Einführung eines neuen Online-Zeiterfassungssystems – So geht’s.

Zeiterfassung Maßnahmen

Online Zeiterfassungen liegen im Trend. Im Gegensatz zum üblichen Stundenzettel verringern sie den Verwaltungsaufwand und bringen Transparenz in die Arbeitszeiten der Mitarbeiter.
Beim Wechsel von alten Systemen zur Zeiterfassung wie z.B. Stundenzetteln, kann es, wie bei fast jeder Umstellung von Unternehmensabläufen, zu Schwierigkeiten kommen. Wurden Arbeitszeiten früher noch im Nachhinein abendlich oder wöchentlich in einen Stundenzettel notiert, müssen die Mitarbeiter nun aktiv Stempeln. Dies könnte der ein oder andere auch einmal vergessen. Zudem haben viele Mitarbeiter oft Bedenken wenn neue Prozesse implementiert werden und das gewohnte Alte ablösen. Diese reichen von einfachen Zweifeln über die Umsetzbarkeit bis zu Bedenken im Bereich Datenschutz und Privatsphäre.

Diese Probleme sind zum einen jedoch normal und überaus menschlich und wurden zum anderen schon von tausenden Unternehmen weltweit gelöst.
Wir zeigen mit welchen Maßnahmen diese Unternehmen die Bedenken der Mitarbeiter entkräftet haben und somit von den vielen Vorteilen einer Online Zeiterfassung profitieren konnten.

1. Neue Routinen etablieren

Menschen haben die verschiedensten Routinen. Vom morgendlichen Kaffee bis zum immer gleichen gewohnten Weg zur Arbeit.
Bei einer Umstellung von einer Zeiterfassung mit Stundenzettel zu einem Softwarebasierten Stempelsystem, haben die Mitarbeiter mit dem Stempeln eine neue alltägliche Aufgabe, die noch nicht Teil ihrer persönlichen Routine ist. Dies führt dazu, dass das Stempeln auch einmal vergessen wird.
Ziel ist es also eine neue Routine bei den Mitarbeiter zu etablieren, damit das Erfassen der Arbeitszeiten über das neue System in Fleisch und Blut übergeht.

Um dies zu erreichen, sind die ersten 14 Tage nach der Einführung entscheidend. Entgegen der Handhabung vieler Unternehmen sollte in dieser Zeit besonders genau auf Einhaltung eines korrekten Stempelverhaltens geachtet werden und man den Mitarbeitern regelrecht auf den Füßen stehen. Beim Einsatz an einem festen Standort, z.B. im Büro, kann der Geschäftsführer einen morgendlichen Rundgang im Betrieb einplanen. Das fördert nebenbei auch noch die Kommunikation. Mobil arbeitende Mitarbeiter können in Form eines persönlichen Anrufs oder einer SMS erinnert werden.
Mit der Online Zeiterfassung von Crewmeister wird dies erheblich erleichtert, da in Echtzeit angezeigt wird, welcher Mitarbeiter sich schon eingestempelt hat und welcher nicht.
Neben den persönlichen Erinnerungen können ergänzend auch Erinnerungsnotizen am Arbeitsplatz angebracht werden.

Neben diesen Maßnahmen, die für einige Mitarbeiter wohl eher als Last wahrgenommen werden könnten, sollte man auch einen Anreiz bieten. Stellt man z.B. für alle Angestellten die es schaffen in den ersten 14 Tagen ohne persönliche Erinnerung korrekt zu stempeln einen kleinen Gewinn in Aussicht, fördert dies auch die Motivation und den Ehrgeiz der Mitarbeiter ihre Zeiten korrekt zu erfassen. Der Vorgesetzte sollte seine Mitarbeiter so gut kennen, dass er weiß was für die Mitarbeiter einen großen Anreiz darstellt.
Wichtig ist dass man in diesen ersten 14 Tagen keine Abweichungen durchgehen lässt, sondern sehr penibel auf die Einhaltung bei jedem Mitarbeiter achtet. Im Anschluss sollten alle Mitarbeiter entsprechende Routinen entwickelt haben und man kann die Zügel wieder lockerer lassen.

2. Bedenken auflösen

Generell gilt, viele Menschen scheuen Veränderungen und stehen diesen zu Beginn meist äußerst skeptisch gegenüber. Dabei spielt es kaum eine Rolle ob diese Veränderungen im privaten oder beruflichen Umfeld stattfinden. Es ist schlicht eine äußerst menschliche Reaktion auf eine gefühlt erzwungene Veränderung ihrer Routinen. Diese negative Reaktion fällt umso stärker aus wenn ein neues Zeiterfassungssystem den Mitarbeitern „über den Kopf gestülpt“ wird und Mitarbeiter schlecht informiert und mit falschen Vorstellungen in die oben beschriebene Umsetzungsphase starten.
Mit ein wenig Fingerspitzengefühl kann jedoch in wenigen Schritten die Zustimmung der Mitarbeiter gewonnen werden.

a) Bewegungsgrund und Vorteile aus Betriebssicht erklären.

Aus gutem Grund kennen angestellte Mitarbeiter meist nicht alle Informationen die zu einer Entscheidung der Geschäftsführung, wie einem neuen Zeiterfassungssystem, führen. Demzufolge haben Sie andere Vorstellungen über gewisse betriebliche Abläufe als der Geschäftsführer. Die voreingenommene Meinung, dass es bei dem Zeiterfassungssystem nur um eine neue Kontrollmaßnahme des Chefs geht ist im großen Teil der Fälle schlicht falsch.
Ein Blick durch die „Brille des Unternehmers“ lässt die Mitarbeiter den unmittelbaren Nutzen für den Betrieb mit allen positiven Folgen erkennen.

  • Endlich Zeit für das Wesentliche: Durch den Einsatz eines modernen Zeiterfassungssystems ist der Geschäftsführer viel näher am Geschehen und kann genau sehen, was seine Mitarbeiter wo gerade arbeiten und sie entsprechend effizient unterstützen. Zudem wird durch Online-Zeiterfassungen vor allem viel Zeit in der Verwaltung eingespart. In kleinen Betrieben bei denen dies meist in der Verantwortung des Geschäftsführers liegt, werden so neue Freiräume geschaffen.
    So kann sich der Chef endlich auf die wichtigen Dinge im Unternehmen konzentrieren. Dies führt zu einem insgesamt besser aufgestellten Unternehmen und einer entsprechenden Absicherung der Arbeitsplätze der Mitarbeiter und Aufwertung des Arbeitsumfelds.
  • Arbeitsrechtliche Pflichten: Es gibt eine Vielzahl von arbeitsrechtlichen Anforderungen an die Dokumentation der Arbeitszeiten. Vor allem seit der Einführung des Mindestlohns müssen Unternehmen die Arbeitszeiten von vielen Arbeitnehmergruppen sehr detailliert dokumentieren. Bei Nichteinhaltung drohen empfindliche Strafen die auch ein gesundes Unternehmen in Schieflage bringen können.

b) Vorteile des neuen Systems für Mitarbeiter aufzeigen.

Auch Arbeitnehmer können jeweils ganz persönlich von einem modernen Zeiterfassungssystem profitieren. Indem diese Vorteile präsentiert werden, können auch die letzten Zweifel verschwinden.

  • Leistungsnachweis gegenüber Arbeitgeber: Sollte der Arbeitgeber einmal unberechtigterweise Zweifel an der Anwesenheit oder den Arbeitszeiten des Mitarbeiters haben, steht dem Mitarbeiter nun endlich ein objektives Werkzeug zum Leistungsnachweis zur Hand. Hatte er früher noch einen Stundenzettel ausgefüllt dessen Wahrheitsgehalt vom Vorgesetzten noch bezweifelt werden konnte, verfügt der Arbeitnehmer nun über einen fälschungssicheren Nachweis, dass er seine Pflichten auch tatsächlich erfüllt hat.
  • Gestiegenes gegenseitiges Vertrauen: Genau diese neue Transparenz lässt keinen Spielraum für gegenseitige Zweifel bzgl. der Arbeitszeiten der Mitarbeiter, zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Konflikte in diesem Bereich können so gar nicht mehr entstehen und ein erhöhtes gegenseitiges Vertrauen ist die Folge.

Nachdem die Mitarbeiter die Gründe und Vorteile des Zeiterfassungssystems verstanden haben und sich ihre Bedenken verringert haben, muss noch auf einiges geachtet werden, um die Zustimmung der Mitarbeiter nicht während der Einführung zu verlieren.

3. Eins nach dem Anderen

Mitarbeiter sollten nicht überfordert werden. Insofern sollten nicht von Anfang an sämtliche Funktionsmöglichkeiten eines modernen Zeiterfassungssystems ausgeschöpft werden. Ein Bauunternehmen z.B. im ersten Schritt mit dem Kern einer Arbeitszeiterfassung, der Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen beginnen. Sobald dies von den Mitarbeitern verinnerlicht wurde, kann auch an weitere Schritte wie die Zuordnung zu Kunden und Projekten oder die Erfassung von Baustoffen über das System gedacht werden.

Sollten nach einiger Zeit und allen Maßnahmen einzelne Mitarbeiter immer noch Probleme haben, sollte das gesamte Projekt wegen einiger Individuen nicht allgemein für alle Kollegen aufgegeben werden.
Vielmehr gibt es auch Möglichkeiten eine moderne Zeiterfassung parallel zu analogen Stundenzetteln zu führen. Dabei führen die Arbeitnehmer, die partout mit dem neuen System noch nicht zurechtkommen, wie von früher gewohnt einen Stundenzettel.
Diesen trägt der Administrator dann manuell für den einzelnen Mitarbeiter in das moderne Zeiterfassungssystem ein. Da der Stundenzettel sonst manuell in Excel übertragen werden muss entsteht kein Mehraufwand.

Das Unternehmen profitiert somit von den Vorteilen einer modernen Zeiterfassung und alle Mitarbeiter sind zufrieden.


Zusammenfassend stehen Unternehmen bei die Einführung eines online-basierten Zeiterfassungssystems vor einigen Herausforderungen. Viele Unternehmen haben diese jedoch bereits erfolgreich gemeistert. Integriert man die Mitarbeiter von Anfang an und pflegt eine offene Kommunikation im Betrieb, so steht einer erfolgreichen Einführung kaum etwas im Weg. Verschiedene Maßnahmen, wie beispielsweise tägliches Erinnern in der Anfangsphase helfen den Mitarbeitern das Stempeln in ihre Routine zu übernehmen. Ursprünglichen Zweifeln und Bedenken gegen das neue System können durch das Nahebringen der Vorteile und die Vorbildfunktion des Chefs entgegengewirkt werden. Eine anfängliche Zeitinvestition zahlt sich in jedem Fall langfristig durch glücklichere Mitarbeiter und unkomplizierte Zeiterfassungsprozesse aus. Denn Zeiterfassung kann auch Spaß machen, nämlich dann, wenn sie nicht viel Zeit erfordert.

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