Winterbauumlage vs. Zeiterfassung – Wie wird das geregelt?

Die Winterumlage

Beim Wort Winterumlage klingelt es bei den meisten Arbeitgebern im Handwerk. Trotzdem gibt es immer wieder Fragen zu diesem Thema, zum Beispiel inwiefern sich das Erfassen der Arbeitszeiten auf die Winterbauumlage auswirkt.

Genau deshalb möchten wir in diesem Artikel alle Mythen und Fragen zu diesem Thema aufklären:

  • Was ist die Winterumlage und warum gibt es sie eigentlich?
  • Wer ist von der Winterbauumlage betroffen?
  • Kann man die Winterumlage von der Steuer absetzen?
  • Was hat die Arbeitszeiterfassung mit der Winterbauumlage zu tun?
  • Welche Auswirkung hat eine digitale Zeiterfassung auf die Winterumlage?
  1. Winterumlage oder. Schlechtwettergeld?

Im Prinzip fällt die Erklärung für das sogenannte „Schlechtwettergeld“ oder auch Winterbauumlage, wie es neuerdings heißt relativ kurz aus. Es handelt sich um einen Prozentsatz, den der Arbeitgeber monatlich abführen muss. Dieser Betrag liegt zwischen einem und zwei Prozent der Bruttolohnsumme von sämtlichen im Betrieb angestellten gewerblichen Arbeitnehmer.

Als Laie fragt man sich bestimmt, warum der Arbeitgeber dazu gezwungen wird. Im Endeffekt dient dieser über das Jahr angehäufte Betrag dazu, Mehraufwendungen auf der Seite des Arbeitgebers in saisonal schwachen Zeiten ausgleichen zu können.

Beispielsweise kann ein Dachdeckerbetrieb speziell in den Wintermonaten weniger Aufträge entgegennehmen und dadurch weniger Umsetzen. Die Lohnkosten der Mitarbeiter sind aber trotzdem noch vorhanden, wodurch der Arbeitgeber finanziell unter Druck geraten kann. Genau an diesem Punkt greift das Schlechtwettergeld unterstützend ein.

  1. Handwerker sollen auch im Winter beschäftigt bleiben

In früheren Zeiten, aber auch heute ist es nicht unüblich, dass Arbeitnehmer über die Wintertage vorübergehend freigestellt werden. Dies ist die Folge von schlechten Wetter und der daraus resultierenden leeren Auftragsbücher. Die einzige Alternative der betroffenen Arbeitnehmer ist es, die über das Jahr gearbeiteten Überstunden alle im Winter bzw. an Tagen ohne Aufträge abzubauen. Die vorübergehenden Entlassungen von Arbeitnehmern möchte der Staat natürlich weitestgehend verhindern.

Deshalb ist der Zweck der Winterbauumlage eine möglichst vollständige ganzjährige Beschäftigung der Arbeitnehmer.

  1. Welche Berufe müssen eine Winterbauumlage abführen?

Speziell bei Handwerksbetrieben greift die Winterumlage. Folgende Tabelle zeigt übersichtlich, welche Branchen, bzw. welche Berufsgruppen in die Winterbauumlage zugehören und wie hoch hierbei der zu tragende Anteil des Arbeitgebers, sowie des Arbeitnehmers ist.

BerufsgruppeZuständige Einrichtung
(Abkürzung)
Höhe der Umlage
(Anteil des AG/Anteil des AN)
BauhauptgewerbeUrlaubs- und Lohnausgleichsklasse
(SOKA-Bau ULAK)
2,0 Prozent
(1,2/0,8)
Garten- und Landwirtschaftsbau (GaLaBau)Einzugstelle Garten- und Landschaftsbau
(EWGaLa)
1,85 Prozent
(1,05/0,8)
DachdeckerhandwerkLohnausgleichskasse für das Dachdeckerhandwerk
(SOKA-DACH)
2,0 Prozent
(1,2/0,8)
GerüstbauSozialkasse für das Gerüstgewerbe
(SKG)
1,0 Prozent
(wird nur vom AG getragen)
Direktzahler (Restliche Berufsgruppen des Baugewerbes)Agentur für Arbeit (FFM)
Abteilung Winterbeschäftigungsumlage
2,0 Prozent
(+10 Prozent des Betrags als Mehrkostenpauschale)

 

  1. Kann man die Winterumlage von der Steuer absetzen?

Dies ist für Arbeitgeber wohl die spannendste Frage. Kurz gesagt: Ja, es ist möglich.

Die vom Arbeitgeber gezahlten Beiträge zur Umlage sind als Werbungskosten zu deklarieren. Dies ist in Anlage N der Steuererklärung einzutragen. Für den Fall, dass Ihr Sachbearbeiter im Finanzamt Ihre Eintragung nicht akzeptiert können Sie im immer noch den passenden Gesetzestext vorlegen, den wir hier speziell verlinkt haben. Weisen Sie hierbei einfach auf die Seite 12 hin und es gibt keine Probleme.

Somit ist man für die Umsatzschwachen Monate auf der sicheren Seite und kann die anfallenden Kosten trotzdem steuerrechtlich geltend machen.

  1. Winterbauumlage und Zeiterfassung für viele Arbeitgeber ein Problem

Die rechtlichen Themen der Winterumlage sind somit schon einmal abgearbeitet. Das zweite wichtige Thema ist die Vereinigung von Zeiterfassung und der Winterbauumlage.

Dies bereitet vielen Arbeitgebern Probleme, denn sie stehen meistens vor der Wahl zweier Systeme, die beide nicht gerade arbeitserleichternd sind:

  1. Viele Unternehmen benutzen einen sogenannten Terminal zur Zeiterfassung. In diesem legt man vorher die regulären Soll-Arbeitszeiten eines Mitarbeiters an, also im Prinzip wie viele Stunden er am Tag arbeitet. Im normalen Gebrauch stempelt sich der Mitarbeiter also in das System ein und wieder aus, wenn er am Ende des Tages wieder zurück beim Unternehmen ist.
    Speziell für Betriebe mit einer Winterumlage ist dieser Prozess problembehaftet. Im Winter gilt nämlich meistens eine kürzere Soll-Arbeitszeit als im Sommer. Der Mitarbeiter macht somit in auftragsarmen Zeiten regelmäßig „Minusstunden“. Das verkompliziert das System unnötig.
  1. Die Großzahl der Handwerksbetriebe benutzt jedoch kein Terminal, sondern nach wie vor den altherkömmlichen Stundenzettel. Die Überstunden vermerkt man dann auch zusätzlich auf dem Blatt Papier. Somit gerät man zumindest nicht in die Prämisse der gerade erwähnten „Minusstunden“. Durch diese Art der Erfassung entstehen aber ganz andere neue Probleme.
    • Keiner hat im Blick, wie viele Überstunden schon für die auftragsarme Saison angehäuft wurden. Und wenn doch, dann ist dieser Prozess mit einem enormen Zeitaufwand verbunden.
    • Zudem können gleich bei mehreren Gelegenheiten Fehler auftreten. Vor allem Übertragungsfehler beim Übertrag in ein Tabellenkalkulationsprogramm wie zum Beispiel Microsoft Excel. Somit könnten unter Umständen viele Überstunden zu viel oder zu wenig eingetragen worden sein, was den tatsächlichen Stand verfälscht und sogar der Auslöser eines Streits zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber sein könnte.
    • Bei diesem Modell geht zusätzlich Zeit verloren, da der Arbeitnehmer öfters einen Antrag auf Freizeitausgleich stellen muss, was in der Umgangssprache gleichbedeutend mit dem Abbau von Überstunden ist.
  1. Automatische Winterbauumlage

Gerade bei Unternehmen, die die Winterumlage monatlich abführen müssen lohnt sich jetzt der Umstieg auf eine digitale Zeiterfassung. Und das aus einem ganz einfachen Grund: Die Mitarbeiter müssen Ihre Zeiten sehr genau erfassen, was mit den beiden im vorherigen Absatz beschriebenen Methoden nicht reibungslos funktioniert. Mit einem kompetenten Anbieter und dessen digitaler Zeiterfassung haben Sie sogar zwei Optionen, aus denen Sie wählen können:

  • Halbjährig wechselnde Sollstunden

Bei den meisten Software-Anbietern legt man ein dauerhaftes Arbeitsmodell für alle Mitarbeiter an. Gerade bei Unternehmen, die eine Winterbauumlage abführen müssen ist dies natürlich nicht geeignet, da die Mitarbeiter im Sommer andere Arbeitszeiten haben, als im Winter.

Nur bei sehr wenigen Zeiterfassung können Sie die Soll-Arbeitszeiten im halbjährigen Intervall ändern, geschweige denn verschiedene zukünftig geltende Modelle anlegen. Mit der modernen Arbeitszeiterfassung von Crewmeister geht dies reibungslos. Unserer Software für die Winterumlage kann dies sogar für die Zukunft automatisch einrichten. Sie könnten also im Prinzip für die nächsten zehn Jahre bereits alle Arbeitszeitmodelle für die Winterumlage anlegen und sich anschließend entspannt zurück lehnen. So haben die Mitarbeiter im Sommer beispielsweise einen höheren Betrag von Sollstunden in einer Woche und im Winter einen niedrigeren. Dieser Wechsel wird dann vom System zum gewünschten Datum automatisch vorgenommen.

Die Winterbauumlage

  • Minutengenaue Erfassung der Überstunden

Die zweite Option ist die saisonübergreifende Erfassung der Überstunden. Hierbei ordnet man jedem  Arbeitnehmer über das ganze Jahr die gleichen Soll-Arbeitsstunden zu. Dieser stempelt dann per App oder am Computer seine Arbeitszeiten und häuft über den Sommer eine gewisse Anzahl an Überstunden an. Diese Überstunden können dann im Winter dazu verwendet werden die Soll-Arbeitsstunden aufzufüllen und somit das gleiche Gehalt zu bekommen wie sonst auch.

Dies geschieht durch das Beantragen von sogenannten Freizeitausgleichen, im Alltag auch als „Abbau von Überstunden“ bezeichnet. Die Abfolge ist mit einer Zeiterfassungssoftware relativ simpel und man spart sich erheblich viel Zeit im Vergleich zum herkömmlichen Stundenzettel.

  • Der Mitarbeiter stellt direkt am Computer einen Antrag zum Freizeitausgleich
  • Daraufhin erhält der Chef, bzw. die zuständige Person eine Email
  • Den Antrag muss man dann nur noch mit einem Klick bestätigen
  • Im Anschluss ist der Freizeitausgleich im System vermerkt

Ein weiterer Vorteil ist der übersichtlich gestaltete Überstundenstand. Bei jedem genehmigten „Abbau von Überstunden“ überprüft und aktualisiert das System den verbleibenden Überstundenstand. Beim Stundenzettel hingegen müsste der Chef oder die Büroangestellte alle Stundenzettel zusammensuchen und einzeln ausrechen, was teilweise Stunden dauern kann.

  1. Fazit

Wenn man allseits informiert ist, dann ist die Winterbauumlage kein großes Problem. Je nach Berufsgruppe legt man einen kleineren Prozentsatz pro Monat zur Seite, den man auch noch von der Steuer absetzen kann. Dafür kann man dann in Umsatzschwachen Monaten auf diesen Betrag zurückgreifen und Mitarbeiter länger anstellen. Diese sind im Unternehmen dann glücklicher und müssen sich keinen vorübergehenden Zweitjob organisieren.

Beim Thema Zeiterfassung hat man zwei Optionen. Entweder man tut sich unnötig schwer und erfasst die Zeiten nach wie vor analog. Daraus entsteht ein hoher zeitlicher Aufwand, da man die Überstunden einzeln zusammenrechnen muss. Zudem ist die Fehlerquote bei der Übertragung relativ hoch.

Die zweite und deutlich entspanntere Option ist eine digitale Zeiterfassung. Man kann die Arbeitszeitmodelle Jahrelang in die Zukunft vorausplanen und das System erfasst automatisch die Überstunden, sowie alles Weitere. Abschließend kann man nur empfehlen, den Wechsel hin zu einem digitalen System so früh wie möglich anzugehen. Es sei denn, man möchte einen unnötig komplizierten Arbeitsablauf.

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