In 80 Prozent der Kleinbetriebe in Deutschland wird die Arbeitszeiterfassung noch mit Zettel und Stift getätigt und anschließend in Excel-Tabellen übertragen, das ergab eine Studie von Infratest. Das bringt nicht nur eine Menge Verwaltungsaufwand mit sich, sondern setzt auch Vertrauen bei der Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten voraus. Außerdem setzt die Dokumentationspflicht des Mindestlohns voraus, dass Arbeitszeiten innerhalb von 7 Tagen nach erbrachter Leistung schriftlich erfasst sein müssen und der Arbeitgeber für die Richtigkeit der erfassten Arbeitszeiten verantwortlich ist.
Mit der Einführung von Crewmeister wollte Albrecht Ehrlich, Geschäftsführer der Ecco Agentur für Kulturmedien nicht nur den Verwaltungsaufwand minimieren, sondern auch für beide Seiten – Arbeitnehmer und Arbeitgeber – Transparenz in die Arbeitszeiterfassung bringen.
Im Interview mit Crewmeister beschreibt er unter anderem auch, welche Fragen ausschlaggebend bei der Suche nach einem neuen Zeiterfassungssystem sind.

Katharina von Crewmeister: Welche Crewmeister-Module nutzen Sie aktuell?

Albrecht Ehrlich: Unsere 26 Mitarbeiter und ich nutzen aktuell die Crewmeister Zeiterfassung. Das System wird sowohl von unseren Vollzeitangestellten als auch für unsere 450-Euro-Kräfte genutzt. Damit konnten wir nicht nur unseren Verwaltungsaufwand reduzieren, sondern auch Transparenz in die Arbeitszeiterfassung bringen.
Außerdem möchten wir Crewmeister als Basis für die Lohnbuchhaltung nutzen. Dafür eignen sich die Excel-Tabellen, die man sich für jeden Mitarbeiter herunterladen kann, sehr gut.

Unsere Mitarbeiter im Büro erfassen Ihre Arbeitszeiten ganz bequem am Computer. Unsere 450 Euro-Kräfte nutzen Crewmeister momentan über ein Tablet, das in unserem Lager hängt. Wenn ein Mitarbeiter eine neue Tour startet, stempelt er sich dort ein und zum Ende der Tour auch wieder dort aus. Das Schöne am Tablet-Terminal ist, dass mehrere Mitarbeiter bequem über ein Gerät stempeln können.
In Zukunft möchte ich meinen Mitarbeitern, die mobil unterwegs sind, ein Smartphone zur Verfügung stellen, mit dem dann die Zeiterfassung und auch andere administrative Aufgaben wie zum Beispiel das Aufnehmen eines Dokumentationsfotos erledigt werden können.

Katharina von Crewmeister: Was ist für Ihr Unternehmen die wichtigste Crewmeister-Funktion?

Albrecht Ehrlich: Für uns ist die Mobilität und Flexibilität der wichtigste Aspekt. Wir nutzen Crewmeister über verschiedene Kanäle. Der vielseitige Einsatz über Tablet, Smartphone oder PC ist sehr komfortabel.
Ich kann zu meinen Mitarbeitern einfach sagen „Bitte nimm das Smartphone mit und stemple deine Zeiten“. Dann haben wir beide eine Übersicht.

Katharina von Crewmeister: Warum haben Sie sich nach einer Online-Arbeitszeiterfassung umgesehen?

Albrecht Ehrlich: Wir wollten unser aktuelles System aus Excel-Tabellen und Stundenzetteln verschlanken. Die Handhabung über Stundenzettel war doch sehr arbeitsaufwändig und hat uns pro Woche circa 4-5 Stunden gekostet.
Ursprünglich habe ich gar nicht direkt nach einer mobilen Zeiterfassung gesucht. Für mich standen die Fragen: Was ist möglich?; Wie schauen die Kosten aus?; Was nützt uns? und Was ist gut für kleine Unternehmen im Mittelpunkt.
Crewmeister war auf meiner Suche der erste Erfolg und hat mich nicht enttäuscht. Im Laufe der Testphase haben wir aber dann festgestellt, dass wir mit Crewmeister viel mehr machen können, zum Beispiel Arbeitsprozesse optimieren.

Katharina von Crewmeister: Wie haben Sie die Einführung der neuen Online-Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter gestaltet?

Albrecht Ehrlich: Im Grunde genommen wurde Crewmeister jedem Mitarbeiter einmal einzeln gezeigt. Das Schöne an Crewmeister ist ja, dass es sehr leicht zu implementieren ist und unsere Mitarbeiter kommen auch super damit zurecht.

Katharina von Crewmeister: Was zeichnet Ihrer Meinung nach die Zusammenarbeit mit Crewmeister aus?

Albrecht Ehrlich: Definitiv der direkte Kontakt. Und vor allem, dass man als Kunde mit Feedback direkt an der stetigen Entwicklung mitbeteiligt ist.

Katharina von Crewmeister: Was wünschen Sie sich für die zukünftige Zusammenarbeit mit Crewmeister?

Albrecht Ehrlich: Ich wünsche mir auch weiterhin schnelle Hilfe, wenn es irgendwo hakt.

Katharina von Crewmeister: Herr Ehrlich, vielen Dank für das Gespräch.

 

Kurzprofil: Albrecht Ehrlich
Albrecht Ehrlich leitet die Ecco Agentur für Kulturmedien, ein Unternehmen, das sich auf die Distribution, Plakatierung und Promotion von Kulturmedien wie Flyern und Plakaten spezialisiert. Seit mehr als 10 Jahren informieren er und seine Mitarbeiter Kulturinteressierte im Großraum Frankfurt und Rhein-Main über Veranstaltungen.

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