Zeiterfassungspflicht 2026: Was Sie jetzt wissen müssen

Arbeitszeiterfassung ist laut BAG-Urteil bereits Pflicht, auch wenn das Gesetz noch im Detail geklärt werden muss. Jetzt kommt endlich Bewegung rein: Mit dem neuen Koalitionsvertrag 2025 will die Bundesregierung für mehr Klarheit sorgen und eine gesetzliche Grundlage schaffen, die moderne Arbeitsrealitäten besser abbildet.

Dabei stehen vor allem drei Punkte im Fokus:

• Flexibilisierung des Arbeitszeitrechts
• Gesetzliche Regelung der elektronischen Zeiterfassung
• Unbürokratische und praxistaugliche Umsetzung

Was das konkret für Arbeitgeber bedeutet, welche Übergangsregelungen geplant sind – und warum Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich bleibt – zeigen wir in diesem Artikel:

Ist digitale Zeiterfassung Pflicht?
Der aktuelle Stand

Grundsätzlich ist Zeiterfassung bereits jetzt Pflicht wegen wichtigen Gerichtsurteilen. Nur die Details zur elektronischen Umsetzung werden vom Gesetzgeber noch festgelegt.

Spätestens mit dem neuen Koalitionsvertrag 2025 rückt das Thema wieder in den Fokus: Die elektronische Arbeitszeiterfassung soll gesetzlich geregelt, gleichzeitig aber unbürokratisch und flexibel umsetzbar werden. Vier zentrale rechtliche Vorgaben verschärfen die Anforderungen an die Zeiterfassung:

1. Koalitionsvertrag (2025): Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird konkretisiert

Im neuen Koalitionsvertrag 2025 hat sich die Bundesregierung klar zur verpflichtenden Zeiterfassung bekannt. Arbeitgeber sollen gesetzlich dazu verpflichtet werden, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch zu dokumentieren – digital oder analog.
Ziel ist es, die Vorgaben des EuGH und BAG einheitlich umzusetzen und Rechtsklarheit für Unternehmen und Beschäftigte zu schaffen.

2. BAG-Urteil (2022):Das Bundesarbeitsgericht stellte klar, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden täglich und vollständig zu dokumentieren. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).

3. EuGH-Urteil (2019):Der Europäische Gerichtshof entschied, dass Arbeitgeber verlässliche Systeme zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen. Ziel ist der Schutz der Arbeitnehmerrechte und die Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben.

4. Mindestlohngesetz (2015):
In bestimmten Branchen – wie Baugewerbe, Gastronomie, Pflege und Logistik – gilt bereits seit 2015 eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Hier müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden.

Fehlende gesetzliche Konkretisierung
Trotz dieser klaren Urteile fehlt in Deutschland bisher ein konkretes Gesetz, das die Details zur Zeiterfassung – insbesondere elektronisch – verbindlich regelt. Wichtig zu wissen: Wann und in welchem Umfang die geplanten Regelungen kommen, bleibt offen.

Was ist lauf dem Entwurf des Bundesarbeitsministeriums 2026 geplant?

Nach den bisherigen Plänen des Bundesarbeitsministeriums sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit künftig elektronisch dokumentiert werden – und zwar spätestens am Ende des jeweiligen Arbeitstags. Die Erfassung darf dabei auch durch Dritte erfolgen, zum Beispiel durch die direkte Führungskraft. Für kleinere Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitenden oder für bestimmte Berufsgruppen, bei denen die Arbeitszeit schwer messbar oder nicht festgelegt ist, sind Ausnahmen vorgesehen. Außerdem sieht der Entwurf Übergangsfristen vor: Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitenden hätten demnach bis zu zwei Jahre Zeit, um auf eine digitale Lösung umzustellen. Auch die Vertrauensarbeitszeit bleibt weiterhin möglich, sofern die Arbeitszeiten dennoch erfasst werden – z. B. durch digitale Tools oder Selbst-Dokumentation.

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Die wichtigsten Fragen zur Zeiterfassungspflicht in Kürze:‍

‍Seit wann ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit ergibt sich aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022. Danach müssen Arbeitgeber in Deutschland die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten aufzeichnen – diese Pflicht gilt sofort und ohne Übergangsfrist nach der BAG-Entscheidung, weil sie die EU- und nationale Rechtslage (EuGH-Urteil 2019 und ArbSchG) konkretisiert.
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Für wen gilt die Pflicht zur Zeiterfassung?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für alle Arbeitgeber und alle Arbeitnehmer in Deutschland, unabhängig von der Unternehmensgröße. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfasst werden.
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Welche Ausnahmen gibt es?
Die aktuelle Rechtsprechung sieht keine generellen Ausnahmen vor grundsätzlich muss Arbeitszeit erfasst werden. Allerdings könnten in einem geplanten Gesetz Ausnahmen definiert werden (z. B. für leitende Angestellte oder sehr kleine Betriebe) und es gibt noch keine abschließend klar geregelten Ausnahmen im Gesetz selbst.
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Wie soll Arbeitszeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit funktionieren?
Auch bei Vertrauensarbeitszeit bleibt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bestehen. Die Beschäftigten können weiterhin flexibel ihre Arbeitszeit gestalten, müssen aber ihre tatsächlichen Arbeitszeiten erfassen, damit der Arbeitgeber seine Pflicht zur Arbeitszeit-Compliance erfüllt.
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Was muss in Sachen Datenschutz beachtet werden?
Arbeitszeiten zählen als personenbezogene Daten. Arbeitgeber müssen daher bei der Erfassung und Verarbeitung die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz einhalten. Dazu gehört z. B., dass nur notwendige Daten gespeichert werden und diese ausschließlich für die Zeiterfassung verwendet werden dürfen.

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Was passiert, wenn Sie keine Arbeitszeiten erfassen?

1. Klagen von Mitarbeitern:

• Ohne lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit riskieren Arbeitgeber Schadenersatzforderungen.
• Besonders bei Streitigkeiten über Überstunden fehlt oft der Nachweis, um Ansprüche abzuwehren.
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2. Bußgelder:

• Bereits heute drohen bei Verstößen gegen die Dokumentationspflichten Bußgelder von bis zu 30.000 Euro.
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3. Hohe Kosten durch fehlende Vorbereitung:

• Unternehmen, die mit der Einführung digitaler Systeme warten, geraten bei neuen gesetzlichen Vorgaben schnell unter Druck.
• Teure und unnötig komplizierte Implementierungen sind oft die Folge.

Was sollten Unternehmen jetzt bereits tun?

Damit Sie bei der Zeiterfassung auf der sicheren Seite sind, können Sie bereits jetzt wichtige Schritte unternehmen:

1. Arbeitszeiten erfassen: Halten Sie Beginn, Ende, Pausen und die Dauer der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter fest – auch im Homeoffice oder Außendienst. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, solange diese Daten dokumentiert werden. Wichtig ist, dass die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, um bei möglichen Prüfungen als Nachweis zu dienen.
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2. Digitale Lösungen einführen: Elektronische Systeme sind nicht nur präzise und sicher, sie erfüllen auch die Anforderungen des EuGH-Urteils. Tools wie Crewmeister bieten intuitive und rechtskonforme Lösungen.
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3. Mitarbeiter informieren: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zu den neuen Anforderungen und binden Sie sie aktiv in den Prozess ein.
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4. Zukunftsorientiert handeln: Planen Sie frühzeitig die Einführung elektronischer Zeiterfassungssysteme. Berücksichtigen Sie dabei eventuelle Übergangsfristen oder Ausnahmen für Kleinbetriebe.

Zukunftsausblick – Was erwartet uns?

• Die neue Regierung plant eine gesetzliche Regelung zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung.
• Ziel ist es, Rechtssicherheit zu schaffen und bestehende Urteile (EuGH & BAG) gesetzlich zu verankern.
• Die Pflicht zur Zeiterfassung wird verbindlich – für alle Arbeitgeber.
• Die neue gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung soll voraussichtlich auch Übergangsregelungen für kleinere Unternehmen enthalten.
• Die Umsetzung wird in den kommenden Monaten erwartet. Unternehmen sollten sich frühzeitig vorbereiten.
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Wichtig: Sollte es zu keiner gesetzlichen Konkretisierung kommen, bleiben die oben beschriebenen rechtlichen Risiken weiterhin bestehen. Unternehmen, die jetzt handeln, minimieren Unsicherheiten und bereiten sich darauf vor.

Zusammenfassung

• Die Zeiterfassungspflicht besteht bereits!
• Unternehmen, die frühzeitig digitale Lösungen einführen, reduzieren Risiken und arbeiten effizienter.
• Der Weg zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ist nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern auch eine Chance, betriebliche Prozesse zu optimieren und die Rechte der Mitarbeiter zu stärken.

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Rechtlicher Hinweis zum Artikel

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