Wenn die Wörter „Digitalisierung“ oder „digitales Büro“ fallen, denken die meisten Unternehmer sofort an zeitaufwändige, schwer umsetzbare Umstrukturierungen in ihrer Firma. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen aus dem Handwerk oder der Servicebranche haben ja derzeit eine gute Auftragslage – warum also Prozesse umgestalten, dort Ressourcen binden und eventuell sogar die Existenz des Betriebes aufs Spiel setzen?
Digitalisierung sollte immer als hilfreiches Werkzeug verstanden werden – nicht als kraftraubende Hürde oder zeitfressende Computerbeschäftigung. Warum nicht einfach mal einen Teilprozess herausgreifen, Alltags-Werkzeuge wie Smartphone und Tablet nutzen und nach kostengünstigen, intuitiv bedienbaren Helfern suchen, um beispielsweise die lästige Auftrags- und Arbeitsdokumentation zu digitalisieren? Genau das gleiche gilt auch für eine effiziente Arbeitszeiterfassung. Die individuell maßgeschneiderte Alleskönner-Software muss eben nicht das Maß aller Dinge sein. Gerade in der Digitalisierung kann „klein anfangen, versuchen und daraus lernen“ die beste Idee sein.
Die 7 Gründe für ein digitales Büro:
- Kein Papierkram mehr bei der Dokumentation, Berichterstellung & Abrechnung
- Sicherheit: Digitale Dokumente können verschlüsselt gespeichert und damit sicher übertragen werden. Ein gespeichertes Formular kann nicht so einfach verloren gehen wie ein handgeschriebener Rapportzettel o.ä.
- Zeitersparnis: Chef & Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit
- Entlastung der Mitarbeiter: Bürokratie ist eine zusätzliche Belastung und kann durch digitale Prozesse stark vereinfacht werden
- Außenauftritt: Nicht nur beim Kunden kommt es gut an, wenn der Servicetechniker mit iPad statt Auftragszetteln erscheint. Auch potenzielle Nachwuchskräfte sind mit dieser Technik mehr als vertraut und Ihre Chancen als Arbeitgeber steigen
- Flexibilität: Warum immer im Büro anwesend sein? Die Rechnung mal eben von unterwegs verschicken oder den nächsten Arbeitstag von zu Hause aus planen
- Konkurrenzfähig bleiben: Digitale Prozesse helfen erwiesenermaßen bei der Steigerung der Produktivität im Unternehmen. Wer rastet, der rostet.
Prozesse digitalisieren
Digitale Geschäftsprozesse sind längst nicht mehr nur für große und kapitalstarke Unternehmen zugänglich. Sie ebnen ebenso den Weg für kleine und mittelständige Unternehmen zu einer realen Chance auf Wachstum und vor allem Konkurrenzfähigkeit.
Ein Beispiel für die Digitalisierung eines Teilprozesses mit einer einfach integrierbaren Lösung ist die Erstellung eines Serviceberichtes: wichtig für alle Servicetechniker, Monteure, Kundendienstleister, Handwerker etc. – aber doch eher nervige Ablenkung.
Am Beispiel der Serviceberichts-App ADDIGO zeigt sich: Mit dem Zusammenspiel aus mobiler App und Browseranwendung lässt sich der gesamte Prozess nahtlos, effizient und papierlos steuern. Die Mitarbeiter bekommen Aufgaben aus dem Büro in ihre App zugewiesen, müssen dann vorausgefüllte Serviceberichte vor Ort nur noch ergänzen und vom Kunden auf Smartphone oder Tablet unterzeichnen lassen. Die signierten Berichte landen umgehend wieder in der Buchhaltung. Die kann daraus direkt eine Rechnung erstellen und versenden. Dabei sind selbst für die Einrichtung keine speziellen IT-Kenntnisse nötig. Und mit der kostenlosen App und 39 Euro monatlich für alle Zusatzfunktionen und das ADDIGO Cockpit ist der finanzielle Aufwand praktisch mit einer eingesparten Arbeitsstunde pro Monat refinanziert.
Zeiterfassung digitalisieren
Gleiches gilt auch für die Zeiterfassung. Zusätzlich zu den bereits erwähnten Vorteilen einer digitalen Lösung bieten moderne Zeiterfassungen gegenüber der analogen Zeiterfassung mit Zettel und Stift in fast allen Bereichen weitere Vorteile:
- Echtzeiterfassung
- Ressourceneinsparung
- Automatische Pausenerfassung
- Automatische Überstundenaufzeichnung
- Datensicherung
- Keine Übertragungsfehler
Die Einführung einer cloudbasierten Online Zeiterfassung ist ebenfalls kinderleicht. Wenn man es den Mitarbeitern einmal richtig vermittelt hat spart man sich auf diese Weise nicht nur Papier, sondern auch eine Menge Geld und Nerven.
Fazit
Ein digitales Büro ist also auch nicht immer mit immensen Kosten verbunden. Schon mit wenig Geld und der richtigen Lösung können langfristig Unternehmensprozesse vereinfacht und damit das Unternehmen zukunftsfähig gemacht werden.
-> Dieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter ADDIGO entstanden.
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