Digitale Zeiterfassung im Handwerk - so macht’s Möbel Willinger

Die Möbel Willinger GmbH aus München vereint drei Arbeitsbereiche in einem Betrieb: eine eigene Schreinerei für die Möbelproduktion, einen Montage-Außendienst für den Aufbau beim Kunden sowie ein Backoffice für Verkauf und Verwaltung. Insgesamt arbeiten 20 Mitarbeitende in unterschiedlichen Arbeitsumgebungen mit verschiedenen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung.

Vor der Einführung von Crewmeister nutzte das Unternehmen rund 20 Jahre lang TimeOrganizer. Mit dem Wachstum des Betriebs stieß die bestehende Lösung jedoch zunehmend an ihre Grenzen.

Digitale Zeiterfassung bei Möbel Willinger auf einen Blick

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Was vorher nicht funktioniert hat:

[Bullet] Monteure konnten Arbeitszeiten unterwegs nicht digital erfassen
[Bullet] Keine umfassende digitale Urlaubsverwaltung
[Bullet] Überstunden wurden manuell in Excel-Tabellen übertragen und monatlich aggregiert

Seit der Einführung von Crewmeister läuft die Zeiterfassung für alle Bereiche in einem gemeinsamen System zusammen: per Terminal in der Werkstatt, per PC im Büro und per App im Außendienst.
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„Das Produkt ist selbsterklärend – unsere Mitarbeitenden fanden sich sofort zurecht.“
Oliver Berner, Geschäftsführer der Möbel Willinger GmbH

Warum digitale Zeiterfassung im Handwerk besonders anspruchsvoll ist

Handwerksbetriebe stehen bei der Zeiterfassung häufig vor besonderen Herausforderungen. Mitarbeitende arbeiten oft an unterschiedlichen Orten, wechseln zwischen Werkstatt und Kundenprojekten oder sind im Außendienst unterwegs. Gleichzeitig müssen Überstunden, Pausen, Urlaubsansprüche und gesetzliche Vorgaben korrekt dokumentiert werden.

Eine digitale Zeiterfassung muss deshalb flexibel genug sein, verschiedene Arbeitsbereiche abzubilden und gleichzeitig einfach in der täglichen Nutzung bleiben.

Herausforderungen der Zeiterfassung im Handwerk und ihre digitalen Lösungen

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Welche Vorteile bietet digitale Zeiterfassung im Handwerk?

Die Erfahrung von Möbel Willinger zeigt, welche Vorteile digitale Zeiterfassung insbesondere für Handwerksbetriebe bietet:

• Mobile Arbeitszeiterfassung für Monteure und Außendienstteams
• Weniger Verwaltungsaufwand bei Überstunden und Abwesenheiten
• Transparente Dokumentation von Arbeitszeiten und Pausen
• Digitale Urlaubsplanung für Mitarbeitende und Verwaltung
• Einheitliche Prozesse über verschiedene Arbeitsbereiche hinweg
• Unterstützung bei der rechtssicheren Arbeitszeiterfassung
• Bessere Datengrundlage für Auswertungen und Personalplanung

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Was andere Handwerksbetriebe von Möbel Willinger lernen können

1. Kein Onboarding-Marathon nötig

Viele Handwerksbetriebe zögern bei der Digitalisierung, weil sie aufwändige Schulungen fürchten. Die Erfahrung von Möbel Willinger zeigt: Wenn die Software wirklich intuitiv ist, finden sich auch technisch wenig affine Mitarbeitende schnell zurecht. Anleitungen wurden keine gelesen – trotzdem war das Onboarding ein Erfolg.
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2. Mehrere Stempelkanäle statt Einheitslösung

Terminal in der Werkstatt, PC im Büro, App für Außendienstmitarbeitenden – ein Betrieb mit mehreren Arbeitsbereichen braucht keine einheitliche Hardware, sondern eine Software, die verschiedene Eingabekanäle verbindet. Das reduziert Fehler und erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. 
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3. Überstunden von Anfang an sauber digital erfassen

Möbel Willinger plant, Überstunden zukünftig auszuzahlen statt nur als Freizeitausgleich zu gewähren. Das ist nur möglich, wenn die Stunden von Anfang an korrekt und vollständig digital erfasst sind. Wer jetzt auf digitale Zeiterfassung umstellt, legt damit auch die Grundlage für flexible Vergütungsmodelle.
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4. Der menschliche Support rettet den Alltag

Selbst wenn die Software intuitiv ist, kommen im Alltag Fragen auf. Oliver Berner nutzte regelmäßig den Live-Chat oder den telefonischen Kunden-Support von Crewmeister – und war damit sehr zufrieden. Für Handwerksbetriebe, die keine eigene IT haben, ist erreichbarer Support kein Nice-to-have, sondern entscheidend.
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5. Mitarbeiter nicht editieren lassen – und trotzdem Kontrolle behalten
Bei Möbel Willinger dürfen Mitarbeitende ihre Buchungen nicht selbst bearbeiten – bewusst, um Fehler zu vermeiden. Zwei Disponenten übernehmen Korrekturen. Das klingt aufwändig, funktioniert aber gut, weil Crewmeister schnelle Korrekturen direkt im System ermöglicht.

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Welche Module nutzt Möbel Willinger?

Für wen eignet sich Crewmeister besonders?‍

Das Beispiel Möbel Willinger zeigt, dass Crewmeister besonders gut für Betriebe passt, die:

[Bullet] mehrere Arbeitsbereiche mit unterschiedlichen Anforderungen haben
[Bullet] keine IT-Abteilung haben und eine sofort einsetzbare Lösung suchen,
[Bullet] Überstunden, Zuschläge und Pausen korrekt und transparent erfassen müssen,
[Bullet]gesetzliche Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung einfach erfüllen wollen,
[Bullet] und mit einem überschaubaren Budget monatlich arbeiten.

Typische Branchen: Schreinereien, Tischlereibetriebe, Möbelhäuser mit eigener Produktion, Malerbetriebe, Elektroinstallationsfirmen, Sanitär- und Heizungsbau, Fahrzeugwerkstätten, Gebäudereinigung – überall dort, wo Teams mit unterschiedlichen Arbeitsorten und -zeiten koordiniert werden müssen.

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Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche rechtliche Einschätzungen ist eine individuelle Beratung erforderlich.