In diesem Beitrag möchte ich zeigen, welche Probleme die meisten kleinen Unternehmen mit Thema Excel Zeiterfassung haben und wie man diese einfach und mit kleinem Geldbeutel lösen kann.
„Excel Zeiterfassung ist lästig, aufwendig, meist ungenau oder zu teuer.“
Seit dem Bestehen von Crewmeister haben wir uns mit hunderten kleinen und mittelständischen Betrieben über das Thema Zeiterfassung unterhalten und so, oder so ähnlich könnte man die meisten Reaktionen zusammenfassen.
Um Arbeitszeiten mindestlohnkonform zu dokumentieren und eine ordentliche Grundlage für die Lohnbuchhaltung zu erstellen, haben viele Unternehmen Prozesse implementiert, die sowohl für Mitarbeiter als auch für die Verwaltung zu sehr hohem Aufwand geführt haben und sehr fehleranfällig sind.
Stundenzettel wurden händisch vom Mitarbeiter ausgefüllt und wöchentlich (manchmal auch später) bei der Verwaltung abgegeben. Diese musste die Zettel dann wiederum manuell in eine unübersichtliche Excel-Liste eintragen. Dabei hatten die Verwaltungsmitarbeiter oft nicht nur mit sehr individuellen Handschriften der Mitarbeiter zu kämpfen, sondern liefen auch Gefahr, Fehler bei der Übertragung in Excel zu machen. Wollte man nur kurz einmal herausfinden wie viel ein bestimmter Mitarbeiter, z.B. in der letzten Woche, gearbeitet hat, war dies mit erheblichem Aufwand verbunden.
Das Resultat war oft ein Verwaltungsaufwand von bis zu 2 Stunden pro Mitarbeiter und Monat, der allein durch die Zeiterfassung zustande kam. Bei 15 Mitarbeitern kommt da schnell ein erheblicher Berg an Verwaltungsarbeit zusammen. Dies kostet nicht nur Nerven, sondern ist auch schnell ein signifikanter Kostenfaktor.
Darüberhinaus liefen beschriebene Unternehmen Gefahr, hohe Bußgelder zu bezahlen: Seit Einführung des Mindestlohns im Januar 2015 sind viele Unternehmen verpflichtet, alle angefallenen Arbeitszeiten innerhalb von 7 Tagen inklusive Pausen zu dokumentieren.
Sollte der Zoll ein Unternehmen auf Einhaltung des Mindestlohns kontrollieren, kann ein Abweichen von den Dokumentationsregularien ein Bußgeld in Höhe von bis zu 30.000€ nach sich ziehen. Durch die Fehleranfälligkeit der Übertragung der Stundenzettel in Excel, eine fehlende Aktualität und Unübersichtlichkeit, wird jede Kontrolle zu einem Tanz auf der Rasierklinge.
Wie kann man diesem Teufelskreis ein Ende setzen?
Teure Terminals am Eingang mit komplizierter Software möchten vor allem kleine Unternehmen möglichst vermeiden.
Zeiterfassung im Jahre 2016 muss weder umständlich noch teuer sein.
Online-Zeiterfassungen sind meist einfach, intuitiv und man kann ohne komplizierte Installation in wenigen Minuten starten. Die Mitarbeiter stempeln sich dabei direkt mit ihrem Smartphones oder über den PC ein und aus.
Über GPS kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Einstempelns auch wirklich vor Ort waren.
Vorgesetzte sehen jederzeit in Echtzeit wer gerade an welchem Standort des Unternehmens arbeitet, haben so stets einen besseren Überblick und können Ihre Mitarbeiter effizienter einsetzen.
Und sollte wirklich eines Morgens einmal unangemeldet der Zoll vor der Tür stehen, sind alle Arbeitszeiten direkt mindestlohnkonform dokumentiert und können mit nur einem Klick dem positiv überraschten Zöllnern präsentiert werden.
Online-Zeiterfassungen beenden somit endgültig die unübersichtliche und aufwendige Zettelwirtschaft, verringern die Fehleranfälligkeit und das Bußgeld-Risiko und erhöhen die Genauigkeit.
Die Kunden der Online Zeiterfassung Crewmeister berichten von einer Reduzierung des Verwaltungsaufwands durch Zeiterfassung von über 80% gegenüber einer klassischen Zeiterfassung mit Zettel und Stift.
->->Hier können Sie mehr über die Arbeitszeiterfassung von Crewmeister erfahren.
