Da Kleinunternehmer nicht immer über ein eigenes Büro außerhalb der eigenen 4 Wände oder eine offizielle, betriebliche Niederlassung verfügen, ist der Arbeitsplatz in den eigenen 4 Wänden von vielen eine gern gewählte Option. Eventuell erfordert Ihre berufliche Tätigkeit auch eine ausgeprägte Mobilität, die einen festen Arbeitsplatz ausschließt aber dennoch einen Raum für Bürotätigkeiten erfordert.
So mancher gibt sich mit dem Wohnzimmer- oder Küchentisch zufrieden. Doch die Symbiose von Arbeits- und Wohnraum scheitert meist an grundlegenden Problemen. Unreine Arbeitsflächen, die die Gefahr bergen, wichtige Dokumente zu verschmutzen, herumliegendes Kinderspielzeug, Ablenkungen durch Medien, langsame oder veraltete Arbeitsmittel aber auch die ungünstige Platzierung und Aufbewahrung von Arbeitsgeräten sind nur einige Beispiele, die die Heimarbeit erschweren.
Bevor Sie jedoch alle Ihrer Einrichtungsideen umsetzen, sollten Sie sich erst einmal überlegen, wie Sie Ihren Arbeitsplatz nutzen werden.
Folgende Fragen, werden Ihnen dabei helfen: Welche Arbeiten werden Sie an diesem Ort erledigen? Welche Arbeitsmittel benötigen Sie unmittelbar an Ihrem Büro? Werden Sie oft mobil arbeiten? Werden Sie Kunden an Ihrem Arbeitsplatz empfangen?
Ihre Ansprüche an ein Heimbüro sind ausschlaggebend für die Einrichtung. Wir haben für Sie 9 Tipps zusammengestellt, die Ihnen beim Arbeiten im heimischen Büro helfen.
1. Mit freundlicher Einrichtung zur Wohlfühlatmosphäre
An erster Stelle steht die Ortswahl und Einrichtung Ihres zukünftigen Arbeitsplatzes im Mittelpunkt. Im Idealfall schaffen Sie sich ein eigenes Arbeitszimmer in einem leer stehenden Gästezimmer oder wenig genutzten Raum. Falls Sie kein separates Arbeitszimmer zur Verfügung haben, bietet es sich an, eine Arbeitsinsel einzurichten.
In jedem Fall sollten Sie einen lichtdurchfluteten Platz für Ihren Schreibtisch wählen. Der Lichteinfall ist besonders entscheidend für Ihre Konzentration und Ihren Arbeitserfolg. Probieren Sie verschiedene Standorte für Ihren Schreibtisch aus. Im Idealfall platzieren Sie diesen in der Nähe eines Fensters, denn das natürliche Tageslicht fördert die Konzentration und das Wohlbefinden. Vermeiden Sie schnelle Ermüdung, indem Sie Ihren Bildschirm nicht direkt gegen das durchs Fenster einströmende Tageslicht platzieren. Experimentieren Sie mit verschiedenen Lichtquellen und Kombinationen um herauszufinden, wie Sie am besten Arbeiten können.
Der Blick auf eine neutrale Fläche wie zum Beispiel eine einfarbige Wand hemmt Ablenkung und erleichtert konzentriertes Arbeiten. Die in knalligem orange gestrichene Wohnzimmerwand mit Flachbildfernseher an der Wand, ist eher ungeeignet für eine aufmerksame Arbeitsweise.
Ein weiterer Faktor ist die optimale Raumtemperatur. Es empfiehlt sich bei sitzenden, leicht stehenden oder gehenden Tätigkeiten die Temperatur zwischen 19° – 21°C zu halten.
Die Luftqualität in Ihrem Arbeitszimmer ist verbunden mit der Raumtemperatur und somit ebenso ausschlaggebend. Wichtig ist es, mehrmals am Tag 5 – 10 Minuten zu lüften, statt das Fenster permanent zu kippen.
Manchmal schränken monotone Geräuschquellen die Konzentrationsfähigkeit ein. Unangenehme Lärmquellen, wie eine unmittelbar angrenzende Hauptverkehrsstraße oder laute Baustellen können Sie mit Hilfe von Ohrstöpseln oder Entspannungsmusik ausblenden.
2. Klarer Durchblick durch klare Organisation
Im häuslichen Arbeitszimmer ist der Platz meist gering. Umso wichtiger ist eine geregelte Struktur und Organisation des genutzten Platzes. Stauraumsysteme schaffen Abhilfe gegen aufgestapelte Papierberge und volle Schreibtischflächen. Nutzen Sie kleine Helferlein um die Organisation zu erleichtern. Die Investition in Ordnungssysteme und eine bessere Ablage lohnt sich. Wichtige Dokumente, die Sie längerfristig behalten müssen, wie beispielsweise Rechnungen oder Mitarbeiterdokumente bewahren Sie am besten geordnet in Leitz-Ordnern in einem Aktenschrank auf. Außerdem eignen sich bei Platzmangel schmale Regale und Hängesysteme für optimale Aufbewahrung. Achten Sie trotzdem auch auf eine freie Arbeitsfläche, um verschiedene Aufträge oder Kundendokumente nicht durcheinander zu bringen. Bewahren Sie nur die Gegenstände auf dem Arbeitsbereich auf, die Sie unmittelbar für Ihren aktuellen Arbeitsschritt benötigen. Etiketten und genaue Kennzeichnungen helfen Ihnen den Durchblick zu bewahren.
3. Gesünder Arbeiten durch Ergonomische Bürogestaltung
In Ihrem Heimbüro sollten Sie auch auf einen ergonomisch ausgerichteten Arbeitsplatz achten. Ein Großteil der deutschen Bevölkerung leidet häufig unter Rückenschmerzen, das durch zu langes, unbewegliches Sitzen verursacht wird. Um dies zu vermeiden, platzieren Sie Arbeitsgeräte, die Sie häufig benötigen, wie beispielsweise den Drucker oder die Büroklammern ein wenig abseits der Hauptarbeitsfläche, sodass Sie von Zeit zu Zeit gezwungen sind, sich aus Ihrer dauerhaften Sitzhaltung zu lösen. Der passende Bürostuhl sollte natürlich nicht fehlen. Wichtig ist, dass er eine häufige Änderung der Arbeitshaltungen durch Sitzneigungsverstellung zulässt. Die Ober- und Unterschenkel sollten einen 90-Grad Winkel bilden. Bei PC-Arbeitsplätzen ist die Tischhöhe idealerweise zwischen 62 – 79 Zentimetern hoch. Auch die Ober- und Unterarme sollten einen Winkel von ca. 90-Grad bilden. Im Falle von gesundheitlichen Problemen sollten Sie Hilfsmittel wie eine ergonomische Maus, Handballenauflagen oder Fußstützen nutzen. Ziel ist es Ihren Arbeitsbereich so komfortabel wie möglich zu gestalten und Ihren Körper zu unterstützen.
4. Mit strukturierten (Tages-) Plänen disziplinierter Arbeiten
Nachdem Sie eine Übersicht aller Aufgaben erstellt haben, können Sie diese auf Ihre Arbeitszeit aufteilen. Falls Sie regelmäßig Kunden besuchen müssen, legen Sie Ihre Außentermine zwischen Schreibtischarbeiten. Um Ablenkungen zu vermeiden planen Sie am besten Arbeitsblöcke ein, in denen Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren. Neben einer Mittagspause sollten auch regelmäßige Zwischenpausen Teil Ihres Arbeitstages sein. Mit einer modernen digitalen Zeiterfassung über Mobile App oder Browser können Sie einmal Pausen und Arbeitszeiten erfassen und so im nach hinein die tatsächliche Arbeitsleistung und Ihre Disziplin überprüfen.
5. Mit festen Regeln disziplinierter Arbeiten
Ein häuslicher Arbeitsplatz erfordert große Disziplin. Zum einen lauern Ablenkungen an jeder Ecke, zum anderen besteht die Gefahr auch nach Feierabend nicht abschalten zu können. Vor allem, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz nicht eindeutig von den übrigen Wohnräumen trennen können, kann es mit der Entspannung oft schwierig werden. Um dem entgegenzuwirken sollten Sie sich eindeutige Regeln setzen. Schaffen Sie sich einen Platz, der alleine zum Arbeiten genutzt wird, im Idealfall ein eigenes Arbeitszimmer, das Sie schon beim Betreten mit Arbeit assoziieren. Aber selbst in einer kleinen Einzimmerwohnung können Sie sich einen separaten Schreibtisch in eine Ecke stellen, der nur zum Arbeiten genutzt wird.
Ein weiterer Einflussfaktor ist Ihre Kleidung. Auch wenn Sie sich in Ihren eigenen 4 Wänden befinden, sollten Sie sich passend kleiden, denn mit der Kleidung schlüpfen wir auch immer in eine spezifische Rolle. Lassen Sie also während der Arbeit die Jogginghose im Schrank und kleiden sich so als würden Sie gleich in einen Termin gehen.
Im heutigen Internetzeitalter stellen Onlinemedien eine große Ablenkungsquelle dar. Vor allem soziale Netzwerke aber auch das E-Mail-Postfach verschlingen in der Regel sehr viel Zeit. Planen Sie ganz spezifische Zeiten ein, die nur für das Beantworten von E-Mails oder der Pflege Ihrer Unternehmensprofile in sozialen Netzwerken gedacht sind.
6. Regelmäßige Rituale als Ruheoasen im Arbeitsalltag
Mit regelmäßigen Gewohnheiten können Sie kleine Oasen in Ihren Alltag integrieren. Wiederkehrende Rituale zwischen den Arbeitseinheiten schaffen Vertrauen und steigern Ihre Produktivität. Schaffen Sie sich unterschiedliche Rituale, die sich verteilt über den Tag integrieren lassen. Probieren Sie verschiedene Aktivitäten aus und prüfen Sie, wie diese sich in Ihren Arbeitsalltag integrieren lassen und wie sie sich dabei fühlen. Abhängig von Ihrer morgendlichen Energie kann dies eine Einheit Morgensport sein oder einfach eine große Tasse Kaffee, die sie an Ihrem Schreibtisch genießen. In der Mittagspause bietet sich ein gemeinsames Mittagessen mit Mitarbeitern, Kunden an. Falls Sie Kinder haben, sollten Sie natürlich auch deren Bedürfnisse in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Eine längere Mittagspause kann nicht nur den Kindern, sondern auch Ihrer Produktivität guttun. Am Besten Sie beenden Ihren Arbeitstag mit einer angenehmen Tätigkeit, wie zum Beispiel ein abschließender Außentermin.
7. Kontaktpflege durch Networking
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass Sie trotz Heimarbeit soziale Kontakte pflegen. Als Kleinunternehmer haben Sie vielleicht das Gefühl isoliert als Einzelkämpfer zu arbeiten. Auch wenn Sie vielleicht in der Lage sind, alleine gut zu arbeiten, sollten Sie nicht den gesamten Tag alleine Zuhause verbringen. Die Pflege des sozialen Umfelds ist ein essentieller Teil des Kleinunternehmer-Daseins. Vereinbaren Sie regelmäßige Treffen mit Ihren Mitarbeitern. Das ermöglich beiden Seiten ein besseres Kennenlernen und somit eine bessere Abstimmung von Arbeiten. Außerdem wird im Falle eines kleinen Teams die Zusammengehörigkeit und der sogenannte Teamgeist gestärkt, das gelingt sehr gut mit Team Buildingspielen .
Falls Sie keine Mitarbeiter haben, können Sie sich auch mit Kollegen aus der Branche zum Erfahrungsaustausch treffen.
Auch persönliche Treffen mit Kunden statt Telefonate verhelfen Ihnen zur Kontaktpflege. Außerdem führen persönliche Kundenbesuche beidseitig zu einem intensiveren, meist positiveren Eindruck.
Eine Online-Community kann Ihnen auch bei betrieblichen Fragen schnelle Hilfe bieten. In vielen sozialen Netzwerken sind unterschiedlichste, branchenspezifische Gruppen zu finden. Jedoch, digitale Kontakte ersetzen den persönlichen Austausch nicht. Tun Sie etwas für Ihr Allgemeinbefinden und Ihre Motivation indem Sie gelegentlich Kontaktpflege betreiben.
8. Mit gezielter Freizeitgestaltung neue Energie tanken
Der klare Vorteil am häuslichen Arbeitsbereich ist die lokale Präsenz. Allerdings birgt dies auch die Gefahr den Betrieb nicht klar von Ihrem Privatleben zu trennen. Die oben beschriebene Integration von Regeln, Ritualen und Tagesplänen hilft Ihnen bereits Struktur in Ihrem Arbeitsalltag. Daneben sollten Sie Wert auf eine gezielte Freizeitgestaltung legen. Dies gilt sowohl für Ihren Feierabend als auch für Ihren Urlaub.
Für viele Kleinunternehmer ist es nicht immer selbstverständlich am Ende eines Arbeitstages die Arbeit offiziell zu beenden. Da hat sich noch der wichtige Kundentermin eingeschlichen oder das E-Mail-Postfach innerhalb kürzester Zeit vor Feierabend gefüllt.
Daneben sollten Sie sich feste Auszeiten nehmen, in denen Sie Ihre Akkus wieder auffüllen können. Planen Sie Freizeiten außerhalb Ihres Ihrer Wohnung und somit Ihres Heimbüros ein. Mit einem online Urlaubsplaner haben Sie nicht nur Ihre eigenen freien Tage im Blick, sondern ganz kompakt auch die Ihrer Mitarbeiter.
9. Persönlicher Stil als Motivationsgrundlage nutzen
Egal, wie limitiert Ihr Arbeitsplatz ist, bewahren Sie den persönlichen Touch in Ihrem Büro mit Bildern oder Motivationssprüchen. Nur, wenn Sie sich wohlfühlen, können Sie nicht nur effektiv arbeiten, sondern auch Ihren Kunden gerecht werden. Finden Sie eine ausgewogene Balance zwischen Ihrer persönlichen Note durch individuelle Deko und einem geordneten, übersichtlichen Arbeitsumfeld. Ein einheitliches Thema, das Ihnen zusagt wirkt nicht nur beruhigend sondern fördert auch die Lust am Arbeiten.
Für den zusätzlichen Ansporn eignen sich auch Motivationssprüche. Eine ausgiebige Sammlung von Zitaten und Erfolgssprüchen finden Sie auf Karrierebibel.com. Vereinzelte Bilder wichtiger Personen oder ein eigens geschossenes Urlaubsbild können ebenfalls motivierend wirken.
Ein organisiertes Heimbüro bringt neben Spaß an der Arbeit auch zufriedene Kunden und folglich mehr Umsatz. Auch wenn Sie den Planungsprozess als Zeitaufwendig ansehen, investieren Sie ein wenig Zeit und werden Sie kreativ. Die Technologie, Organisation, Design und Struktur Ihres Arbeitsalltags sollte auf Ihre Bedürfnisse Ihres Arbeitsalltags angepasst werden. Nehmen Sie sich die Zeit um verschiedene Kombinationen zu testen. Oberste Priorität ist im Übrigen Ihr Wohlbefinden in Ihrem Heimbüro, ganz gleich dem englischen Sprichwort „My home is my castle.“ – Mein Haus ist mein Schloss.
