Pflegt man ein Fahrtenbuch handschriftlich, muss man dafür viel Mühe und Zeit aufbringen. Außerdem zeigen sie sich als überaus anfällig für Fehler.
Im Gegensatz dazu stehen die Anforderungen des Finanzamtes an die umfangreichen Aufzeichnungsvorschriften. Schnell kommt es so mit händisch geführten Fahrtenbüchern zu Unstimmigkeiten und Problemen.
Aus diesem Grund nutzen viele Arbeitnehmer und Selbstständige die Nachweismethode des Fahrtenbuches für sich gar nicht erst und setzen lieber auf die pauschale 1-Prozent-Methode bei der Versteuerung ihres Firmenwagens. Jedoch gestaltet sich diese in der Regel wesentlich teurer, sodass man dem Finanzamt als Arbeitgeber unnötig viel Geld schenkt.
Unternehmen, deren Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag oft und viel unterwegs sind, wie etwa die Tatortreinigung in München, können von der Nutzung eines digitalen Fahrtenbuchs maßgeblich profitieren. Wo die genauen Vorteile dieser Methode liegen, erklärt der folgende Artikel.
Maximale Zeitersparnis bei minimalem Fehlerrisiko
Die eingangs beschriebenen Probleme, die mit der Führung eines manuellen Fahrtenbuchs in Verbindung stehen, werden durch die elektronische Alternative gelöst. Während der Fahrt zeichnet das elektronische Fahrtenbuch sämtliche relevanten Daten automatisch auf, sodass im Nachgang nur noch die Ergänzung weniger Angaben nötig ist.
Außerdem besteht kaum eine Gefahr, dass sich Rechen- oder Schreibfehler in die Aufzeichnungen einschleichen – besonders im Hinblick auf die zurückgelegten Kilometer. Dass man einige berufliche Fahrten schlichtweg vergisst, gehört mit dem elektronischen Fahrtenbuch der Vergangenheit an.
Durch das Finanzamt wird ein absolut lückenlos geführtes Fahrtenbuch gefordert. Diesem Anspruch wird die elektronische Variante stets gerecht, sodass sie auch der kritischsten Überprüfung problemlos standhält. Daneben gelingt die Auswertung und Übertragung der erfassten Daten überaus einfach, beispielsweise, wenn eine Kosten-Nutzen-Analyse oder eine Reisekostenabrechnung vorgenommen werden soll.
Somit garantiert ein digitales Fahrtenbuch eine maximale Zeitersparnis bei einem minimalen Fehlerrisiko. Gegenüber dem Finanzamt besteht eine wesentlich höhere Sicherheit und durch die Abkehr von der Ein-Prozent-Versteuerung lässt sich viel Geld einsparen.
Digitales Fahrtenbuch – welche verschiedenen Arten gibt es?
Im Handel sind grundsätzlich drei verschiedene Arten der elektronischen Fahrtenbücher zu finden. So besteht die Möglichkeit, eine Satellitenortung zu nutzen – etwa über das eigene Smartphone –, im Auto ein fest eingebautes Satellitenortungssystem zu installieren oder Geräte zu nutzen, welche mit dem Tachometer des Fahrzeuges verbunden werden.
Die sogenannten Tachowellen-Fahrtenbücher sind im PKW fest integriert und hinsichtlich ihrer Größe mit einem Handy vergleichbar. Das Ziel und der Grund der Fahrt wird über eine Tastatur eingegeben. Die integrierten Chipkarte speichert diese Daten, welche man im Nachhinein über den Computer abrufen und gegebenenfalls ergänzen kann.
GPS-Geräte zeigen sich in der Praxis als besonders komfortabel. Durch diese wird die aktuelle Position des Fahrzeuges durch einen Satelliten erfasst und die Fahrten werden durch die entsprechende Software aufgezeichnet. Notwendige Informationen, beispielsweise der Grund der Fahrt, lassen sich im Nachgang am PC ergänzen. Allerdings erweisen sich die GPS-Geräte als digitales Fahrtenbuch weniger genau, als die Tachowellen-Fahrtenbücher.
Heutzutage lässt sich jedoch auch das herkömmliche Smartphone als GPS-Fahrtenbuch nutzen. Allerdings muss man bei dieser Methode besonders darauf achten, dass die Aufzeichnungen die hohen Anforderungen des Finanzamtes erfüllen können. Schließlich kann man Fahrten zum Beispiel nicht aufzeichnen, falls einmal der Akku leer sein sollte oder der Mitarbeiter sein Smartphone vergisst. Ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch ist so nicht garantiert.
Die Alternative – Digitale Zeiterfassung inkl. Standorterfassung
Sie sind nicht dazu verpflichtet, die Strecke, bzw. die gefahrenen Kilometer zu erfassen, sondern brauchen nur ein Nachweis über die Fahrt? Dann passt Crewmeister genau zu Ihnen.
Crewmeister ist nicht nur eine App zur Erfassung von Standorten, sondern digitalisiert das Thema Arbeitszeiterfassung. Somit haben Sie beide Themen zusammen in einer Anwendung.
Beginnt Ihr Mitarbeiter beispielsweise eine Botenfahrt stempelt er mithilfe der Mitarbeiterapp ganz einfach ein und erfasst somit bereits automatisch seinen Standort. Stempelt er nach seiner Fahrt wieder aus, erfasst er ebenfalls einen Standort. Gleiches gilt auch für Pausen und bei sogenannten Umstempelungen auf andere Fahrten.
Crewmeister kann man selbstverständlich auch für den Rest seiner Belegschaft benutzten, welche keine täglichen Fahrten machen. In diesem Fall kann man die Standorterfassung auch optional ausschalten.
Ein übersichtlicher Urlaubsplaner und Schichtplaner sind ebenfalls optional im Paket enthalten.
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Rechtlicher Hinweis
Die Inhalte unseres Artikels „Digitales Fahrtenbuch“ – vor allem die rechtlichen Aspekte – recherchieren wir mit größter Sorgfalt. Dennoch können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereit gestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsanwalt bzw. Ihren Steuerberater.
