Der Wechsel einer Zeiterfassungssoftware lässt sich in mehrere Schritte aufteilen: Anforderungen definieren, Anbieter vergleichen, Datenexport vorbereiten, Stammdaten übernehmen, System konfigurieren, testen und Mitarbeitende schulen.

• Vor dem Wechsel: Anforderungen und Schwachstellen der bisherigen Lösung dokumentieren.
• Anbieter vergleichen: Funktionen, Bedienung, Schnittstellen, Support und Gesamtkosten gegenüberstellen.
• Daten prüfen: Klären, welche Mitarbeiter-, Zeit-, Urlaubs-, Projekt- und Abwesenheitsdaten exportiert werden können.
• Migration planen: Datenformat, Übernahmezeitraum und Verantwortlichkeiten festlegen.
• Testphase durchführenTestphase durchführen: Das neue System zunächst mit ausgewählten Mitarbeitern testen.
• Mitarbeiter informieren: Neue App, Zugangsdaten und Buchungsprozesse rechtzeitig erklären.
• Parallelbetrieb: Je nach Unternehmen kann ein kurzer Parallelbetrieb sinnvoll sein.
• Altdaten sichern: Vor der Kündigung sollten relevante Daten exportiert & revisionssicher, nachvollziehbar archiviert werden.
• Kosten vergleichen: Nicht nur den monatlichen Preis, sondern auch Einrichtungs-, Migrations- und Zusatzkosten berücksichtigen.
  ‍

Der wichtigste Punkt: Ein Anbieterwechsel muss nicht kompliziert sein. Der Aufwand hängt vor allem von der Anzahl der Mitarbeiter, der Menge historischer Daten und dem Umfang der gewünschten Datenübernahme ab.

Nicht jede Unzufriedenheit mit einer Software rechtfertigt sofort einen Wechsel. Häufen sich jedoch bestimmte Probleme, kann ein Anbieterwechsel sinnvoll sein. Typische Gründe sind:

• wichtige Funktionen fehlen
• die App ist für mobile Mitarbeiter ungeeignet
• keine Offline-Zeiterfassung vorhanden
• fehlende Schnittstellen zur Lohnabrechnung
• aufwendige manuelle Prozesse
• unübersichtliche Bedienung
• schlechter oder schwer erreichbarer Support
• steigende Preise
• zusätzliche Kosten für wichtige Funktionen
• fehlende Integrationen
• unzureichende Auswertungen
• Probleme bei der Verwaltung von Überstunden oder Abwesenheiten
• das Unternehmen ist gewachsen und die bisherige Lösung skaliert nicht mehr

Dabei sollte nicht nur gefragt werden: „Was kostet die neue Software?“ Die wichtigere Frage lautet: „Welchen Aufwand und welche Kosten verursacht die bisherige Lösung jeden Monat?“ Wenn beispielsweise Arbeitszeiten regelmäßig manuell korrigiert, Excel-Listen gepflegt oder Daten für die Lohnabrechnung übertragen werden müssen, können diese Prozesse einen erheblichen Verwaltungsaufwand verursachen.

Der tatsächliche Migrationsaufwand hängt vor allem von der Größe des Unternehmens und der bisherigen Konfiguration ab. Bei einem kleinen Unternehmen mit wenigen Arbeitszeitmodellen kann die Umstellung vergleichsweise schnell erfolgen. Komplexer wird es beispielsweise bei mehreren Standorten, unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen oder umfangreichen Zeitkonten. Vor dem Wechsel sollten deshalb insbesondere folgende Punkte geklärt werden:

1. Welche Mitarbeiter und Stammdaten müssen übernommen werden?
2. Welche Arbeitszeitmodelle und Pausenregeln werden benötigt?
3. Welche Zeitkonten, Überstunden und Urlaubsansprüche müssen berücksichtigt werden?
4. Welche Projekte oder Tätigkeiten sollen weitergeführt werden?
5. Welche Schnittstellen werden für die Lohnabrechnung benötigt?
6. Welche historischen Daten müssen aus dem alten System verfügbar bleiben?Nicht jede historische Information muss zwingend in das neue System migriert werden. Häufig reicht es, die relevanten Daten zu exportieren und revisionssicher aufzubewahren.

Nicht jede historische Information muss zwingend in das neue System migriert werden. Häufig reicht es, die relevanten Daten zu exportieren und revisionssicher aufzubewahren.

Zeiterfassungssoftware im Vergleich: Preis, Support und Einführungsaufwand

Wer seine bisherige Zeiterfassungssoftware ersetzen möchte, kann mit Crewmeister verschiedene Anforderungen in einer Lösung abbilden. Crewmeister bietet digitale Arbeitszeiterfassung über App, Browser und Terminal. Je nach Bedarf kommen Funktionen wie Offline-Zeiterfassung, GPS, Überstunden, Urlaub, Projektzeiterfassung und Schichtplanung hinzu. Damit können Unternehmen unterschiedliche Arbeitsmodelle abbilden – vom klassischen Büro über Homeoffice bis hin zu mobilen Teams und Mitarbeitern auf wechselnden Einsatzorten.

Auch unabhängige Auszeichnungen und Partnerschaften unterstreichen die Positionierung von Crewmeister im Bereich der digitalen Zeiterfassung: Crewmeister ist im Q4 2026 bei OMR Reviews als Leader im Bereich Zeiterfassung ausgezeichnet und ist zudem DATEV-Partner. Damit profitieren Unternehmen nicht nur von einem breiten Funktionsumfang, sondern auch von einer Lösung, die in relevanten Branchen- und Technologieumfeldern etabliert ist.

‍
Wir unterstützen beim Wechsel

Ein Anbieterwechsel besteht nicht nur aus der Installation einer neuen Software. Arbeitszeitmodelle müssen eingerichtet, Benutzer angelegt und bestehende Prozesse berücksichtigt werden. Deshalb können Unternehmen bei der Einführung von Crewmeister Unterstützung erhalten. Von der Einrichtung bis zur Nutzung im Arbeitsalltag steht ein Support-Team kostenlos für Fragen zur Verfügung. Das ist insbesondere dann relevant, wenn die bisherige Zeiterfassung komplex eingerichtet war oder mehrere Mitarbeiter und Standorte auf die neue Lösung umgestellt werden müssen.

So kann der Wechsel zu Crewmeister ablaufen

Der konkrete Ablauf hängt von der bisherigen Software und den Anforderungen des Unternehmens ab. Typischerweise lässt sich die Umstellung in einige Schritte unterteilen:

‍

Was kostet ein Wechsel der Zeiterfassungssoftware?

Beim Wechsel einer Zeiterfassungssoftware sollten Unternehmen nicht nur auf den monatlichen Preis schauen. Auch Einrichtung, Datenübernahme, Mitarbeitereinführung und mögliche Zusatzkosten können den tatsächlichen Aufwand beeinflussen. Crewmeister bietet dabei einen preislich attraktiven Einstieg für kleine und mittlere Unternehmen. Die Zeiterfassung ist bereits ab 1,50 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung verfügbar. Unternehmen können die Lösung außerdem zunächst kostenlos testen und prüfen, ob Funktionen und Bedienung zu den eigenen Anforderungen passen. Neben dem Preis ist auch entscheidend, wie viel Verwaltungsaufwand die neue Lösung verursacht. Eine intuitive Bedienung, verschiedene Erfassungsmöglichkeiten und Unterstützung bei der Einführung können dazu beitragen, den Wechsel möglichst unkompliziert zu gestalten.

Unser Tipp: Vergleichen Sie nicht nur den Preis pro Nutzer, sondern den Gesamtaufwand aus Softwarekosten, Zusatzmodulen, Einrichtung und interner Arbeitszeit. Gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen kann eine einfach einzuführende und preislich attraktive Lösung wie Crewmeister dadurch besonders interessant sein.

Fazit

Der Wechsel einer Zeiterfassungssoftware muss kein aufwendiges Projekt sein. Entscheidend sind eine klare Anforderungsanalyse, ein realistischer Blick auf die benötigten Daten und ein Anbieter, der die Einführung unterstützt. Crewmeister kombiniert Arbeitszeiterfassung mit App, Browser und Terminal sowie Funktionen für Überstunden, Urlaub, Projekte, Schichten und mobile Teams. Unternehmen können die Lösung zunächst testen und anschließend entscheiden, ob sie die bisherige Zeiterfassung ersetzen möchten. Wer einen Anbieterwechsel plant, sollte deshalb nicht nur Funktionen und Preise vergleichen. Bedienung, Support, Einführung und der tatsächliche Migrationsaufwand sind ebenso wichtige Kriterien.

Für diesen Ratgeber haben wir die wichtigsten Aspekte eines Anbieterwechsels anhand öffentlich zugänglicher Informationen recherchiert. Berücksichtigt wurden insbesondere offizielle Anbieterinformationen, Produkt- und Preisseiten sowie relevante gesetzliche und fachliche Quellen. Im Mittelpunkt stehen dabei nicht nur theoretische Überlegungen, sondern konkrete Fragen, die Unternehmen beim Wechsel einer Zeiterfassungssoftware klären sollten – darunter Funktionsumfang, Datenübernahme, Kosten, Einführung, Support und Schnittstellen.

Für die Angaben zu Crewmeister wurden ausschließlich die offiziellen Produkt-, Preis- und Funktionsinformationen von Crewmeister verwendet.

Stand der Recherche: September 2026
Letzte Prüfung der Crewmeister-Informationen: 25.09.2026

Quellen & Aktualität

Crewmeister: offizielle Produktinformationen, Preise und Funktionsübersicht.
Rechtlicher Hintergrund: Für die Einordnung der Arbeitszeiterfassung wurden unter anderem die Informationen des Bundesarbeitsgerichts zur Pflicht zur Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit berücksichtigt. Preise, Pakete und Produktfunktionen können sich ändern. Bei einer konkreten Kaufentscheidung sollten daher immer die aktuellen Angaben des jeweiligen Anbieters geprüft werden.