Digitale Zeiterfassung ersetzt Papier-Stundenzettel und manuelle Excel-Listen durch eine zentrale Lösung für Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten. Welche Software geeignet ist, hängt unter anderem von Unternehmensgröße, Arbeitsmodell und benötigten Funktionen ab.

In diesem Vergleich betrachten wir 10 Lösungen für digitale Zeiterfassung anhand einheitlicher Kriterien: Arbeitszeiterfassung, App, Browser, Terminal, Offline-Funktion, Projektzeiten, Urlaubsverwaltung, Schichtplanung, DATEV-Anbindung und Preis.

• Kleine und mittlere Unternehmen: benötigen häufig eine einfache Zeiterfassung per App, Browser oder Terminal.
• Mobile Teams: profitieren von einer App und einer Offline-Funktion.
• Büroteams: können Arbeitszeiten meist per Browser oder App erfassen.
• Projektorientierte Unternehmen: benötigen zusätzlich Projekt-, Kunden- oder Auftragszeiten.
• Schichtbetriebe: sollten auf Dienstplanung, Schichtzeiten und Abwesenheiten achten.
• Lohnabrechnung: eine DATEV-Schnittstelle oder ein strukturierter Lohnexport kann den Verwaltungsaufwand reduzieren.
• Ohne zusätzliche Hardware: Bei einigen Anbietern reichen Smartphone, Tablet oder PC als Erfassungsgerät.
• Kosten: Entscheidend ist nicht nur der Einstiegspreis, sondern welche Funktionen im jeweiligen Tarif enthalten sind.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede der zehn Systeme auf einen Blick.

Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht? Ja, laut dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter lückenlos dokumentieren, um den Arbeitsschutz zu gewährleisten. Grundlage dafür ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG). Nach aktuellem Stand besteht dabei noch keine allgemeine Pflicht, ein elektronisches System zu verwenden. Die Aufzeichnung kann grundsätzlich auch in anderer Form erfolgen. Die Bundesregierung plant jedoch, die Arbeitszeiterfassung künftig gesetzlich als elektronische Aufzeichnungspflicht auszugestalten.

Für den Vergleich haben wir die Anbieter nach denselben Kriterien betrachtet. Die Angaben basieren auf öffentlich verfügbaren Herstellerinformationen mit Stand September 2026. Ein Haken bedeutet, dass die Funktion grundsätzlich angeboten wird; bei tarifabhängigen Funktionen kann ein bestimmtes Paket erforderlich sein.

Methodik: Wir vergleichen keine Anbieter anhand eines subjektiven Tests oder einer Gesamtnote. Stattdessen erfassen wir öffentlich dokumentierte Funktionen und Preisangaben nach einheitlichen Kriterien. Bei tarifabhängigen Funktionen berücksichtigen wir, dass diese nicht zwingend im günstigsten Paket enthalten sind. Die Angaben beziehen sich auf den Stand September 2026. Crewmeister bietet beispielsweise Zeiterfassung ab 1,50 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung; Urlaubsplanung, Schichtplanung und DATEV-Anbindung sind abhängig von Paket bzw. Zusatzmodul.

1. Crewmeister

Crewmeister ist eine digitale Zeiterfassung für kleine und mittlere Unternehmen. Arbeitszeiten können über mobile App, Terminal und weitere digitale Erfassungsmöglichkeiten dokumentiert werden. Je nach Paket umfasst die Lösung unter anderem Projektzeiterfassung, GPS-Standorterfassung, Urlaubsverwaltung und Überstundenverwaltung. Die Tarife starten aktuell bei 1,50 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

‍
Was sagt eine unserer 20.000 Kundenunternehmen über Crewmeister:

„Wir nutzen Crewmeister seit mehreren Jahren und schätzen besonders die benutzerfreundliche, intuitive Oberfläche.“ Larissa Bürger, Worst Behavior GmbH

‍

‍

2. TimeTac

TimeTac bietet Arbeits-, Projekt- und Abwesenheitszeiterfassung. Zeiten können über Web- und Mobile-App erfasst werden. Für die Live-Erfassung stehen außerdem Terminal, NFC-Geräte und weitere Optionen zur Verfügung. (Mehr Informationen zu TimeTac)

3. clockin

clockin kombiniert mobile Zeiterfassung mit Browser- und Tablet-Terminal. Die Lösung richtet sich unter anderem an mobile Teams und bietet zusätzlich Projektfunktionen, Abwesenheitsverwaltung sowie einen DATEV-Export. Der Einstiegspreis liegt aktuell bei 3,59 € pro Nutzer und Monat. (Mehr Informationen zu clockin)

4. Papershift

Papershift verbindet digitale Zeiterfassung mit Personal- und Dienstplanung. Die Zeiterfassung ist per Smartphone, Tablet oder Browser möglich. Das Angebot reicht von einem Core-Paket für kleinere Betriebe bis zu umfangreicheren Paketen mit Dienstplanung, Lohnarten und DATEV-/LODAS-Export. (Mehr Informationen zu Papershift)

5. Personio

Personio ist eine umfassende HR-Plattform, in der Zeiterfassung Bestandteil eines größeren Personalmanagement-Systems ist. Damit richtet sich die Lösung insbesondere an Unternehmen, die neben Arbeitszeiten auch weitere HR-Prozesse zentral verwalten möchten.

6. timr

timr verbindet digitale Arbeitszeiterfassung mit mobilen Funktionen und Projektzeiterfassung. Der Schwerpunkt liegt auf Unternehmen, deren Mitarbeitende teilweise oder vollständig außerhalb eines klassischen Büroarbeitsplatzes arbeiten.

7. Factorial

Factorial kombiniert Zeiterfassung mit weiteren HR-Funktionen. Die Plattform bietet unter anderem mobile Zeiterfassung, Geolokalisierung, Abwesenheitsverwaltung und Schichtverwaltung.

8. MOCO

MOCO richtet sich insbesondere an Agenturen, Beratungen und projektorientierte Unternehmen. Neben Arbeitszeiten stehen Projekt-, Kunden- und Abrechnungsprozesse im Mittelpunkt.

9. Shiftbase

Shiftbase kombiniert Zeiterfassung mit Dienstplanung und Abwesenheitsverwaltung. Die Plattform bietet eine iOS- und Android-App sowie einen Kiosk-Modus für ein gemeinsames Tablet. Neben kostenpflichtigen Paketen gibt es aktuell einen kostenlosen Tarif für bis zu 15 Mitarbeitende.

10. ZEP

ZEP bietet digitale Arbeitszeiterfassung über App und Browser und verbindet diese je nach Produktlinie mit Projektzeiterfassung und Projektmanagement. ZEP Clock startet aktuell bei 2 € pro Nutzer und Monat. ZEP Compact mit Projektzeiterfassung startet bei 7 €, ZEP Professional bei 18 € pro Nutzer und Monat.

Welche Software passt, hängt stark davon ab, wo und wie Mitarbeiter arbeiten. Ein Büro mit festen Arbeitsplätzen benötigt andere Funktionen als ein Handwerksbetrieb mit wechselnden Baustellen.

Worauf sollten kleine Unternehmen achten? Die ideale Zeiterfassung ist intuitiv bedienbar und flexibel. Achten Sie auf eine schnelle Einrichtung, mobile Apps für unterwegs und ein optionales Terminal für den stationären Einsatz im Betrieb. Wichtige Kriterien sind:

• einfache Einrichtung
• App und/oder Browser
• optionales Terminal
• automatische Überstundenberechnung
• Abwesenheitsverwaltung
• Projektzeiterfassung
• Lohnexport oder DATEV-Schnittstelle
• transparente Tarifstruktur
• DSGVO-konforme Verarbeitung

Gerade bei kleinen Teams lohnt es sich, nicht nur den Preis pro Nutzer zu vergleichen. Entscheidend ist, welche Funktionen bereits im gewählten Paket enthalten sind.

Mobile Zeiterfassung: App oder Terminal?

Eine App eignet sich vor allem für Mitarbeiter, die unterwegs, im Homeoffice oder an wechselnden Einsatzorten arbeiten.

Ein Terminal ist praktisch, wenn viele Mitarbeiter am gleichen Standort starten und Feierabend machen.

Ein Browser eignet sich insbesondere für klassische Büroarbeitsplätze.

Moderne Systeme kombinieren deshalb mehrere Erfassungsmöglichkeiten.

Zeiterfassung mit Offline-Funktion

Warum ist eine Offline-Funktion wichtig? Für Teams auf Baustellen oder in Kellern ohne Empfang ist sie essenziell: Die App speichert die Zeiten lokal und synchronisiert diese automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Bei der Auswahl sollte deshalb geprüft werden, ob tatsächlich die Zeiterfassung offline funktioniert und wie die Synchronisierung nach Wiederherstellung der Verbindung erfolgt.

Zeiterfassung mit Projektzeiten

Bei einer Projektzeiterfassung werden Arbeitszeiten zusätzlich einem Projekt, Kunden, Auftrag oder einer Tätigkeit zugeordnet. Das ermöglicht beispielsweise:

• Projektzeiten auswerten
• Arbeitsaufwand je Kunde nachvollziehen
• geplante und tatsächliche Zeiten vergleichen
• Projektbudgets kontrollieren
• abrechenbare Zeiten dokumentieren

Das ist besonders für Agenturen, Beratungen, Handwerksbetriebe und andere projektorientierte Unternehmen relevant.

Zeiterfassung mit Urlaubsverwaltung

Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung lassen sich in vielen Systemen miteinander verbinden. Mitarbeiter können beispielsweise Urlaub beantragen, während Vorgesetzte Anträge digital prüfen und freigeben. Das verhindert, dass Arbeitszeiten und Abwesenheiten in verschiedenen Excel-Dateien oder Systemen gepflegt werden müssen. Bei Crewmeister ist der Urlaubsplaner Bestandteil des Easy- und Pro-Pakets.

Zeiterfassung mit DATEV-Schnittstelle

Wie vereinfacht DATEV die Lohnabrechnung? Durch eine direkte Schnittstelle werden erfasste Stunden fehlerfrei an den Steuerberater übertragen. Prüfen Sie vorab, ob der Export von Lohnarten in Ihrem gewählten Software-Paket enthalten ist. Mehrere Anbieter im Vergleich bieten DATEV-Anbindungen oder Lohnexporte an. Bei Crewmeister ist die DATEV-Anbindung als Zusatzfunktion verfügbar; clockin bietet einen DATEV-Export der Stundenlisten.

Was muss eine gute digitale Zeiterfassung können?

Welche Funktionen erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Zu den wichtigsten Kriterien gehören:

1. Arbeitszeiten erfassen – Beginn, Ende und Pausen digital dokumentieren.
2. Zeitkonten führen – Plus- und Minusstunden nachvollziehen.
3. Mobil arbeiten – Zeiten auch außerhalb des Büros erfassen.
4. Offline arbeiten – wichtig bei fehlender Internetverbindung.
5. Projekte erfassen – Arbeitszeit Kunden oder Aufträgen zuordnen.
6. Abwesenheiten verwalten – Urlaub und Krankheit digital dokumentieren.
7. Auswertungen erstellen – Arbeitszeiten nach Mitarbeitern, Projekten oder Zeiträumen auswerten.
8. Lohnabrechnung unterstützen – etwa über DATEV oder einen strukturierten Export.
9. Datenschutz berücksichtigen – besonders bei Standort- und Mitarbeiterdaten.

Digitale Zeiterfassung oder Excel?

Excel kann für sehr kleine Teams eine einfache Lösung sein. Mit steigender Mitarbeiterzahl nimmt allerdings der manuelle Verwaltungsaufwand zu. Hier geht es zu einem Direktvergleich von Zeiterfassung vs Excel

‍

Was kostet digitale Zeiterfassung?

Was kostet eine digitale Zeiterfassung 2026? Die Preise variieren je nach Funktionsumfang. Bei Crewmeister beginnen die Tarife bereits ab 1,50 € pro Nutzer/Monat bei jährlicher Zahlung, was besonders für wachsende KMU kosteneffizient ist. Easy kostet ab 2 € und Pro ab 3 € pro Nutzer und Monat. ZEP startet für reine Arbeitszeiterfassung bei 2 € pro Nutzer und Monat. Wer Projektzeiterfassung oder umfassendere Projektmanagement-Funktionen benötigt, kann auf ZEP Compact beziehungsweise ZEP Professional wechseln. Shiftbase bietet aktuell einen kostenlosen Tarif für bis zu 15 Mitarbeitende; kostenpflichtige Pakete starten bei 30 € pro Monat.

Preise im Überblick

‍

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten?

Vor dem Abschluss sollte das Unternehmen die eigenen Anforderungen definieren.

Wo arbeiten die Mitarbeiter?
Im Büro, Homeoffice, unterwegs, auf Baustellen oder an mehreren Standorten?

Wie wird erfasst?
App, Browser, Terminal oder eine Kombination?

Werden Projekte erfasst?
Dann sollte die Software Arbeitszeiten Kunden, Projekten oder Aufträgen zuordnen können.

Gibt es Schichten?
Dann sind Dienstplanung, Zuschläge und Abwesenheiten besonders relevant.

Wie funktioniert die Lohnabrechnung?
Bei DATEV-Nutzung sollte geprüft werden, ob eine direkte Schnittstelle oder ein passender Export vorhanden ist.

Welche Zusatzkosten entstehen?
Grundgebühren, Zusatzmodule, Mindestnutzerzahlen und unterschiedliche Abrechnungsintervalle können den tatsächlichen Preis beeinflussen.

Wie einfach ist die Einführung?
Die technische Ausstattung allein entscheidet nicht über die Praxistauglichkeit. Mitarbeiter sollten die Zeiterfassung im Alltag einfach bedienen können.

Fazit: Digitale Zeiterfassung im Vergleich 2026

Digitale Zeiterfassung gibt es heute in unterschiedlichen Ausprägungen: von einfachen Zeiterfassungs-Apps über Lösungen für mobile Teams bis zu umfassenden HR- und Projektmanagement-Plattformen. Für die Auswahl sind vor allem Mitarbeiterzahl, Arbeitsmodell und benötigte Funktionen entscheidend. Mobile Teams sollten beispielsweise App, GPS und Offline-Funktion prüfen. Schichtbetriebe benötigen häufig zusätzlich Dienstplanung. Projektorientierte Unternehmen profitieren von Projekt- und Kundenzeiten. Für die Lohnabrechnung kann eine DATEV-Anbindung relevant sein.

Crewmeister kombiniert digitale Arbeitszeiterfassung mit App, Terminal, Projektzeiterfassung, GPS und – je nach Paket – Urlaubs- und Überstundenverwaltung. Die Tarife starten aktuell bei 1,50 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Letztlich sollte die Entscheidung deshalb nicht allein vom Einstiegspreis abhängen. Entscheidend ist, welche Funktionen das Unternehmen tatsächlich benötigt und welche Lösung diese Anforderungen mit möglichst wenig Verwaltungsaufwand abdeckt.

Jetzt digitale Zeiterfassung kostenlos testen: Mit Crewmeister können Unternehmen ihre Arbeitszeiten digital erfassen und verschiedene Erfassungsmöglichkeiten nutzen. Die Lösung lässt sich kostenlos testen und ohne langfristige Bindung ausprobieren.

‍

Für diesen Vergleich haben wir die öffentlich zugänglichen Informationen der Anbieter (Webseiten, Preislisten, Produkt-Dokumentationen) sowie unabhängiger Bewertungsplattformen und Fachpublikationen verwendet. Stand der Recherche: September 2026.

Quellen & Aktualität:
Crewmeister: offizielle Produkt-, Preis- und Funktionsinformationen.
Letzte Prüfung: 25.09.2026
Die Preise und Produktfunktionen können sich ändern. Bei einer Kaufentscheidung sollten die aktuellen Anbieterangaben zusätzlich geprüft werden.