Zeiterfassung ist ein nerviges Thema, mit dem sich weder Geschäftsführer noch deren Mitarbeiter gerne beschäftigen. Viele Unternehmen greifen aus reiner Not noch zu Zettel und Stift um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Ramona Wagner ist Geschäftsführerin der Gebäudereinigungsfirma Sauberblitz. Im Interview mit Crewmeister spricht sie über die Dokumentationspflicht des Mindestlohngesetzes, die Auswirkungen von digitalisierten Personalprozessen in einem kleinen Unternehmen und berichtet natürlich ausführlich von der Nutzung der Crewmeister Zeiterfassung in ihrem Betrieb.
Katharina von Crewmeister: Welche Crewmeister-Module nutzen Sie aktuell?
Ramona Wagner: Ich nutze das Zeiterfassungs-Modul um die Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter rechtskonform aufzuzeichnen. Das Modul bringt eine große Erleichterung in die Stundenerfassung und ist nebenbei auch noch ein Vorteil für meine Buchhaltung.
Katharina von Crewmeister: Was ist für Ihr Unternehmen die wichtigste Crewmeister-Funktion?
Ramona Wagner: Die wichtigste Funktion für meine Mitarbeiter ist die offline-fähige Crewmeister-Stempeluhr. Vor allem weil zwei meiner Mitarbeiter kein mobiles Internet auf Ihrem Telefon haben. Ihre Arbeitszeiten werden trotzdem auf dem Smartphone gespeichert und sobald sie sich wieder in W-LAN-Reichweite aufhalten synchronisiert.
Außerdem ist der Standorterfassung auch sehr wichtig für mich, da wir ca. 40-50 Objekte im Raum München betreuen. Die GPS-Standort-Erfassung gibt mir einen Nachweis darüber wie lange tatsächlich am Objekt gearbeitet wurde.
Katharina von Crewmeister: Wie wurden die Arbeitszeiten vor der Einführung von Crewmeister in Ihrem Unternehmen erfasst?
Ramona Wagner: Früher haben meine Mitarbeiter Ihre Zeiten auf Stundenzettel geschrieben. Das Ganze war für mich aber sehr mühsam. Probleme gab es vor allem bei der übergabe. Es kam sehr oft vor, dass Mitarbeiter die Stundenzettel nicht pünktlich bei mir abgegeben haben. Daher musste ich ziemlich viel Zeit fürs Hinterhertelefonieren und Einsammeln der Stundenzettel aufwenden. Aber mit dem Einsammeln der Stundenzettel war die Arbeit ja noch nicht beendet. Nachdem ich endlich alle Stundenzettel von allen Mitarbeitern eingesammelt hatte musste ich mich auch noch um die übertragung vom Stundenzettel in eine Excel-Tabelle kümmern. Das war schon ziemlich zeitaufwendig. Diese Zeit ist mir natürlich von wichtigen Aufgaben, wie zum Beispiel der Kundenakquise abgegangen.
Katharina von Crewmeister: Warum haben Sie sich nach einer Online-Arbeitszeiterfassung umgesehen?
Ramona Wagner: In der Gebäudereinigungsbranche gibt es regelmäßig Kontrollen vom Zoll. Deswegen ist es für jeden Gebäudereiniger wichtig, dass er die Stunden seiner Mitarbeiter ordnungsgemäß führt und dass diese Daten auch zuverlässig abrufbar sind. Mit Crewmeister muss ich im Falle einer Zollkontrolle einfach auf einen Knopf drücken und schon habe ich alle Arbeitszeiten auf einen Blick.
Außerdem ist mir eine ordnungsgemäße Bezahlung meiner Mitarbeiter wichtig. Meine Devise ist: ein Mitarbeiter bleibt nicht im Unternehmen, wenn er nicht ordnungsgemäß bezahlt wird, seinen Lohn bekommt. Durch die Stundennachweise habe ich hierfür eine zuverlässige und transparente Basis.
Katharina von Crewmeister: Wie haben Sie die Einführung der neuen Online-Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter gestaltet?
Ramona Wagner: Ich habe meine Mitarbeiter ganz einfach in Crewmeister angelegt und ein Start-Passwort für jeden gewählt. Dann habe ich mich wie gewohnt mit jedem einzelnen Mitarbeiter getroffen um die Objektkontrollen durchzuführen und die Stundenzettel einzusammeln. Ich habe ihnen gesagt, dass es von jetzt an eine neue Art gibt die Arbeitszeit zu dokumentieren. Wir haben dann zusammen die App heruntergeladen und schon ging es los.
Katharina von Crewmeister: Was zeichnet Ihrer Meinung nach die Zusammenarbeit mit Crewmeister aus?
Ramona Wagner: Vor allem die Flexibilität die durch den Einsatz von Crewmeister entsteht. Für mich und meine Mitarbeiter ist es wichtig, dass wir uns auf unsere eigentlichen Arbeiten konzentrieren können. Crewmeister gibt mir und meinen Mitarbeitern die Möglichkeit eine so wichtige Arbeit wie die Arbeitszeiterfassung schnell, einfach und zuverlässig zu lösen. Auch den Kundenservice schätze ich sehr. Als ich mich für Crewmeister entschieden habe, hat sich ein Mitarbeiter des Kundenservice für mich Zeit genommen und mit mir zusammen das Programm implementiert und mir alle Funktionen ausgiebig erklärt. Auch nach Einführung des Programmes wurden meine Anfragen immer schnell beantwortet. Besonders wichtig ist es für mich, dass mir weitergeholfen wird wenn kurzfristig ein Problem mit der Software auftaucht.
Katharina von Crewmeister: Was wünschen Sie sich für die zukünftige Zusammenarbeit mit Crewmeister?
Ramona Wagner: Ich wünsche mir, dass der Kundenservice weiterhin so gut bleibt und man bei Crewmeister immer einen Ansprechpartner hat.
Katharina von Crewmeister: Frau Wagner, vielen Dank für das Gespräch.
Kurzprofil: Ramona Wagner
Ramona Wagner ist Geschäftsführerin der Gebäudereinigung Sauberblitz aus Feldkirchen bei München. Derzeit betreuen sie und ihre Mitarbeiter bis zu 50 Objekte im Raum München.
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