In den meisten kleineren Unternehmen werden Arbeitszeiten noch immer auf Stundenzetteln dokumentiert oder direkt in den Einsatzplan geschrieben. Dabei passiert es immer wieder, dass Zettel verloren gehen, oder die Handschrift der Mitarbeiter kaum mehr zu entziffern ist. In den allermeisten Fällen werden die Zeiten am Ende doch wieder in einen Computer eingetippt, spätestens dann, wenn es an die Ermittlung der Löhne und Gehälter am Ende des Monats geht. Das ist nicht nur mühselig und zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.
Die digitale Erfassung der Arbeitszeiten hat dagegen 4 entscheidende Vorteile:
1. Bessere Steuerungsmöglichkeiten
Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter sind direkt digital verfügbar und können unmittelbar zur besseren Steuerung genutzt werden, z.B. um zu sehen, wer sich aktuell am Standort befindet oder um in der Mitte der Woche zu sehen, wie viele Stunden noch verteilt werden können, ohne das Personalbudget zu übertreten.
2. Geringerer Aufwand und weniger Fehler bei der Lohnberechnung
Da die Arbeitszeiten bereits digital vorliegen, geht das Aufsummieren der monatlichen Stunden und die Lohnberechung wesentlich schneller von der Hand. Interpretationsfehler der handschriftlichen Aufzeichnungen (“ist das jetzt eine 1 oder eine 7?”) gehören der Vergangenheit an. Nutzer von digitalen Zeiterfassungssystemen berichten von einer Reduzierung des Verwaltungsaufwand von bis zu 80%.
3. Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Vermeidung von Busgeldern
Nach dem Arbeitszeitgesetz ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu dokumentieren. Es müssen (!) Anfang, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie der Pausen dokumentiert werden. Die Daten müssen dann für mindestens 2 Jahre vorgehalten werden und bei einer Prüfung durch den Zoll auch unmittelbar vorgelegt werden können. Im Zuge des ab 1.1.2015 in Kraft tretenden Mindestlohngesetzes gelten sogar noch schärfere Vorgaben für bestimmte Branchen und Arbeitsverhältnisse die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu dokumentieren.
4. Hoher Datenschutz und Sicherheitsstandard
Arbeitszeiten sind Daten mit besonders hohem Schutzbedürfnis. Stundenzettel beinhalten heikle Informationen wie Namen, Arbeitsort und sind daher in der Regel nicht für alle Augen und das schwarze Brett gedacht. Mit einer elektronischen Zeiterfassung können die Daten dagegen so erfasst und gespeichert werden, dass nur der jeweilige Mitarbeiter und der Vorgesetzte Einsicht haben, nicht aber die Kollegen.
So können auch kleine Unternehmen endlich Datenschutzgesetzkonform arbeiten.
