Betriebsfeier von der Steuer absetzen – so gehts problemlos

Viele Kleinunternehmer und Arbeitgeber nutzen den Oktober, um mit den Planungen der alljährlichen Weihnachtsfeier zu beginnen. Diese ist gut für die Mitarbeiterbindung und das Gruppengefühl eines Unternehmens. Ein ebenso wichtiger Punkt ist, dass der Chef eine solche Betriebsfeier steuerlich geltend machen kann und somit der Betriebsgewinn bzw. die Steuerlast sinkt.

Dabei muss man jedoch aufpassen. Wer sich nicht an die gesetzlich festgehaltenen Rahmenbedingungen hält, zahlt im Zweifel sogar drauf. Welche Bedingungen das sind und wie man sie einhält erklären wir in unserem neuen Steuerspartipp.

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110 Euro ist die Grenze

Viele Arbeitgeber geben gerne viel Geld für die Weihnachtsfeier aus. Sie gehen davon aus, dass man die volle Summe unbegrenzt von der Steuer absetzen kann. Das ist jedoch falsch. Die magische Ziffer ist hierbei 110€ Brutto, beziehungsweise 92,44€ Netto. Diesen Maximalbetrag darf der Arbeitgeber pro Mitarbeiter ausgeben. Man spricht hier vom Freibetrag. Dieser beinhaltet sämtliche Kosten die bei einer solchen Feier anfallen. Darin sind die variablen Kosten wie zum Beispiel Essen und Getränke, aber auch Fixkosten inbegriffen.
Beispiele für Fixkosten einer Weihnachtsfeier sind:

• Miete der Location
• Anstellung des Personals (Kellner, Köche, etc.)
• Jegliche Form von Unterhaltung, zum Beispiel eine Band
• Mitarbeiter, die im Zuge der Veranstaltung (Planung und Durchführung) unterstützend beitragen

All diese Kosten teilt der Arbeitgeber dann durch die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter. Dabei muss er sehr vorsichtig agieren. Die Kosten werden nicht auf Basis der geplanten Anzahl an anwesenden Mitarbeitern gerechnet sondern anhand der Anzahl an Mitarbeitern die tatsächlich an der Feier teilgenommen haben.
Kalkuliert er die Kosten für den Fall, dass alle eingeladenen Mitarbeiter auch tatsächlich zusagen und die Veranstaltung besuchen könnte er im Zweifel über die bereits erwähnten 110€ kommen, wenn einige Mitarbeiter nicht kommen. Bei zu vielen Spontanabsagen erhöht sich dann der Durchschnittspreis und der Maximalbetrag wird überschritten.

Die anfallende Differenz muss nun versteuert werden. Man spricht hierbei vom sogenannten Geldwerter Vorteil. Auf diesen fallen nicht nur Lohnsteuern, sondern auch die normalen Lohnnebenkosten an.
Dies hat besondere Auswirkungen auf Mitarbeiter, die geringfügig beschäftigt angestellt sind. Mehr dazu im unteren Teil des Artikels.

Hinweis: Bis zum Ende des Jahres 2014 hieß der Freibetrag nicht Freibetrag, sondern Freigrenze. Die Arbeitgeber mussten damals die gesamten Kosten der Veranstaltung versteuern, wenn der Betrag auch nur um einen Cent überschritten wurde. Dies wurde im Anschluss vom Staat erleichtert.

Weitere Bedingungen für die Betriebsfeier

Abgesehen von 110€ als Ausgabenmaximum gibt es noch weitere Bedingungen. Die geplante Weihnachtsfeier darf höchstens die zweite Betriebsfeier im Jahr sein. Dies ist gesetzlich so vorgeschrieben. Wenn man beispielsweise schon ein Sommerfest und eine Jubiläumsfeier veranstaltet hat muss man entscheiden welche der Feiern man geltend machen möchte. Wir empfehlen selbstverständlich die zwei teureren Feiern zu wählen, weil dort die Steuerlast höher ist.

Außerdem müssen sämtliche Mitarbeiter zwingend eingeladen werden die zum Unternehmen, einem Unternehmensstandort oder einer bestimmten Abteilung gehören. Dies ist abhängig für wen die Weihnachtsfeier abgehalten wird.

Sobald bestimmte Arbeitnehmergruppen ausgeschlossen werden handelt es sich nach §19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 EStG um eine begünstigte Betriebsveranstaltung. Somit bestünde keine Steuererleichterung.

Schlussendlich liegt eine Betriebsfeier nur vor, wenn überwiegend Arbeitnehmer und deren Angehörige anwesend sind. Damit möchte der Staat vermeiden, dass man zu viele Geschäftskunden und Partner einlädt. So könnte eine Weihnachtsfeier insgeheim genutzt werden um neue Geschäfte zu machen. Dies spiegelt nicht den Charakter einer eigentlichen Betriebsfeier wieder.

Aufgepasst bei Ehrungen, Geschenken und Einladung von Geschäftspartnern

Wenn der Arbeitgeber die diesjährige Weihnachtsfeier nutzt, um ein Jubiläum eines Mitarbeiters zu feiern riskiert er ebenfalls, dass das Finanzamt diese Feier nicht mehr als Betriebsfeier einstuft. Dies wird im Lohnsteuerrecht R 19.3 Absatz 2 Nummer 3 näher erörtert.

Bei Weihnachtsgeschenken ist die Lage ähnlich heikel. Der Geldwert des Geschenks muss man zu den pro Mitarbeiter maximal erlaubten Kosten von 110€ hinzuaddieren. Schenkt der Vorgesetzte den einzelnen Mitarbeitern zu viel, fallen erneut Steuerzahlungen an.

Wie schon einmal erwähnt sollten die Teilnehmer der Veranstaltung größtenteils Angestellte und deren Angehörige sein. Trotzdem ist es nicht gänzlich untersagt, Geschäftskunden und dergleichen einzuladen. Hierbei sind jedoch die Regeln für die Bewirtungsaufwendungen anzuwenden. Genauer heißt dies, dass alle Quittungen und Belege der Geschäftskunden getrennt vorliegen und zudem gesondert in der Buchführung aufgezeichnet werden müssen. So stellt man einen reibungslosen Ablauf sicher.

Vorsicht bei Minijobbern

Bei der Einhaltung aller Kriterien bewertet man Arbeitnehmer, die als Minijobber angestellt sind genauso wie alle anderen auch. Wie oben bereits erwähnt entsteht jedoch ein gravierendes Problem, wenn der Arbeitgeber die Kosten von maximal 110€ pro Mitarbeiter überschreitet. Minijobber bedeutet im Grunde eine Anstellung, bei der man maximal 450€ verdienen darf. Dadurch muss man dann weniger Steuern abgeben als reguläre Arbeitnehmer. Wird der Preis pro Angestellten nun jedoch überschritten addiert das Finanzamt die Kosten zu den Gehältern der Mitarbeiter, da es sich bei Überschreitung des Betrags nun um Lohnkosten handelt. Verdient ein Minijobber nun plötzlich mehr als 450€ im Monat handelt es sich nicht länger um eine geringfügige Beschäftigung, sondern um einen regulären sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer. Somit ist die Steuerlast für Arbeitgeber und Arbeitnehmer deutlich höher, was man dringlichst vermeiden sollte.

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