Das August Update der Zeiterfassung

Das August Update der Crewmeister Zeiterfassung bringt eine Reihe neuer Funktionen und einige Änderungen mit sich. Dadurch wird die Zeiterfassung nicht nur übersichtlicher und flexibler, sondern wir bereiten auch die nächsten kurz bevorstehenden Updates im Bereich der Eingabe von Arbeitszeitmodellen und automatischen Berechnung von Überstunden und automatischen Pausen vor.

Vor allem Administratoren können sich auf viele neue Funktionen freuen. Mitarbeiter die ihre Arbeitszeiten einfach nur über das Terminal oder die Crewmeister Stempeluhr App stempeln, müssen sich nicht umstellen.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen die neuen Änderungen und Funktionen des Updates näher vorstellen.

Neues Design der Liste mit Arbeitszeiten
Erfassung von Arbeitszeiten für andere Mitarbeiter
1. Kolonnenzeiterfassung
2. Manuelle Zeiterfassung für andere Mitarbeiter
Erweiterte Zeitauswertung und Excel Export
1. Flexible Auswertungszeiträume
2. Excel Export

Neues Design der Liste mit Arbeitszeiten

Die Liste mit nach Alter sortierten erfassten Arbeitszeiten haben wir grundlegend neu gestaltet. Dies erlaubt eine schnellere Navigation, besseres bearbeiten und mehr Übersichtlichkeit.
Folgende Neuerungen wurden umgesetzt:

- Stempelungen eines Tages werden zusammengefasst:
  Im früheren Design hat jede Stempelaktion, wie z.B. eine Pause oder ein Gruppenwechsel, eine neue Zeitstempelung erzeugt.
  Im neuen Design werden alle Stempelaktionen die zwischen dem Einstempeln und Ausstempeln liegen in einer Zeile zusammengefasst. So behält man leichter den Überblick über die Summe geleisteter Arbeitszeit eines Mitarbeiters pro Tag.Neben dem Einstempelzeitpunkt und Ausstempelzeitpunkt sieht man direkt die genaue Arbeitszeit und die Pausenzeit.
  Sollten für diese erfasste Arbeitszeit Standortdaten vorliegen, wird dies durch das Standortsymbol angezeigt. Vorhandene Notizen werden durch das Stiftsymbol angezeigt.Wenn Sie detailliertere Informationen zu dieser Stempelkette wie z.B. die genaue Lage der Pause oder Standortdaten benötigen oder die Daten verändern möchten, werden diese erweiterten Infos durch einen Klick auf die Zeile angezeigt.

- Standorte aller Zusammenhängender Stempelungen in einer Karte:
  Die Karte zum Anzeigen der Standortdaten ist komplett überarbeitet worden. In der alten Version konnte in einer Karte immer nur ein Satz Einstempeln und Ausstempeln angezeigt werden.
  - Nun integrieren wir in eine Karte sämtliche Standortinformationen die zwischen dem Einstempeln und dem Ausstempeln erfasst werden. Z.B. zum Zeitpunkt des Wechselns einer Gruppe, Pausenanfang oder Pausenende.
  - Die einzelnen Standortdaten werden mit einer Linie verbunden, sodass sichtbar ist, in welcher Reihenfolge sich der Mitarbeiter wo befunden hat.
  - Sind mehrere Standorte sehr nah aneinander, werden die Standorte in einem grünen Punkt zusammengefasst. Die Zahl in dem grünen Punkt signalisiert die Anzahl an zusammengefassten Standorten. Klickt man auf den grünen Punkt werden die detaillierten Informationen dieser Stempelungen und Standorte angezeigt.

- Sekundengenaue Erfassung:
  Von nun an werden alle Arbeitszeiten Sekundengenau erfasst und an vielen Stellen auch angezeigt. Dies ist eine wichtige Grundlage für die zukünftige Funktion der Überstundenerfassung.

- Tagesübergreifende Stempelungen werden angezeigt:
  Wenn ein Mitarbeiter eine Arbeitszeit erfasst, die über Mitternacht hinausgeht, wird dies nun klar gekennzeichnet. Im Detail ist dies durch eine kleine Anzeige mit dem Text „+1 Tag“ an der Endzeit gekennzeichnet.

- Neue Korrektur von Arbeitszeiten:
  Arbeitszeiten werden nun korrigiert indem in der Liste der Arbeitszeiten die gewünschte Arbeitszeit anklicke und wie gewünscht Startzeit, Endzeit, Pause Gruppe oder Notiz aktualisiere und durch einen Klick auf „Änderung speichern“ entgültig speicher.

Neue Navigation:
In der alten Navigation wurden die einzelnen Arbeitszeiten einfach dem Alter nach angezeigt. Nach unten konnte so lange gescrolled werden, bis die älteste Arbeitszeit angezeigt wurde.
Wollte man eine Stempelung überprüfen die schon etwas länger zurückliegt, führte dies dazu, dass man unter Umständen sehr lange scrollen musste.
Die neue Navigation strukturiert die Arbeitszeiten in Kalendermonate. Klickt man auf den einfachen Pfeil geht man einen Monat vor beziehungsweise zurück. Klickt man auf den doppelten Pfeil, geht man 1 Jahr vor oder zurück.

Erfassung von Arbeitszeiten für andere Mitarbeiter

Die Erfassung von Arbeitszeit für andere Mitarbeiter wurde erheblich erweitert.
Administratoren können nicht nur eine Arbeitszeit deutlich vereinfacht manuell für einen anderen Mitarbeiter eintragen, sondern auch Stempelungen für diesen vornehmen. Die folgenden Neuerungen sind im Detail in diesem Update enthalten:

- Virtueller Zugriff auf die Stempeluhr anderer Mitarbeiter:
  Das Stempeln von Arbeitszeiten ohne direkt die ganze Arbeitszeit manuell einzutragen, war bis jetzt nur für sich selber möglich. Administratoren hatten somit nicht die Möglichkeit Mitarbeiter einzustempeln ohne gleich die gesamte Arbeitszeit inklusive Arbeitsende anzugeben.
  Seit diesem Update können Administratoren über den Browser mit nur einem Klick auf die Stempeluhr des Mitarbeiters zugreifen. Dies ist hilfreich wenn z.B. Vorarbeiter mehrere Mitarbeiter einer Arbeitskolonne ein- bzw. ausstempeln sollen oder wenn ein Mitarbeiter keinen Zugriff auf seine Stempeluhr hat (Handy vergessen etc.).In folgendem Beispiel stempelt der Administrator „Lisa Winkler“ ein:
  1. Klick in der Zeiterfassung auf den Mitarbeiter auf dessen Stempeluhr zugegriffen werden kann.
  2. Nun kann der Administrator die Mitarbeiterin einfach einstempeln

Manuelles Eintragen für andere Mitarbeiter
Das Eintragen manueller Zeiten für andere Mitarbeiter in deren virtuellen Stundenzettel ist nun deutlich schlanker und einfacher.
Im folgenden Beispiel möchten wir für „Peter Müller“ eine gesamte Arbeitszeit eintragen:
1. Klick in der Zeiterfassung auf den Mitarbeiter für den eine Zeit eingetragen werden soll.
2. Klick auf „Zeiten manuell erfassen für Peter Müller“
3. Nun können die Daten wir gewünscht eingetragen werden. Beachten Sie dabei, dass von nun an auch Sekunden eingegeben werden. Diese können natürlich auf „null“ bleiben.
Durch einen Klick auf „Speichern“ wird die Arbeitszeit eingetragen.

Erweiterte Zeitauswertung und Excel Export

Die Zeitauswertung haben wir deutlich flexibler gestaltet und sind dadurch für zukünftige Erweiterungen im Bereich der Überstunden gewappnet. Dies hat jedoch auch einen Einfluss auf den Excel Export.

- Auswertungen beliebiger Zeiträume
  Der ausgewählte Zeitraum in der Zeitauswertung kann nun durch Eingabe der gewünschten Zeitperiode komplett frei gewählt werden.Durch Scrollen nach rechts und links können die jeweiligen Einzelwerte bei längeren Zeiträumen angezeigt und miteinander verglichen werden.

Neuer Ort für Excel Exporte
Der Excel Export kann von nun an ausschließlich über die Zeitauswertung generiert werden.
Den gewünschten Zeitraum definiert man sich einfach wie in letzten Punkt beschriebn und kann dann jeweils mit einem Klick auf das Downloadsymbol den Export für einen Mitarbeiter oder eine Gruppe erzeugen oder mitarbeiterübergreifend durch Klick auf das Downloadsymbol neben „Gesamt“.
Zum Stichtag der Lohnabrechnung müssen Sie dadurch nur noch einmal den gewünschten Zeitraum auswählen und können dann mit jeweils einem Klick einen Export pro mit Mitarbeiter erstellen.

Übrigens: Von nun an können auch die Zeiten die explizit ohne Gruppe erfasst wurden gebündelt exportiert werden.