mit einer modernen, online Zeiterfassung deutlich einfacher einhalten und nachweisen, als mit den klassischen Zeiterfassungsmethoden. Somit ist man auf der sicheren Seite und kann im Streitfall der Beweispflicht als Arbeitgeber vor Gericht nachkommen.
Transparent für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:
Viele Arbeitgeber stehen dem mobilen Arbeiten immer noch voreingenommen gegenüber. Das meist verbreitete Vorurteil „im Homeoffice wird gar nicht oder weniger gearbeitet“ wurde bereits von mehreren Studien widerlegt. Der von zuhause aus arbeitende Mitarbeiter fühlt sich eher dazu verpflichtet mehr zu arbeiten. Wenn Arbeitnehmer täglich von zuhause arbeiten, könnte es ohne eine gut eingeführte, transparente Zeiterfassung zu Streitigkeiten kommen. Eine online Zeiterfassung schafft hier Klarheit. Sowohl der Arbeitgeber, als auch der Arbeitnehmer kann jederzeit sehen, wie viele Stunden bereits gearbeitet wurden, wie viele Stunden noch erbracht werden müssen und wie viele Überstunden zur Verfügung stehen.
All dies sorgt für einen deutlich entspannten Arbeitsalltag für alle Beteiligten ohne Streitereien, ohne Beweispflicht für die Arbeitszeit außerhalb des Büros, ohne ein schlechtes Gefühl im Homeoffice und mit dem Fokus auf das wesentliche: das tägliche Kerngeschäft.
Fazit: Mit einer online Zeiterfassung sind Unternehmen bestens auf das neue Homeoffice-Gesetz und die EUGH-Arbeitszeiterfassungspflicht vorbereitet
Kurzfristig stellt uns das Arbeiten von zu Hause aus vor einige Herausforderungen. Langfristig ist die Möglichkeit zum Homeoffice aber durchaus positiv zu bewerten und mit höherer Arbeitszufriedenheit und besserer Work-Life-Balance verbunden. Nutzen Sie die Chance als Arbeitgeber professionell mit Homeoffice umzugehen: Eine digitale Zeiterfassung ist in weniger als 5 Minuten eingerichtet und ein großer Schritt für die Zukunft Ihres Unternehmens.
Die neuen Gesetze zum Homeoffice und zur Arbeitszeiterfassungspflicht durch den EuGH sind mit klassischen Zeiterfassungsmethoden nur schwer einzuhalten und umzusetzen. Mit einer digitalen Zeiterfassung kann der Arbeitsalltag deutlich strukturierter, transparenter, kostengünstiger und vor allem einfacher vonstatten gehen – auch für kleine und mittelständige Unternehmen ohne hohe Hürden.
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