Handwerker sind beruflich viel unterwegs. Meist befinden sich die verschiedenen Angestellten eines Betriebes an unterschiedlichen Einsatzorten und so entsteht was das Thema Arbeitszeiterfassung angeht ganz leicht ein Durcheinander. Nehmen wir das Beispiel des Bauunternehmers Baumeister. Mit seinen beiden Teams à 6 Mitarbeitern hat der Geschäftsführer Herr Baumeister einiges zu tun, wenn es um die Dokumentation der Arbeitszeiten geht. Sein Betrieb nutzt noch den altbekannten Stundenzettel zur Zeiterfassung. Die Mitarbeiter notieren kurz vor Feierabend zwischen Tür und Angel ihre geleistete Arbeitszeit und reichen den handgeschriebenen Zettel dann am Ende der Woche ein.
Jedoch hat Baumeister eine Menge Ärger mit der Zeiterfassung mit Zettel und Stift. Am Ende der Woche bekommt er einen Berg von Zetteln mit den abgeleisteten Stunden seiner Mitarbeiter, die er nicht nur mühsam entziffern, sondern auch noch in eine Excel-Tabelle übertragen muss. Oftmals muss Herr Baumeister seinen Angestellten auch nachtelefonieren, wenn diese Ihre Stundenzettel vergessen haben abzugeben. Daneben hat er festgestellt, dass seine Mitarbeiter manchmal etwas ungenau bei der Dokumentation Ihrer Arbeitszeit sind.
Somit fällt für Herrn Baumeister sehr viel Verwaltungsaufwand an, nur um die korrekten Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu dokumentieren. Diese Art der Zeiterfassung ist ineffizient und kostspielig, vor allem für Berufsgruppen, die keinen festen Arbeitsplatz haben. Herr Baumeister möchte sich nicht nur von der Zeiterfassung mit Zettel und Stift verabschieden, sondern auch eine rechtsgemäße Dokumentation einführen.
Für genau diese Herausforderungen eignen sich mobile Zeiterfassungen. Die auf GPS-Technologie basierenden Systeme erfassen neben dem Arbeitszeitbeginn und -ende beim Ein- und Ausstempeln auch die aktuellen Standortdaten der Mitarbeiter. Was das für kleine und mittelständische Betriebe, wie das Bauunternehmen Baumeister bedeutet, erläutern wir in der nachfolgenden Gegenüberstellung der 4 Nutzen und 4 potentiellen Tücken von mobilen Zeiterfassungssystemen.
Nutzen mobiler Zeiterfassung
1) Weniger Bürokratie & Verwaltungsarbeit
Mobile Zeiterfassung erspart in erster Linie eine ganze Menge Dokumentationsaufwand für alle Beteiligten. Die Mitarbeiter können sich in sekundenschnelle ein- und ausstempeln. Dazu werden alle notwendigen Daten, wie zum Beispiel Arbeitsbeginn und –ende, sowie der jeweilige Standort der Mitarbeiter kompakt in einer Excel-Tabelle wiedergegeben, die sich auch für die Weitergabe, beispielsweise an den Steuerberater eignet. Das heißt keine handgeschriebenen Stundenzettel mehr, keine mühsame Übertragungsarbeit, keine endloses Nachtelefonieren, um die Arbeitszeiten auf vergessenen Stundenzetteln in Erfahrung zu bringen.
2) Näher am operativen Geschehen
Wie bereits erwähnt ist es nicht immer möglich als Geschäftsführer eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens an allen Arbeitsstätten gleichzeitig anwesend zu sein. Die Zeiterfassung mit GPS ermöglicht den Mitarbeitern ein orts- und zeitgenaues Ein- und Ausstempeln. Folglich können diese Daten ganz zentral auch nachvollzogen werden. Für Herrn Baumeister bedeutet dies, dass er quasi mit seinen Angestellten live am Ort des Geschehens dabei sein kann, auch wenn er zu Arbeitsbeginn bei an keiner der Arbeitsstätten in Person ist. Ist ein Mitarbeiter zum Beispiel einmal nicht eingestempelt obwohl er es eigentlich sein sollte, weiß Herr Baumeister sofort, dass es wohl ein Problem gibt und kann entsprechend handeln.
3) Genauere Erfassung
Nachdem sämtliche Daten elektronisch erfasst werden, gehören Übertragungsfehler und unordnungsgemäße und ungenaue Aufzeichnungen der Vergangenheit an. Alle Stempel- und Pausenzeiten werden direkt in eine Excel-Tabelle übertragen und stehen ganz kompakt zur Weiterverarbeitung bereit. Zusätzlich erzeugt das mobile Zeiterfassungssystem einen offiziellen Nachweis über die Arbeits- und Leistungszeiten für Kunden.
4) Mehr Transparenz
Die digitale, mobile Zeiterfassung fördert aber auch die Transparenz des Arbeitsverhältnisses. So ist durch die GPS-Erfassung sichergestellt, dass sich alle Mitarbeiter auch tatsächlich vor Ort an der Arbeitsstätte ein- und ausstempeln und nicht von Zuhause oder vom Arbeitsweg aus. Gleichzeitig werden Übertragungsfehler vermieden und somit sichergestellt, dass der Arbeitnehmer für genau die geleistete Arbeitszeit entlohnt wird. Auch Mitarbeiter können so sicherstellen, dass z.B. Überstunden sauber ausbezahlt werden.
Potenzielle Hürden mobiler Zeiterfassung
1) Datenschutz
Bei der Erfassung von GPS-Standortdaten werden grundsätzlich personenbezogene Daten gespeichert. Dies ist laut Andreas Sachs vom bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht jedoch kein Problem, solange die Daten nur zum Einstempeln und Ausstempeln erhoben werden. Es wird jedoch empfohlen einen entsprechenden Absatz in die Datenschutzvereinbarung des Mitarbeiters zu integrieren. Des Weiteren empfiehlt es sich eine offene Kommunikation über das Thema Zeiterfassung und GPS-Standortermittlung innerhalb des Betriebes zu halten. Im Zweifelsfall sollte ein Fachmann für Datenschutz hinzugezogen werden.
2) Mangelnde Akzeptanz durch Mitarbeiter
Natürlich besteht auch die Gefahr, dass einige Mitarbeiter die mobile Zeiterfassung als Kontrollgerät wahrnehmen. Dies kann zu einem internen Vertrauensverlust innerhalb des Betriebes führen. Um einem schlechten Betriebsklima vorzubeugen bezieht Baumeister seine Mitarbeiter aktiv in die Entscheidung für eine mobile Zeiterfassung ein. So vermittelt er in einer Mitarbeiterbesprechung seinen Angestellten die Gründe, die für eine Zeiterfassung mit GPS sprechen. Durch den wegfallenden doppelten Dokumentationsaufwand kann er sich aktiver den Kunden widmen und neue Aufträge generieren. Diese positive Auswirkung auf die Betriebsentwicklung steht auch im Interesse seiner Mitarbeiter.
3) Lange Einarbeitungszeit
Im Vergleich zum altbekannten Stundenzettel sind elektronische Zeiterfassungssysteme auf den ersten Blick etwas komplexer, da sie für viele Neuland sind. Selbstverständlich müssen sich Ihre Angestellten erst einmal an das System gewöhnen. Je nach zuvor genutztem Zeiterfassungssystem müssen sich Angestellte erst einmal mit der Benutzeroberfläche oder den regelmäßigen Stempelzeiten anfreunden. Ältere Mitarbeiter brauchen eventuell eine längere Gewöhnungsphase. Eine technische Einführung mit allen Mitarbeitern hilft meist Anfangsschwierigkeiten zu überkommen. Wichtig ist hierbei auch, vor allem in der Anfangsphase penibel darauf zu achten, dass die Mitarbeiter sich korrekt und rechtzeitig ein- und ausstempeln. Nach einigen Tagen, geht dies dann meist in Fleisch und Blut über.
4) Voraussetzung mobiler Geräte für Mitarbeiter
Grundsätzlich können mehrere Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auch mit einem Gerät erfassen. Ein reibungsloser Einsatz von mobiler Zeiterfassungssoftware setzt jedoch voraus, dass jeder Mitarbeiter ein internetfähiges Mobiltelefon besitzt. Daher empfiehlt es sich für diese Mitarbeiter preiswerte Betriebs-Smartphones anzuschaffen, um gleichzeitig deren Erreichbarkeit sicherzustellen.
Zusammenfassend erleichtern mobile Zeiterfassungen mit GPS-Funktion die Arbeitszeiterfassung für alle Beteiligten, insbesondere wird die Verwaltung entlastet. Zettelwirtschaft, Übertragungsfehler und fehlende Stempelzeiten gehören der Vergangenheit an. Dazu kann der Standort zum Arbeitsbeginn und –ende nachvollzogen werden. Natürlich sollten Sie bei der Einführung mobiler Zeiterfassungen Ihre Mitarbeiter aktiv mit einbeziehen, um eventuelle Bedenken bezüglich des Datenschutzes oder langen Eingewöhnungsphasen vorzubeugen.
Generell bietet die GPS-Zeiterfassung für mobil arbeitende Handwerksbetriebe einen großen Mehrwert.
Bei Crewmeister kann eine mobile Zeiterfassung mit GPS kostenlos getestet werden.
