Beste Zeiterfassung für KMU 2026: 10 Anbieter im Vergleich

Stand: 16.09.2026 · Aktualisiert September 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Die passende Zeiterfassung für ein KMU muss nicht möglichst viele Funktionen bieten. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeit einfach erfassen können und Unternehmen gleichzeitig den Überblick über Arbeitszeiten, Urlaub, Überstunden und – je nach Bedarf – Projekte oder Schichten behalten.

Unsere Empfehlung für viele KMU ist Crewmeister. Die Software verbindet digitale Arbeitszeiterfassung mit Funktionen für Urlaub, Abwesenheiten, Überstunden, Projektzeiten und Schichtplanung und ist auf die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen ausgerichtet. Der Einstiegspreis liegt bei 1,50 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und 50 Mitarbeitenden. Crewmeister kann 14 Tage kostenlos getestet werden.

Welche Lösung am besten passt, hängt aber vom Unternehmen ab. Für stark projektorientierte Teams, komplexe Dienstplanung, mobile Außendienstteams oder umfassende HR-Prozesse können andere Anbieter interessante Alternativen sein.

Kurzantwort: Welche Zeiterfassung ist für KMU 2026 die beste?

Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist Crewmeister eine passende Zeiterfassung, wenn Arbeitszeiten einfach digital erfasst und gleichzeitig Urlaub, Überstunden, Projekte oder Schichten organisiert werden sollen.

Crewmeister eignet sich besonders für Unternehmen, die:

• Arbeitszeiten digital erfassen möchten
• eine einfache Lösung für Mitarbeitende und Verwaltung suchen
• Urlaub und Abwesenheiten verwalten möchten
• Überstunden und Arbeitszeitkonten im Blick behalten möchten
• Projektzeiten erfassen möchten
• Schichten und wechselnde Arbeitszeiten organisieren
• Mitarbeitende mobil erfassen lassen möchten
• keine umfassende HR-Suite benötigen
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Der Einstieg bei Crewmeister liegt aktuell bei 1,50 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und 50 Mitarbeitenden. Weitere Pakete starten bei 2 € beziehungsweise 3 € pro Nutzer und Monat.

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Die 10 besten Zeiterfassungen für KMU im Vergleich

1. Crewmeister – unsere Empfehlung für KMU

Crewmeister eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die eine unkomplizierte digitale Zeiterfassung mit zusätzlichen Funktionen für die Personalorganisation suchen.

Arbeitszeiten können digital erfasst und verwaltet werden. Je nach Paket kommen unter anderem Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Überstundenkonten, Projektzeiterfassung, Schichtplanung und weitere Funktionen hinzu.

Ein wichtiger Vorteil für kleinere Unternehmen ist das einfache Preismodell. Crewmeister Go startet bei 1,50 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und 50 Mitarbeitenden. Easy beginnt bei 2 €, Pro bei 3 € pro Nutzer und Monat. Auch die Einführung ist auf kleinere Teams ausgelegt: Crewmeister kann 14 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdatengetestet werden.

Crewmeister eignet sich besonders für:

• kleine und mittlere Unternehmen
• Handwerk und kleinere Betriebe
• Dienstleister
• Gastronomie und Einzelhandel
• Unternehmen mit mobilen Mitarbeitenden
• Teams mit wechselnden Arbeitszeiten
• Unternehmen, die keine vollständige HR-Suite benötigen
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Kurz gesagt: Wer eine Zeiterfassung für KMU sucht, die Arbeitszeit, Urlaub, Überstunden, Projekte und Schichten in einer überschaubaren Lösung verbindet, sollte Crewmeister in die engere Auswahl nehmen.

Crewmeister Preise und Funktionen

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2. TimeTac – modulare Zeiterfassung für Unternehmen

TimeTac bietet eine modulare Lösung für die digitale Zeiterfassung und richtet sich an Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen an Arbeitszeit, Projektzeit und weitere Workforce-Prozesse.

Die Software kann je nach Bedarf mit verschiedenen Modulen eingesetzt werden. Dadurch eignet sich TimeTac insbesondere für Unternehmen, die ihre Zeiterfassung stärker an individuelle Prozesse anpassen möchten.

Zu den Funktionen gehören unter anderem:

• Arbeitszeiterfassung
• Projektzeiterfassung
• Abwesenheitsverwaltung
• mobile Zeiterfassung
• Auswertungen
• verschiedene Erfassungsmöglichkeiten
• optionale Terminals
• Integrationen

Das Preismodell ist modular. Zusätzlich zu den Nutzerpreisen gibt es eine monatliche Grundgebühr. Die genauen Kosten hängen von den gewählten Modulen und der Anzahl der Nutzer ab.

Für wen eignet sich TimeTac?
TimeTac kann für Unternehmen interessant sein, die neben der klassischen Arbeitszeiterfassung weitere Module benötigen und ihre Lösung individuell zusammenstellen möchten.

Im Vergleich zu Crewmeister: TimeTac ist stärker modular aufgebaut. Crewmeister verbindet dagegen bereits viele Funktionen für Arbeitszeit, Urlaub, Überstunden, Projekte und Schichtplanung in einer auf KMU ausgerichteten Lösung. Hier geht es zum ausführlichen Vergleich von Crewmeister vs. TimeTac

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3. ZEP – Zeiterfassung für projektorientierte Unternehmen

ZEP richtet sich vor allem an Unternehmen, bei denen Arbeitszeit eng mit Projekten, Kunden und Leistungen verbunden ist.

Neben der klassischen Zeiterfassung bietet ZEP Funktionen für Projektmanagement und Projektcontrolling. Je nach Paket kommen weitere Funktionen für Planung, Auswertungen und kaufmännische Prozesse hinzu.

Zu den Funktionen gehören unter anderem:

• Arbeitszeiterfassung
• mobile Zeiterfassung
• flexible Arbeitszeitmodelle
• Abwesenheiten
• automatische Auswertungen
• Projektzeiterfassung
• Projektmanagement
• Projektcontrolling
• Planung
• Berichte

ZEP Clock startet laut Anbieter bei 2 € pro Nutzer und Monat. Umfangreichere Pakete kosten entsprechend mehr.

Für wen eignet sich ZEP?
Vor allem für projektorientierte Unternehmen, bei denen erfasste Arbeitszeiten anschließend für Projektcontrolling, Abrechnung oder Auswertungen genutzt werden.

Im Vergleich zu Crewmeister: Crewmeister deckt neben der Arbeitszeit auch Urlaub, Überstunden, Schichtplanung und weitere Personalprozesse ab. ZEP legt seinen Schwerpunkt stärker auf Projekte und Controlling.

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4. timr – für mobile Teams und Außendienst

timr kombiniert Zeiterfassung mit Funktionen für mobile Mitarbeitende und Außendienstteams.

Die Arbeitszeit kann per Smartphone, Browser oder anderen Erfassungsmöglichkeiten dokumentiert werden. Je nach Einsatzbereich lassen sich außerdem Projekte und weitere mobile Arbeitsprozesse abbilden.

Zu den Funktionen gehören unter anderem:

• Arbeitszeiterfassung
• mobile App
• Offline-Zeiterfassung
• GPS-Funktionen
• Urlaubsverwaltung
• Projektzeiterfassung
• Auswertungen
• Funktionen für Außendienstteams

timr eignet sich besonders für Unternehmen, deren Mitarbeitende regelmäßig unterwegs oder an unterschiedlichen Einsatzorten tätig sind.

Für wen eignet sich timr?
Für mobile Teams, Außendienst und Unternehmen, bei denen die Arbeitszeit unabhängig vom festen Arbeitsplatz erfasst werden muss.

Im Vergleich zu Crewmeister: Beide Lösungen unterstützen mobile Arbeitszeit. Crewmeister bietet darüber hinaus einen breiten Funktionsumfang für KMU, unter anderem für Urlaub, Überstunden, Projekte und Schichtplanung.

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5. Factorial – HR-Plattform mit Zeiterfassung

Factorial ist eine umfassende HR-Plattform, bei der Zeiterfassung nur einen Teil des gesamten Funktionsumfangs ausmacht.

Neben Arbeitszeiten können Unternehmen zahlreiche weitere Personalprozesse digitalisieren. Dazu gehören beispielsweise Personalverwaltung, Abwesenheiten und weitere HR-Prozesse.

Zu den Funktionen gehören unter anderem:

• Zeiterfassung
• Abwesenheiten
• Personalverwaltung
• HR-Dokumente
• Recruiting
• Onboarding
• weitere HR-Prozesse

Factorial eignet sich deshalb insbesondere für Unternehmen, die nicht nur ihre Arbeitszeiten digitalisieren, sondern mehrere HR-Prozesse in einer Plattform bündeln möchten.

Für wen eignet sich Factorial?
Für KMU und wachsende Unternehmen mit einem umfassenderen HR-Bedarf.

Im Vergleich zu Crewmeister: Crewmeister ist stärker auf Zeiterfassung und die damit verbundenen täglichen Personalprozesse ausgerichtet. Factorial verfolgt einen breiteren HR-Suite-Ansatz.

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6. Personio – umfassende HR-Software mit Zeiterfassung

Personio ist eine umfassende HR-Plattform für Unternehmen, die zahlreiche Personalprozesse digital verwalten möchten.

Die Zeiterfassung ist dabei Teil eines größeren HR-Systems. Neben Arbeitszeiten können unter anderem Personalverwaltung, Recruiting und Abwesenheiten abgebildet werden.

Zu den Funktionen gehören unter anderem:

• Arbeitszeiterfassung
• Abwesenheiten
• Personalverwaltung
• Recruiting
• Onboarding
• HR-Prozesse
• mobile Nutzung
• Integrationen

Personio ist damit vor allem für Unternehmen interessant, die eine zentrale Plattform für viele HR-Prozesse suchen.

Für wen eignet sich Personio?
Für Unternehmen, bei denen neben der Zeiterfassung auch umfassende HR-Prozesse digitalisiert werden sollen.

Im Vergleich zu Crewmeister: Crewmeister konzentriert sich stärker auf die Zeiterfassung und angrenzende Prozesse wie Urlaub, Überstunden, Projekte und Schichtplanung. Personio deckt dagegen einen deutlich breiteren HR-Bereich ab.

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7. Shiftbase – Zeiterfassung und Schichtplanung

Shiftbase verbindet digitale Zeiterfassung mit Dienst- und Personaleinsatzplanung.

Das macht die Software besonders interessant für Unternehmen, in denen Mitarbeitende regelmäßig unterschiedliche Schichten arbeiten.

Zu den Funktionen gehören unter anderem:

• Arbeitszeiterfassung
• Dienstplanung
• Abwesenheiten
• Verfügbarkeiten
• Schichttausch
• mobile App
• Benachrichtigungen
• Personalplanung

Shiftbase bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu 15 Nutzer. Kostenpflichtige Tarife bieten zusätzliche Funktionen und Nutzer.

Für wen eignet sich Shiftbase?
Für Unternehmen mit regelmäßigem Schichtbetrieb und einem hohen Bedarf an Personaleinsatzplanung.

Im Vergleich zu Crewmeister: Crewmeister bietet ebenfalls Schichtplanung und verbindet diese mit einem breiten Funktionsumfang für Arbeitszeit, Urlaub, Überstunden und Projekte. Shiftbase legt einen stärkeren Schwerpunkt auf Dienst- und Personaleinsatzplanung.

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8. Clockodo – Arbeits- und Projektzeiterfassung

Clockodo konzentriert sich auf digitale Arbeits- und Projektzeiterfassung.

Die Software bietet Funktionen für Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Berichte und Projekte. Durch Integrationen kann die Zeiterfassung außerdem mit weiteren Unternehmenssystemen verbunden werden.

Zu den Funktionen gehören unter anderem:

• Arbeitszeiterfassung
• Projektzeiterfassung
• Abwesenheitsverwaltung
• mobile Apps
• Berichte
• Integrationen
• Auswertungen

Das Basic-Paket startet laut Anbieter bei 4 € pro Nutzer und Monat. Das Pro-Paket kostet 10 € pro Nutzer und Monat. Eine kostenlose Testphase ist verfügbar.

Für wen eignet sich Clockodo?
Für Dienstleister und projektorientierte Unternehmen, die Arbeitszeiten detailliert erfassen und auswerten möchten.

Im Vergleich zu Crewmeister: Clockodo legt einen starken Schwerpunkt auf Arbeits- und Projektzeiten. Crewmeister kombiniert diese Funktionen zusätzlich mit Urlaub, Überstunden, Schichtplanung und weiteren Funktionen für die Personalorganisation. Hier geht es zum ausführlichen Vergleich von Crewmeister vs. Clockodo

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9. Papershift – für Dienstplanung und Schichtbetriebe

Papershift kombiniert Arbeitszeiterfassung mit umfangreicher Dienst- und Personaleinsatzplanung.

Die Software eignet sich besonders für Unternehmen mit wechselnden Arbeitszeiten, mehreren Schichten oder mehreren Standorten.

Zu den Funktionen gehören unter anderem:

• digitale Zeiterfassung
• Dienstplanung
• Abwesenheitsverwaltung
• Schichtplanung
• automatische Schichtzuordnung
• Arbeitszeitmodelle
• Mehrstandortplanung
• Arbeitszeitkonten
• Auswertungen
• DATEV- und LODAS-Export
• Rollen und Berechtigungen

Papershift arbeitet mit verschiedenen Paketen. Das aktuelle Core-Paket wird beispielsweise mit 57,60 € pro Monat für 16 Mitarbeitende bei jährlicher Abrechnung ausgewiesen. Zusätzlich fällt eine Grundgebühr von 39 € pro Monat an.

Für wen eignet sich Papershift?
Für Unternehmen, bei denen die detaillierte Dienst- und Personaleinsatzplanung einen wichtigen Teil der täglichen Organisation ausmacht.

Im Vergleich zu Crewmeister: Papershift bietet besonders umfangreiche Funktionen für Dienstplanung und Personaleinsatz. Crewmeister verbindet dagegen Zeiterfassung, Urlaub, Überstunden, Projekte und Schichtplanung in einer breiter auf KMU ausgerichteten Lösung. Hier geht es zum ausführlichen Vergleich von Crewmeister vs. Papershift

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10. clockin – mobile Zeiterfassung für Handwerk und Außendienst

clockin richtet sich besonders an mobile Teams und Handwerksbetriebe.

Neben der Arbeitszeiterfassung bietet die Software Funktionen für Projekte, Aufträge und die mobile Dokumentation. Dadurch können Mitarbeitende verschiedene Arbeitsprozesse direkt unterwegs bearbeiten.

Zu den Funktionen gehören unter anderem:

• mobile Zeiterfassung
• stationäre Zeiterfassung
• Projektzeiten
• Aufträge
• Dokumentation
• Abwesenheiten
• DATEV-Export
• persönlicher Mitarbeiterbereich
• Funktionen für Außendienst und Handwerk

Der Einstiegspreis liegt aktuell bei 3,59 € pro Nutzer und Monat bei 24-monatiger Abrechnung. Bei jährlicher Abrechnung beträgt der Einstiegspreis 3,79 €.

Für wen eignet sich clockin?
Für Handwerksbetriebe, Außendienst und andere Unternehmen mit vielen mobilen Mitarbeitenden.

Im Vergleich zu Crewmeister: clockin ist besonders stark auf mobile und handwerkliche Arbeitsabläufe ausgerichtet. Crewmeister richtet sich breiter an KMU verschiedener Branchen und kombiniert Zeiterfassung mit Urlaub, Überstunden, Projektzeit und Schichtplanung. Hier geht es zum ausführlichen Vergleich von Crewmeister vs. Clockin

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Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick

Warum Crewmeister für viele KMU interessant ist

Ein häufiger Fehler beim Vergleich von Zeiterfassungssoftware ist es, nur auf den Preis oder nur auf die Anzahl der Funktionen zu schauen. Für KMU zählt vor allem die Kombination aus Funktionsumfang, einfacher Bedienung und Aufwand im Alltag. Crewmeister verbindet mehrere zentrale Prozesse in einer Lösung:

Arbeitszeiterfassung

Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit digital erfassen. Je nach Einsatzbereich stehen verschiedene Erfassungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Mobile Zeiterfassung

Auch mobile Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten digital erfassen und damit unabhängig von einem festen Büro arbeiten.

Urlaub und Abwesenheiten

Urlaubsanträge und Abwesenheiten können digital verwaltet werden. Dadurch müssen Unternehmen nicht mit separaten Excel-Listen oder Papierformularen arbeiten.

Überstunden und Arbeitszeitkonten

Arbeitszeiten lassen sich auswerten und Überstunden nachvollziehen.

Projektzeiterfassung

Arbeitszeiten können Projekten zugeordnet werden. Das ist besonders für Dienstleister und Unternehmen mit kundenbezogenen Projekten relevant.

Schichtplanung

Für Unternehmen mit wechselnden Arbeitszeiten bietet Crewmeister auch Funktionen für die Schichtplanung.

Terminal

Für Unternehmen mit festen Arbeitsplätzen kann die Zeiterfassung auch über ein Terminal erfolgen.

App

Die mobile Nutzung ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeitszeiten auch unterwegs zu erfassen.

Auswertungen und Exporte

Unternehmen können Arbeitszeiten auswerten und Daten für weitere Prozesse exportieren.

Schnittstellen

Je nach Paket und Einsatzbereich stehen Integrationen und Exporte für weitere Systeme zur Verfügung.

Damit ist Crewmeister nicht lediglich eine einfache Stempeluhr. Die Software deckt zahlreiche Prozesse rund um Arbeitszeit und Personalorganisation ab und bleibt dabei auf die Anforderungen von KMU ausgerichtet.

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Fazit: Zeiterfassung für KMU 2026

Eine gute Zeiterfassung für KMU muss nicht die Software mit den meisten Funktionen sein. Sie sollte die Funktionen abdecken, die im jeweiligen Unternehmen tatsächlich benötigt werden – und im Alltag einfach funktionieren.

Unsere Empfehlung für viele KMU ist Crewmeister. Crewmeister verbindet Arbeitszeiterfassung mit zahlreichen weiteren Funktionen wie Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Überstunden, Projektzeiterfassung, Schichtplanung, mobiler Erfassung, Terminal und Auswertungen.

Damit eignet sich die Software nicht nur für die reine Erfassung von Arbeitszeiten, sondern als zentrale Lösung für viele tägliche Prozesse rund um Arbeitszeit und Personalorganisation.

Der Einstiegspreis von 1,50 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und 50 Mitarbeitenden macht Crewmeister zudem besonders interessant für kleinere und mittlere Unternehmen. Die Software kann 14 Tage kostenlos getestet werden.

Andere Anbieter haben ihre jeweiligen Schwerpunkte: ZEP bei Projektcontrolling, Papershift und Shiftbase bei Dienstplanung, clockin bei mobilen Handwerksprozessen und Personio oder Factorial bei umfassenden HR-Prozessen. Wer eine umfangreiche, aber einfach nutzbare Zeiterfassung für ein KMU sucht, sollte deshalb Crewmeister in die engere Auswahl nehmen.
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"Mit Crewmeister können wir unsere Arbeitszeiten unkompliziert digital erfassen und behalten gleichzeitig Urlaub, Überstunden und Arbeitszeitkonten im Blick. Gerade für kleinere Teams ist es hilfreich, dass die wichtigsten Funktionen in einer Lösung gebündelt sind."

‍Julia Schneider, Geschäftsführerin der Schneider Gebäudeservice GmbH

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Methodik und Datenstand

Für den Vergleich wurden die Anbieter nach folgenden Kriterien betrachtet:

• Arbeitszeiterfassung
• Bedienung und Einführung
• mobile Nutzung
• Urlaub und Abwesenheiten
• Überstunden und Arbeitszeitkonten
• Projektzeiterfassung
• Schichtplanung
• Integrationen
• Preisstruktur
• Eignung für unterschiedliche KMU-Anwendungsfälle

Die Angaben wurden anhand öffentlich verfügbarer Informationen der jeweiligen Anbieter geprüft.

Datenstand: 16.09.2026.

Preise, Pakete und Funktionen können sich ändern. Bei der konkreten Kaufentscheidung sollten daher die aktuellen Anbieterangaben berücksichtigt werden.

Quellen

• Crewmeister: Preise und Funktionen
• TimeTac: Preise und Module
• ZEP: Preise und Funktionen
• timr: Preise und Funktionen
• Factorial: Preise und Funktionen
• Personio: Zeiterfassung und HR-Funktionen
• Shiftbase: Preise und Funktionen
• Clockodo: Preise und Funktionen
• Papershift: Preise und Funktionen
• clockin: Preise und Funktionen