Online-Zeiterfassungen sind nicht nur aufgrund der einfachen und rechtskonformen Dokumentation der Arbeitszeiten ein wichtiges Thema für jedes Unternehmen. Die Erfassung der Arbeitszeit, die für einzelne Projekte aufgewandt wird, kann auch als Nachweis für Kunden genutzt werden. – Oder aber auch für die Optimierung betriebsinterner Prozesse, so wie das Stefan Rickmeyer, Geschäftsführer des Fahrradherstellers Radkutsche, macht. Im Interview mit Crewmeister beschreibt er, wie er den Bauprozess der Fahrräder auf Basis der Online-Zeiterfassung mit Crewmeister effizienter gestalten konnte und wie er mehr Struktur in die Personalverwaltung gebracht hat.

Katharina von Crewmeister: Welche Crewmeister-Module nutzen Sie aktuell?

Stefan Rickmeyer: Meine 13 Mitarbeiter und ich nutzen derzeit die Module Zeiterfassung und Urlaubsplanung. Beide Module haben die Struktur unserer Verwaltungsprozesse wesentlich verbessert.

Die Zeiterfassung wird bei uns unter anderem auch genutzt, um einzelne Arbeitsschritte zu optimieren. Beim Zusammenbau unserer Fahrräder ist für mich insbesondere interessant, wie viel Zeit für die einzelnen Baugruppen benötigt wird. Ich habe für jeden Arbeitsschritt in Crewmeister eine Gruppe angelegt, auf die sich meine Mitarbeiter entsprechend einstempeln können. Für die Analyse war vor allem der in Crewmeister integrierte Excel-Export hilfreich. Auf der Basis von Crewmeister konnten die Arbeitszeiten für einzelne Tätigkeiten so deutlich optimiert werden.

Auch die Urlaubsplanung wird für mich auf Entscheiderebene viel leichter. Vorher haben meine Mitarbeiter Urlaubsanträge mündlich zwischen Tür und Angel gestellt. Mit Crewmeister lässt sich der ganze Prozess viel strukturierter gestalten. Besonders hilfreich ist das für mich an Brückentagen. Mit dem Urlaubsplaner sehe ich jetzt auf einen Blick, wer wann Urlaub haben möchte und wie groß meine Mitarbeiterkapazität an den einzelnen Tagen ist.

Katharina von Crewmeister: Was ist für Ihr Unternehmen die wichtigste Crewmeister-Funktion?

Stefan Rickmeyer: Für mich ist es wichtig einen Überblick über die Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter zu haben. Außerdem finde ich die Standorterfassung per GPS hilfreich bei Außenterminen. Das Ganze wird ja gerne mal Pi mal Daumen gemacht. Mit Crewmeister kann ich nun ganz klar auch an den Kunden kommunizieren, was wann geleistet wurde.

Katharina von Crewmeister: Wie wurden die Arbeitszeiten vor der Einführung von Crewmeister in Ihrem Unternehmen erfasst?

Stefan Rickmeyer: Vor der Einführung von Crewmeister haben meine Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten auf Stundenzetteln festgehalten. Dabei wurde lediglich die komplette Arbeitszeit ungefähr aufgeschrieben und nicht die genaue Zeit, die für einzelne Arbeitsschritte benötigt wurde. Darauf habe ich erst mit Einführung von Crewmeister geachtet.

Katharina von Crewmeister: Warum haben Sie sich nach einer Online-Arbeitszeiterfassung umgesehen?

Stefan Rickmeyer: Unter anderem wegen der Dokumentationspflicht für Aushilfen. Das ist ja ein Thema, an das man erst einmal gar nicht denkt, aber es ist sehr wichtig. Als ich dann gesehen habe, was ich noch alles verbessern kann, war die Entscheidung für Crewmeister für mich klar.

Katharina von Crewmeister: Wie haben Sie die Einführung der neuen Online-Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter gestaltet?

Stefan Rickmeyer: Ich habe eine Rundmail mit dem Link zur Crewmeister Stempeluhr App an alle meine Mitarbeiter gesendet und für alle Mitarbeiter, die kein Smartphone hatten Betriebstablets angeschafft. Wir haben gute Erfahrungen mit dem Lenovo Tab 2 gemacht.

Allerdings würde ich empfehlen gleich von Anfang für alle Mitarbeiter Geräte zu besorgen und die App schon vorab herunterzuladen, sodass die Mitarbeiter sofort starten können. Auch lohnt es sich die Mitarbeiter gleich zu Beginn miteinzubeziehen, um eventuelle Bedenken aus dem Weg zu räumen.

Katharina von Crewmeister: Was zeichnet Ihrer Meinung nach die Zusammenarbeit mit Crewmeister aus?

Stefan Rickmeyer: Der konstruktive Kundenservice. Die Mitarbeiter im Kundenservice sind sehr daran interessiert, wie der einzelne Kunde mit dem Produkt zurechtkommt und dies weiter zu verbessern.

Katharina von Crewmeister: Was wünschen Sie sich für die zukünftige Zusammenarbeit mit Crewmeister?

Stefan Rickmeyer: Ich denke, dass Crewmeister im Bereich der Optimierung der Personalprozesse am Zahn der Zeit ist und wir bei euch gut aufgehoben sind.

Katharina von Crewmeister: Herr Rickmeyer, vielen Dank für das Gespräch.

Kundeninterview_StefanRickmeyer

Kurzprofil: Stefan Rickmeyer

Stefan Rickmeyer ist Geschäftsführer der Fahrradhersteller Radkutsche aus Mössingen. Seit 2005 bauen er und seine Mitarbeiter Cargo-Bikes für Privatkunden und große Geschäftskunden auf dem internationalen Markt.

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